Sabtu, 19 November 2005
Perpustakaan Pribadi, Harta Sulit Diwariskan
Oleh Nova Christina
Kecintaan seseorang pada buku memang kerap kali tidak terbendung. Membeli dan mengoleksinya merupakan jalan terbaik. Namun, tatkala keinginan tersebut terpenuhi, bagaimanakah masa depan tumpukan koleksi tersebut? Bisa jadi, semua akan musnah sejalan dengan pudarnya kehidupan sang empunya.
Ancaman semacam ini disadari ataupun tidak menjadi kekhawatiran para pengoleksi buku. Awalnya, koleksi pribadi memang semata-mata milik pribadi, sebagai pemuas kebutuhan pribadi. Pengalaman Yongki Wardiman Gunawan, arsitek yang juga dikenal sebagai pengamat komik, menarik disimak. Dari hasil pendataan tiga tahun yang lalu, tak kurang 4.500 komik tersimpan di beberapa rak buku di kediamannya. Mulai dari bundelan komik Put On sekitar tahun 1960-an, karya Kho Wang Gie yang diterbitkan di surat kabar Sin Po hingga komik superhero mancanegara maupun lokal ia miliki. Komik-komik tersebut ia kumpulkan sejak ia masih duduk di tingkat sekolah menengah pertama. Maklum, saat itu tidak ada seorang pun yang memengaruhi Yongki muda untuk mulai menyimpan komik-komik yang ia beli. Keinginan untuk membaca berulang-ulang komik-komik yang dibeli dan dianggap menarik sematalah yang memotivasi untuk mulai menyimpan.
Koleksi komik-komik miliknya terus bertambah. Jika perlu ia tak segan mengunjungi berbagai pasar buku bekas. Pasar buku bekas di Pasar Senen Jakarta, di wilayah Ancol, ataupun Palasari dan Cikapundung di Bandung sering ia datangi untuk berburu komik. Menurut pengakuan Yongki, setiap dua hari sekali secara rutin ia selalu mengunjungi toko buku.
Gila Buku
Contoh lain, orang yang memiliki kegilaan dalam mempertahankan buku-buku secara kontinu juga dapat dilihat dari pengalaman Murti Bunanta, pemerhati sastra anak Indonesia yang juga motor Kelompok Pencinta Bacaan Anak (KPA). Di kediamannya di wilayah pemukiman Permata Hijau, Jakarta, hingga kini telah terkumpul sekitar 30.000 buku-buku yang berkaitan dengan sastra anak. Tak main-main, buku-buku yang disimpan tersebut tak jarang didatangi bahkan oleh para peneliti dan pemburu naskah dari luar negeri. Lembaga-lembaga seperti KITLV milik Pemerintah Belanda, Universitas Leiden maupun dari perpustakaan Library Congress. Menurut Murti Bunanta, koleksi bahan-bahan literatur miliknya digolongkan sangat lengkap oleh lembaga-lembaga asing yang banyak menyimpan naskah maupun buku tentang Indonesia tersebut.
Kesukaan menyimpan buku dilakukan Murti Bunanta sejak ia masih kecil. Buku-buku bacaan yang dibelikan untuk saya waktu kecil selalu saya simpan, ia menjelaskan. Tak disangka, dari kecintaannya membaca sejak kecil ia kemudian justru menekuni sastra anak dan terus mengumpulkan berbagai bahan literatur tentang anak. Murti Bunanta mengamati buku anak-anak sering kali ditelantarkan setelah dibaca, bahkan dibuang. Jika diketahui ada orang yang hendak membuang buku-buku anak, tak segan-segan dirinya menghubungi dan meminta buku-buku tersebut. Sayang kan kalau dibuang? Murti Bunanta menegaskan.
Mirip dengan dua perilaku di atas, tokoh besar seperti Mohammad Hatta pun sangat menghargai buku-buku yang dimiliki dari sejak berusia 19 tahun. â€Terutama sejak ia masuk ke sekolah dagang, Meuthia Hatta sang putri yang kini menjabat sebagai Menteri Urusan Perempuan menjelaskan. Menurut Meuthia Hatta, ayahnya demikian menghargai buku yang dimiliki. Sang ayah bahkan seperti sedang melakukan ritual khusus ketika membaca. Hatta selalu mengajarkan pada anak-anaknya untuk menghargai buku dan proses membaca. Membaca harus duduk dan buku-buku tidak boleh dilipat apalagi dicoret-coret, kenang Meuthia.
Koleksi yang dimiliki tersebut hingga kini masih dijaga oleh anak-anak Bung Hatta. Untuk menjaga dan merawat buku-buku milik Bung Hatta tersebut, keluarga menyerahkan kepercayaan kepada Andono yang sejak berusia 18 tahun telah mengabdi kepada Bung Hatta. Hingga kini koleksi Bung Hatta dinilai selayaknya sebuah harta warisan dari sang ayah yang dibanggakan. Perpustakaan pribadi milik Bung Hatta di tempatkan di sebuah ruangan khusus yang dilengkapi dengan pendingin. Andono secara rutin membersihkan buku-buku dari debu-debu yang menempel. Diakui oleh Meuthia, dengan mengetahui buku-buku yang dibaca dan disimpan oleh Bung Hatta ia menjadi merasa bangga akan sosok sang ayah. Seseorang itu dapat kita nilai dari buku-buku yang dibaca, kata Meuthia Hatta.
Biaya Besar
Namun, persoalannya, menyimpan dan merawat buku-buku dalam jangka waktu lama bukanlah sesuatu yang mudah. Iklim yang lembab seperti Indonesia membuat buku-buku yang disimpan menuntut untuk dijaga sedemikian rupa. Proses pendinginan secara terus-menerus, pembersihan dari debu hingga pembasmian rayap dan jamur dibutuhkan untuk mempertahankan buku-buku yang disimpan. Untuk mampu memenuhi syarat perawatan seperti ini, tak sedikit biaya yang harus dikeluarkan.
Sebagai contoh, perpustakaan pribadi milik seorang tokoh besar seperti Bung Hatta saja hingga kini hanya mampu menyediakan pendingin, pembersihan dari debu dan pemberian kamper pada buku-buku yang sebagian besar berumur di atas seratus tahun tersebut. Koleksi tertua milik Bung Hatta adalah History of Java karya Sir Stamford Raffles yang dicetak tahun 1812. Literatur yang berkaitan dengan Jawa tempo dulu yang sudah berusia hampir dua abad ini disimpan sama dengan buku-buku lainnya. Dananya besar untuk mampu memenuhi seluruh syarat perawatan buku-buku tersebut, Meuthia Hatta mengakui.
Pengakuan yang sama pun dilontarkan oleh Murthi Bunanta dengan 30.000 koleksi bacaan anak-anak miliknya. Untuk pendinginan selama 24 jam akan mengeluarkan dana yang besar, kami tak sanggup memenuhinya, Murthi Bunanta menjelaskan. Apalagi, para pemilik perpustakaan pribadi cukup sadar bahwa tak mungkin mengharapkan bantuan dari lembaga-lembaga seperti Perpustakaan Nasional maupun beberapa pusat dokumentasi untuk menyimpan buku-buku mereka. Tak dapat memang kita menutup mata jika lembaga seperti Perpustakaan Nasional maupun Arsip Nasional pun mengeluhkan persoalan yang sama soal perawatan buku-buku ini.
Sebagai sebuah perpustakaan, tentu saja syarat utama buku-buku yang dikumpulkan harus mencapai kuantitas yang tergolong besar. Untuk itu, proses kelanjutan dari pengumpulan buku-buku adalah pengatalogisasian. Buku-buku tersebut didata, dikelompokkan dan diberi nomor berdasarkan kriteria-kriteria tertentu seperti subyek, penulis, judul buku, tahun penerbitan, dan sebagainya. Hal ini akan mempermudah pemilik perpustakaan atau siapa pun yang hendak mencari buku.
Yongki Wardiman dengan 4.500 komik miliknya, misalnya, mengaku telah mencoba mengelompokkan berdasarkan judul. Beruntung ia mempunyai seorang karyawan yang terkadang membantu dalam mendata dan mengategorikan komik-komik miliknya.Ya, meski kami mengaturnya masih agak kacau, Yongki menjelaskan. Namun, sesederhana apa pun pendataan maupun pengategorian ini dilakukan, para pemilik perpustakaan pribadi rupa-rupanya sudah berusaha untuk menunjukkan keseriusan mereka terhadap buku-buku yang dimiliki.
Digitalisasi
Jika Yongki Wardiman masih mengaku belum merasa telah benar mengatur buku-buku yang dimiliki, lain hal dengan yang diupayakan oleh M Dawam Raharjo. Untuk mengatur 15.000 buku miliknya, ia dibantu oleh dua kemenakannya. Mereka tidak hanya membantu mengatalogisasikan buku-buku, juga membantu dalam pengadaan buku-buku untuk perpustakaan pribadi miliknya. Bahkan, tentang masa depan perpustakaan pribadi miliknya, Dawam Raharjo telah merancang proses katalogisasi secara digital. Sehingga orang-orang bisa mengakses perpustakaan milik saya secara on line, ujarnya.
Untuk mewujudkan rencananya ini, Dawam Raharjo bahkan sudah meminta bantuan seorang yang ia anggap mampu untuk membuat katalog digital tersebut. Dawam Raharjo yang mengaku terinspirasi mengumpulkan buku dari seorang kerabat dekat ini memang memiliki rencana besar terhadap perpustakaan pribadi miliknya. Ia tak pernah membatasi anggaran untuk pengadaan buku-buku. Ia memiliki visi akan kehadiran begitu banyak perpustakaan milik para pecinta buku yang bisa diakses oleh sekian banyak orang yang membutuhkan secara on line. Asyik, kan? Dawam Rahardjo membayangkan.
Berbeda dengan Dawam Rahardjo, beberapa pemilik lain mengaku masih bingung akan nasib harta berharga yang sangat disayangi tersebut. Mengenai koleksi buku-buku milik Bung Hatta, misalnya, Meuthia Hatta sampai saat ini menginginkan lembaga seperti Perpustakaan Nasional mau membuat katalog digital sehingga banyak orang dapat memanfaatkan buku-buku. Jadi, kami anak dan cucu-cucu Bung Hatta yang merawat dan menyimpan, namun mereka membantu dalam pengembangan selanjutnya demikian Meuthia Hatta mengungkap keinginannya. Ia mengatakan pernah menawarkan ide ini pada pihak Perpustakaan Nasional, namun hingga kini belum mendapat sambutan.
Dengan demikian, satu pertanyaan besar mengenai perpustakaan pribadi adalah bagaimana kelanjutan perkembangannya? Serba dilematis memang. Sebenarnya, langkah teraman membiarkan milik pribadi berubah fungsi menjadi milik umum. Namun, hal demikian tidak menutup terjadinya persoalan lain, terutama terkait pada siapa atau lembaga mana yang memang mampu menampung semua ini.
Yongki Wardiman dengan tak kurang dari 4.500 komik, misalnya, mengaku hingga kini tidak tahu akan diapakan koleksinya tersebut. Ia memang tak berniat untuk menjual komik-komik miliknya pada lembaga asing yang tak mustahil akan sangat berminat dan mampu membayar mahal. Namun, ia juga belum mampu membayangkan akan dikemanakan buku-buku miliknya jika ia meninggal nanti. Anak perempuannya yang masih duduk di bangku SMP memang sudah menunjukkan minat yang sama dengan dirinya. Namun, ia tak ingin memaksa sang anak untuk menjaga dan merawat komik-komik miliknya nanti. Dari sekarang saja sudah terlihat minat yang berbeda dari bagaimana dia memilih jenis komik yang disukai, Yongki Wardiman menjelaskan. Akankah buku-buku tersebut tersimpan hingga lapuk dan hancur dimakan waktu tanpa akan ada yang bisa memanfaatkannya?
(umi, wen/Litbang Kompas)
http://kompas.com/kompas-cetak/0511/19/pustaka/2221362.htm
Rabu, 06 Februari 2008
Perpustakaan Pribadi, Harta Sulit Diwariskan
Sabtu, 19 November 2005
Perpustakaan Pribadi, Harta Sulit Diwariskan
Oleh Nova Christina
Kecintaan seseorang pada buku memang kerap kali tidak terbendung. Membeli dan mengoleksinya merupakan jalan terbaik. Namun, tatkala keinginan tersebut terpenuhi, bagaimanakah masa depan tumpukan koleksi tersebut? Bisa jadi, semua akan musnah sejalan dengan pudarnya kehidupan sang empunya.
Ancaman semacam ini disadari ataupun tidak menjadi kekhawatiran para pengoleksi buku. Awalnya, koleksi pribadi memang semata-mata milik pribadi, sebagai pemuas kebutuhan pribadi. Pengalaman Yongki Wardiman Gunawan, arsitek yang juga dikenal sebagai pengamat komik, menarik disimak. Dari hasil pendataan tiga tahun yang lalu, tak kurang 4.500 komik tersimpan di beberapa rak buku di kediamannya. Mulai dari bundelan komik Put On sekitar tahun 1960-an, karya Kho Wang Gie yang diterbitkan di surat kabar Sin Po hingga komik superhero mancanegara maupun lokal ia miliki. Komik-komik tersebut ia kumpulkan sejak ia masih duduk di tingkat sekolah menengah pertama. Maklum, saat itu tidak ada seorang pun yang memengaruhi Yongki muda untuk mulai menyimpan komik-komik yang ia beli. Keinginan untuk membaca berulang-ulang komik-komik yang dibeli dan dianggap menarik sematalah yang memotivasi untuk mulai menyimpan.
Koleksi komik-komik miliknya terus bertambah. Jika perlu ia tak segan mengunjungi berbagai pasar buku bekas. Pasar buku bekas di Pasar Senen Jakarta, di wilayah Ancol, ataupun Palasari dan Cikapundung di Bandung sering ia datangi untuk berburu komik. Menurut pengakuan Yongki, setiap dua hari sekali secara rutin ia selalu mengunjungi toko buku.
Gila Buku
Contoh lain, orang yang memiliki kegilaan dalam mempertahankan buku-buku secara kontinu juga dapat dilihat dari pengalaman Murti Bunanta, pemerhati sastra anak Indonesia yang juga motor Kelompok Pencinta Bacaan Anak (KPA). Di kediamannya di wilayah pemukiman Permata Hijau, Jakarta, hingga kini telah terkumpul sekitar 30.000 buku-buku yang berkaitan dengan sastra anak. Tak main-main, buku-buku yang disimpan tersebut tak jarang didatangi bahkan oleh para peneliti dan pemburu naskah dari luar negeri. Lembaga-lembaga seperti KITLV milik Pemerintah Belanda, Universitas Leiden maupun dari perpustakaan Library Congress. Menurut Murti Bunanta, koleksi bahan-bahan literatur miliknya digolongkan sangat lengkap oleh lembaga-lembaga asing yang banyak menyimpan naskah maupun buku tentang Indonesia tersebut.
Kesukaan menyimpan buku dilakukan Murti Bunanta sejak ia masih kecil. Buku-buku bacaan yang dibelikan untuk saya waktu kecil selalu saya simpan, ia menjelaskan. Tak disangka, dari kecintaannya membaca sejak kecil ia kemudian justru menekuni sastra anak dan terus mengumpulkan berbagai bahan literatur tentang anak. Murti Bunanta mengamati buku anak-anak sering kali ditelantarkan setelah dibaca, bahkan dibuang. Jika diketahui ada orang yang hendak membuang buku-buku anak, tak segan-segan dirinya menghubungi dan meminta buku-buku tersebut. Sayang kan kalau dibuang? Murti Bunanta menegaskan.
Mirip dengan dua perilaku di atas, tokoh besar seperti Mohammad Hatta pun sangat menghargai buku-buku yang dimiliki dari sejak berusia 19 tahun. â€Terutama sejak ia masuk ke sekolah dagang, Meuthia Hatta sang putri yang kini menjabat sebagai Menteri Urusan Perempuan menjelaskan. Menurut Meuthia Hatta, ayahnya demikian menghargai buku yang dimiliki. Sang ayah bahkan seperti sedang melakukan ritual khusus ketika membaca. Hatta selalu mengajarkan pada anak-anaknya untuk menghargai buku dan proses membaca. Membaca harus duduk dan buku-buku tidak boleh dilipat apalagi dicoret-coret, kenang Meuthia.
Koleksi yang dimiliki tersebut hingga kini masih dijaga oleh anak-anak Bung Hatta. Untuk menjaga dan merawat buku-buku milik Bung Hatta tersebut, keluarga menyerahkan kepercayaan kepada Andono yang sejak berusia 18 tahun telah mengabdi kepada Bung Hatta. Hingga kini koleksi Bung Hatta dinilai selayaknya sebuah harta warisan dari sang ayah yang dibanggakan. Perpustakaan pribadi milik Bung Hatta di tempatkan di sebuah ruangan khusus yang dilengkapi dengan pendingin. Andono secara rutin membersihkan buku-buku dari debu-debu yang menempel. Diakui oleh Meuthia, dengan mengetahui buku-buku yang dibaca dan disimpan oleh Bung Hatta ia menjadi merasa bangga akan sosok sang ayah. Seseorang itu dapat kita nilai dari buku-buku yang dibaca, kata Meuthia Hatta.
Biaya Besar
Namun, persoalannya, menyimpan dan merawat buku-buku dalam jangka waktu lama bukanlah sesuatu yang mudah. Iklim yang lembab seperti Indonesia membuat buku-buku yang disimpan menuntut untuk dijaga sedemikian rupa. Proses pendinginan secara terus-menerus, pembersihan dari debu hingga pembasmian rayap dan jamur dibutuhkan untuk mempertahankan buku-buku yang disimpan. Untuk mampu memenuhi syarat perawatan seperti ini, tak sedikit biaya yang harus dikeluarkan.
Sebagai contoh, perpustakaan pribadi milik seorang tokoh besar seperti Bung Hatta saja hingga kini hanya mampu menyediakan pendingin, pembersihan dari debu dan pemberian kamper pada buku-buku yang sebagian besar berumur di atas seratus tahun tersebut. Koleksi tertua milik Bung Hatta adalah History of Java karya Sir Stamford Raffles yang dicetak tahun 1812. Literatur yang berkaitan dengan Jawa tempo dulu yang sudah berusia hampir dua abad ini disimpan sama dengan buku-buku lainnya. Dananya besar untuk mampu memenuhi seluruh syarat perawatan buku-buku tersebut, Meuthia Hatta mengakui.
Pengakuan yang sama pun dilontarkan oleh Murthi Bunanta dengan 30.000 koleksi bacaan anak-anak miliknya. Untuk pendinginan selama 24 jam akan mengeluarkan dana yang besar, kami tak sanggup memenuhinya, Murthi Bunanta menjelaskan. Apalagi, para pemilik perpustakaan pribadi cukup sadar bahwa tak mungkin mengharapkan bantuan dari lembaga-lembaga seperti Perpustakaan Nasional maupun beberapa pusat dokumentasi untuk menyimpan buku-buku mereka. Tak dapat memang kita menutup mata jika lembaga seperti Perpustakaan Nasional maupun Arsip Nasional pun mengeluhkan persoalan yang sama soal perawatan buku-buku ini.
Sebagai sebuah perpustakaan, tentu saja syarat utama buku-buku yang dikumpulkan harus mencapai kuantitas yang tergolong besar. Untuk itu, proses kelanjutan dari pengumpulan buku-buku adalah pengatalogisasian. Buku-buku tersebut didata, dikelompokkan dan diberi nomor berdasarkan kriteria-kriteria tertentu seperti subyek, penulis, judul buku, tahun penerbitan, dan sebagainya. Hal ini akan mempermudah pemilik perpustakaan atau siapa pun yang hendak mencari buku.
Yongki Wardiman dengan 4.500 komik miliknya, misalnya, mengaku telah mencoba mengelompokkan berdasarkan judul. Beruntung ia mempunyai seorang karyawan yang terkadang membantu dalam mendata dan mengategorikan komik-komik miliknya.Ya, meski kami mengaturnya masih agak kacau, Yongki menjelaskan. Namun, sesederhana apa pun pendataan maupun pengategorian ini dilakukan, para pemilik perpustakaan pribadi rupa-rupanya sudah berusaha untuk menunjukkan keseriusan mereka terhadap buku-buku yang dimiliki.
Digitalisasi
Jika Yongki Wardiman masih mengaku belum merasa telah benar mengatur buku-buku yang dimiliki, lain hal dengan yang diupayakan oleh M Dawam Raharjo. Untuk mengatur 15.000 buku miliknya, ia dibantu oleh dua kemenakannya. Mereka tidak hanya membantu mengatalogisasikan buku-buku, juga membantu dalam pengadaan buku-buku untuk perpustakaan pribadi miliknya. Bahkan, tentang masa depan perpustakaan pribadi miliknya, Dawam Raharjo telah merancang proses katalogisasi secara digital. Sehingga orang-orang bisa mengakses perpustakaan milik saya secara on line, ujarnya.
Untuk mewujudkan rencananya ini, Dawam Raharjo bahkan sudah meminta bantuan seorang yang ia anggap mampu untuk membuat katalog digital tersebut. Dawam Raharjo yang mengaku terinspirasi mengumpulkan buku dari seorang kerabat dekat ini memang memiliki rencana besar terhadap perpustakaan pribadi miliknya. Ia tak pernah membatasi anggaran untuk pengadaan buku-buku. Ia memiliki visi akan kehadiran begitu banyak perpustakaan milik para pecinta buku yang bisa diakses oleh sekian banyak orang yang membutuhkan secara on line. Asyik, kan? Dawam Rahardjo membayangkan.
Berbeda dengan Dawam Rahardjo, beberapa pemilik lain mengaku masih bingung akan nasib harta berharga yang sangat disayangi tersebut. Mengenai koleksi buku-buku milik Bung Hatta, misalnya, Meuthia Hatta sampai saat ini menginginkan lembaga seperti Perpustakaan Nasional mau membuat katalog digital sehingga banyak orang dapat memanfaatkan buku-buku. Jadi, kami anak dan cucu-cucu Bung Hatta yang merawat dan menyimpan, namun mereka membantu dalam pengembangan selanjutnya demikian Meuthia Hatta mengungkap keinginannya. Ia mengatakan pernah menawarkan ide ini pada pihak Perpustakaan Nasional, namun hingga kini belum mendapat sambutan.
Dengan demikian, satu pertanyaan besar mengenai perpustakaan pribadi adalah bagaimana kelanjutan perkembangannya? Serba dilematis memang. Sebenarnya, langkah teraman membiarkan milik pribadi berubah fungsi menjadi milik umum. Namun, hal demikian tidak menutup terjadinya persoalan lain, terutama terkait pada siapa atau lembaga mana yang memang mampu menampung semua ini.
Yongki Wardiman dengan tak kurang dari 4.500 komik, misalnya, mengaku hingga kini tidak tahu akan diapakan koleksinya tersebut. Ia memang tak berniat untuk menjual komik-komik miliknya pada lembaga asing yang tak mustahil akan sangat berminat dan mampu membayar mahal. Namun, ia juga belum mampu membayangkan akan dikemanakan buku-buku miliknya jika ia meninggal nanti. Anak perempuannya yang masih duduk di bangku SMP memang sudah menunjukkan minat yang sama dengan dirinya. Namun, ia tak ingin memaksa sang anak untuk menjaga dan merawat komik-komik miliknya nanti. Dari sekarang saja sudah terlihat minat yang berbeda dari bagaimana dia memilih jenis komik yang disukai, Yongki Wardiman menjelaskan. Akankah buku-buku tersebut tersimpan hingga lapuk dan hancur dimakan waktu tanpa akan ada yang bisa memanfaatkannya?
(umi, wen/Litbang Kompas)
http://kompas.com/kompas-cetak/0511/19/pustaka/2221362.htm
Perpustakaan Pribadi, Harta Sulit Diwariskan
Oleh Nova Christina
Kecintaan seseorang pada buku memang kerap kali tidak terbendung. Membeli dan mengoleksinya merupakan jalan terbaik. Namun, tatkala keinginan tersebut terpenuhi, bagaimanakah masa depan tumpukan koleksi tersebut? Bisa jadi, semua akan musnah sejalan dengan pudarnya kehidupan sang empunya.
Ancaman semacam ini disadari ataupun tidak menjadi kekhawatiran para pengoleksi buku. Awalnya, koleksi pribadi memang semata-mata milik pribadi, sebagai pemuas kebutuhan pribadi. Pengalaman Yongki Wardiman Gunawan, arsitek yang juga dikenal sebagai pengamat komik, menarik disimak. Dari hasil pendataan tiga tahun yang lalu, tak kurang 4.500 komik tersimpan di beberapa rak buku di kediamannya. Mulai dari bundelan komik Put On sekitar tahun 1960-an, karya Kho Wang Gie yang diterbitkan di surat kabar Sin Po hingga komik superhero mancanegara maupun lokal ia miliki. Komik-komik tersebut ia kumpulkan sejak ia masih duduk di tingkat sekolah menengah pertama. Maklum, saat itu tidak ada seorang pun yang memengaruhi Yongki muda untuk mulai menyimpan komik-komik yang ia beli. Keinginan untuk membaca berulang-ulang komik-komik yang dibeli dan dianggap menarik sematalah yang memotivasi untuk mulai menyimpan.
Koleksi komik-komik miliknya terus bertambah. Jika perlu ia tak segan mengunjungi berbagai pasar buku bekas. Pasar buku bekas di Pasar Senen Jakarta, di wilayah Ancol, ataupun Palasari dan Cikapundung di Bandung sering ia datangi untuk berburu komik. Menurut pengakuan Yongki, setiap dua hari sekali secara rutin ia selalu mengunjungi toko buku.
Gila Buku
Contoh lain, orang yang memiliki kegilaan dalam mempertahankan buku-buku secara kontinu juga dapat dilihat dari pengalaman Murti Bunanta, pemerhati sastra anak Indonesia yang juga motor Kelompok Pencinta Bacaan Anak (KPA). Di kediamannya di wilayah pemukiman Permata Hijau, Jakarta, hingga kini telah terkumpul sekitar 30.000 buku-buku yang berkaitan dengan sastra anak. Tak main-main, buku-buku yang disimpan tersebut tak jarang didatangi bahkan oleh para peneliti dan pemburu naskah dari luar negeri. Lembaga-lembaga seperti KITLV milik Pemerintah Belanda, Universitas Leiden maupun dari perpustakaan Library Congress. Menurut Murti Bunanta, koleksi bahan-bahan literatur miliknya digolongkan sangat lengkap oleh lembaga-lembaga asing yang banyak menyimpan naskah maupun buku tentang Indonesia tersebut.
Kesukaan menyimpan buku dilakukan Murti Bunanta sejak ia masih kecil. Buku-buku bacaan yang dibelikan untuk saya waktu kecil selalu saya simpan, ia menjelaskan. Tak disangka, dari kecintaannya membaca sejak kecil ia kemudian justru menekuni sastra anak dan terus mengumpulkan berbagai bahan literatur tentang anak. Murti Bunanta mengamati buku anak-anak sering kali ditelantarkan setelah dibaca, bahkan dibuang. Jika diketahui ada orang yang hendak membuang buku-buku anak, tak segan-segan dirinya menghubungi dan meminta buku-buku tersebut. Sayang kan kalau dibuang? Murti Bunanta menegaskan.
Mirip dengan dua perilaku di atas, tokoh besar seperti Mohammad Hatta pun sangat menghargai buku-buku yang dimiliki dari sejak berusia 19 tahun. â€Terutama sejak ia masuk ke sekolah dagang, Meuthia Hatta sang putri yang kini menjabat sebagai Menteri Urusan Perempuan menjelaskan. Menurut Meuthia Hatta, ayahnya demikian menghargai buku yang dimiliki. Sang ayah bahkan seperti sedang melakukan ritual khusus ketika membaca. Hatta selalu mengajarkan pada anak-anaknya untuk menghargai buku dan proses membaca. Membaca harus duduk dan buku-buku tidak boleh dilipat apalagi dicoret-coret, kenang Meuthia.
Koleksi yang dimiliki tersebut hingga kini masih dijaga oleh anak-anak Bung Hatta. Untuk menjaga dan merawat buku-buku milik Bung Hatta tersebut, keluarga menyerahkan kepercayaan kepada Andono yang sejak berusia 18 tahun telah mengabdi kepada Bung Hatta. Hingga kini koleksi Bung Hatta dinilai selayaknya sebuah harta warisan dari sang ayah yang dibanggakan. Perpustakaan pribadi milik Bung Hatta di tempatkan di sebuah ruangan khusus yang dilengkapi dengan pendingin. Andono secara rutin membersihkan buku-buku dari debu-debu yang menempel. Diakui oleh Meuthia, dengan mengetahui buku-buku yang dibaca dan disimpan oleh Bung Hatta ia menjadi merasa bangga akan sosok sang ayah. Seseorang itu dapat kita nilai dari buku-buku yang dibaca, kata Meuthia Hatta.
Biaya Besar
Namun, persoalannya, menyimpan dan merawat buku-buku dalam jangka waktu lama bukanlah sesuatu yang mudah. Iklim yang lembab seperti Indonesia membuat buku-buku yang disimpan menuntut untuk dijaga sedemikian rupa. Proses pendinginan secara terus-menerus, pembersihan dari debu hingga pembasmian rayap dan jamur dibutuhkan untuk mempertahankan buku-buku yang disimpan. Untuk mampu memenuhi syarat perawatan seperti ini, tak sedikit biaya yang harus dikeluarkan.
Sebagai contoh, perpustakaan pribadi milik seorang tokoh besar seperti Bung Hatta saja hingga kini hanya mampu menyediakan pendingin, pembersihan dari debu dan pemberian kamper pada buku-buku yang sebagian besar berumur di atas seratus tahun tersebut. Koleksi tertua milik Bung Hatta adalah History of Java karya Sir Stamford Raffles yang dicetak tahun 1812. Literatur yang berkaitan dengan Jawa tempo dulu yang sudah berusia hampir dua abad ini disimpan sama dengan buku-buku lainnya. Dananya besar untuk mampu memenuhi seluruh syarat perawatan buku-buku tersebut, Meuthia Hatta mengakui.
Pengakuan yang sama pun dilontarkan oleh Murthi Bunanta dengan 30.000 koleksi bacaan anak-anak miliknya. Untuk pendinginan selama 24 jam akan mengeluarkan dana yang besar, kami tak sanggup memenuhinya, Murthi Bunanta menjelaskan. Apalagi, para pemilik perpustakaan pribadi cukup sadar bahwa tak mungkin mengharapkan bantuan dari lembaga-lembaga seperti Perpustakaan Nasional maupun beberapa pusat dokumentasi untuk menyimpan buku-buku mereka. Tak dapat memang kita menutup mata jika lembaga seperti Perpustakaan Nasional maupun Arsip Nasional pun mengeluhkan persoalan yang sama soal perawatan buku-buku ini.
Sebagai sebuah perpustakaan, tentu saja syarat utama buku-buku yang dikumpulkan harus mencapai kuantitas yang tergolong besar. Untuk itu, proses kelanjutan dari pengumpulan buku-buku adalah pengatalogisasian. Buku-buku tersebut didata, dikelompokkan dan diberi nomor berdasarkan kriteria-kriteria tertentu seperti subyek, penulis, judul buku, tahun penerbitan, dan sebagainya. Hal ini akan mempermudah pemilik perpustakaan atau siapa pun yang hendak mencari buku.
Yongki Wardiman dengan 4.500 komik miliknya, misalnya, mengaku telah mencoba mengelompokkan berdasarkan judul. Beruntung ia mempunyai seorang karyawan yang terkadang membantu dalam mendata dan mengategorikan komik-komik miliknya.Ya, meski kami mengaturnya masih agak kacau, Yongki menjelaskan. Namun, sesederhana apa pun pendataan maupun pengategorian ini dilakukan, para pemilik perpustakaan pribadi rupa-rupanya sudah berusaha untuk menunjukkan keseriusan mereka terhadap buku-buku yang dimiliki.
Digitalisasi
Jika Yongki Wardiman masih mengaku belum merasa telah benar mengatur buku-buku yang dimiliki, lain hal dengan yang diupayakan oleh M Dawam Raharjo. Untuk mengatur 15.000 buku miliknya, ia dibantu oleh dua kemenakannya. Mereka tidak hanya membantu mengatalogisasikan buku-buku, juga membantu dalam pengadaan buku-buku untuk perpustakaan pribadi miliknya. Bahkan, tentang masa depan perpustakaan pribadi miliknya, Dawam Raharjo telah merancang proses katalogisasi secara digital. Sehingga orang-orang bisa mengakses perpustakaan milik saya secara on line, ujarnya.
Untuk mewujudkan rencananya ini, Dawam Raharjo bahkan sudah meminta bantuan seorang yang ia anggap mampu untuk membuat katalog digital tersebut. Dawam Raharjo yang mengaku terinspirasi mengumpulkan buku dari seorang kerabat dekat ini memang memiliki rencana besar terhadap perpustakaan pribadi miliknya. Ia tak pernah membatasi anggaran untuk pengadaan buku-buku. Ia memiliki visi akan kehadiran begitu banyak perpustakaan milik para pecinta buku yang bisa diakses oleh sekian banyak orang yang membutuhkan secara on line. Asyik, kan? Dawam Rahardjo membayangkan.
Berbeda dengan Dawam Rahardjo, beberapa pemilik lain mengaku masih bingung akan nasib harta berharga yang sangat disayangi tersebut. Mengenai koleksi buku-buku milik Bung Hatta, misalnya, Meuthia Hatta sampai saat ini menginginkan lembaga seperti Perpustakaan Nasional mau membuat katalog digital sehingga banyak orang dapat memanfaatkan buku-buku. Jadi, kami anak dan cucu-cucu Bung Hatta yang merawat dan menyimpan, namun mereka membantu dalam pengembangan selanjutnya demikian Meuthia Hatta mengungkap keinginannya. Ia mengatakan pernah menawarkan ide ini pada pihak Perpustakaan Nasional, namun hingga kini belum mendapat sambutan.
Dengan demikian, satu pertanyaan besar mengenai perpustakaan pribadi adalah bagaimana kelanjutan perkembangannya? Serba dilematis memang. Sebenarnya, langkah teraman membiarkan milik pribadi berubah fungsi menjadi milik umum. Namun, hal demikian tidak menutup terjadinya persoalan lain, terutama terkait pada siapa atau lembaga mana yang memang mampu menampung semua ini.
Yongki Wardiman dengan tak kurang dari 4.500 komik, misalnya, mengaku hingga kini tidak tahu akan diapakan koleksinya tersebut. Ia memang tak berniat untuk menjual komik-komik miliknya pada lembaga asing yang tak mustahil akan sangat berminat dan mampu membayar mahal. Namun, ia juga belum mampu membayangkan akan dikemanakan buku-buku miliknya jika ia meninggal nanti. Anak perempuannya yang masih duduk di bangku SMP memang sudah menunjukkan minat yang sama dengan dirinya. Namun, ia tak ingin memaksa sang anak untuk menjaga dan merawat komik-komik miliknya nanti. Dari sekarang saja sudah terlihat minat yang berbeda dari bagaimana dia memilih jenis komik yang disukai, Yongki Wardiman menjelaskan. Akankah buku-buku tersebut tersimpan hingga lapuk dan hancur dimakan waktu tanpa akan ada yang bisa memanfaatkannya?
(umi, wen/Litbang Kompas)
http://kompas.com/kompas-cetak/0511/19/pustaka/2221362.htm
Pengembangan Jaringan Perpustakaan Digital Menuju Perpustakaan Perguruan Tinggi Bertaraf Internasional
Pengembangan Jaringan Perpustakaan Digital
Menuju Perpustakaan Perguruan Tinggi Bertaraf Internasional
Di Hotel Inna Garuda, Jogjakarta,
29 – 30 November 2007
By: Ramadiani
Kriteria world class university menurut Times:
* Academic Reputation
* Student Selectivity
* Faculty resources
* Research derived from:
1) citation in academic journals as tracked by the Journal Citation Index,
2) articles in peer-reviewed journals,
3) papers presented in international conferences,
4) published books,
5) research funding,
6) graduate students
* Financial resources:
1) total spending per students,
2) library spending per students
Salah satu tugas Perpustakaan Digital adalah sebagai sarana pengelolaan dan penyebaran informasi ilmiah. Berdasarkan alasan tersebut, maka pembangunan jaringan perpustakaan berbasis elektronik yang memungkinkan kerjasama setiap perpustakaan dapat saling bertukar informasi melalui jaringan global. Dengan tetap menyepakati peraturan tentang keamanan data, hak milik intelektual/hak cipta dan hak akses.
Masing-masing Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi diharapakan dapat memfasilitasi pertukaran dan pemindahan data, dengan tidak menghilangkan kualitas kandungan informasinya. Dari segi telekomunikasi, setiap pengembangan Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi telah memakai standar dan protokol yang memungkinkan pertukaran data secara mudah, terutama untuk hal-hal yang sudah disepakati.
Sebagai salah satu solusi akan dibentuk Katalog Induk. Masing-masing Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi diharapkan untuk menyiapkan format pertanggungjawaban dalam penggunaan koleksi digital serta membuat kesepakatan internal, bilateral, maupun multilateral.
Terus menerus berkomunikasi dan berbagi-pengalaman, mengadakan pertemuan teknis untuk membahas kemungkinan pengembangan teknologi distributed retrieving dan harvesting, segera membuat server katalog induk bersama. Mengusulkan kepada DIKTI agar pengembangan Perpustakaan Digital diberikan tempat khusus dalam kerangka proyek INHERENTS dan dalam pengembangannya dimasukkan penelitian atau percobaan yang berkaitan dengan teknologi retrieval.
Sumber :
http://e-lib.unmul.ac.id/mod.php?mod=publisher&op=viewarticle&cid=3&artid=10
Menuju Perpustakaan Perguruan Tinggi Bertaraf Internasional
Di Hotel Inna Garuda, Jogjakarta,
29 – 30 November 2007
By: Ramadiani
Kriteria world class university menurut Times:
* Academic Reputation
* Student Selectivity
* Faculty resources
* Research derived from:
1) citation in academic journals as tracked by the Journal Citation Index,
2) articles in peer-reviewed journals,
3) papers presented in international conferences,
4) published books,
5) research funding,
6) graduate students
* Financial resources:
1) total spending per students,
2) library spending per students
Salah satu tugas Perpustakaan Digital adalah sebagai sarana pengelolaan dan penyebaran informasi ilmiah. Berdasarkan alasan tersebut, maka pembangunan jaringan perpustakaan berbasis elektronik yang memungkinkan kerjasama setiap perpustakaan dapat saling bertukar informasi melalui jaringan global. Dengan tetap menyepakati peraturan tentang keamanan data, hak milik intelektual/hak cipta dan hak akses.
Masing-masing Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi diharapakan dapat memfasilitasi pertukaran dan pemindahan data, dengan tidak menghilangkan kualitas kandungan informasinya. Dari segi telekomunikasi, setiap pengembangan Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi telah memakai standar dan protokol yang memungkinkan pertukaran data secara mudah, terutama untuk hal-hal yang sudah disepakati.
Sebagai salah satu solusi akan dibentuk Katalog Induk. Masing-masing Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi diharapkan untuk menyiapkan format pertanggungjawaban dalam penggunaan koleksi digital serta membuat kesepakatan internal, bilateral, maupun multilateral.
Terus menerus berkomunikasi dan berbagi-pengalaman, mengadakan pertemuan teknis untuk membahas kemungkinan pengembangan teknologi distributed retrieving dan harvesting, segera membuat server katalog induk bersama. Mengusulkan kepada DIKTI agar pengembangan Perpustakaan Digital diberikan tempat khusus dalam kerangka proyek INHERENTS dan dalam pengembangannya dimasukkan penelitian atau percobaan yang berkaitan dengan teknologi retrieval.
Sumber :
http://e-lib.unmul.ac.id/mod.php?mod=publisher&op=viewarticle&cid=3&artid=10
PROGRAM PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN BERBASIS KOMPETISI
PROGRAM PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN BERBASIS KOMPETISI
Gagasan Awal
Oleh:
A.C. Sungkono Hadi *)
Pengembangan perpustakaan itu wajib hukumnya. Pengembangan itu harus dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan. Namun pendanaan untuk pengembangan perpustakaan itu langka kenyataannya. Oleh karena itu, pendekatannya adalah sistem bergilir berdasarkan kinerja pendekatannya. Maka program hibah kompetisi itu caranya. Dengan adanya kompetisi, maka diperlukan program hibah kompetisi dengan cara proposal dan penilaian proposal, dan Tim Penilai proposal yang selain menilai dokumen proposal, mungkin juga perlu melakukan penilaian lapangan (site evalution). Penilaian lapangan ini dimaksudkan untuk mencocokkan apa yang tertulis dalam dokumen proposal dengan apa yang senyatanya ada di lapangan, dengan maksud untuk mendapatkan kepastian bahwa perpustakaan yang akan diberi dana hibah adalah perpustakaan yang memiliki potensi untuk berkembang dan mampu memanfaatkan dana tersebut sebaik-baiknya.
Jadi pustakawan harus memiliki kemampuan untuk melakukan evaluasi diri atas kondisi dan kemampuan perpustakaannya. Selain itu, juga harus memiliki kemampuan untuk menyusun program pengembangan yang berbasis kompetisi. Sementara itu pada tingkat instansi penyandang dana yang dikompetisikan juga harus tersedia pustakawan (Madya dan Utama) yang memiliki kemampuan untuk menilai dan menyeleksi proposal secara transparan.
Tulisan singkat ini dimaksudkan sebagai lontaran gagasan awal yang mungkin dapat dipertimbangkan oleh para pengambil kebijakan dalam pengembangan perpustakaan di negeri tercinta ini. Jika diperlukan penjelasan atau uraian yang lebih teknis dan lengkap maka penjelasan itu akan dituangkan dalam artikel atau makalah berikutnya.
Program Hibah (grants) bagi Pengembangan Perpustakaan
Jika dilakukan penelusuran atas dokumen atau kepustakaan tentang program hibah (grants) bagi pengembangan perpustakaan, maka akan diketemukan cukup banyak cantuman dalam internet. Salah satunya adalah Negara Bagian Missouri (Missouri State Government) yang menawarkan berbagai kesempatan kepada perpustakaan-perpustakaan di negara ini untuk meningkatkan layanannya melalui penggunaan anggaran federal bagi Library Services and Technology Act (LSTA) funds. Hibah anggaran ini didasarkan pada prioritas dalam Missouri Five Year State Plan 2003-2008 atau Rencana Lima Tahun Negara Bagian Missouri 2003-2008¹. Hibah ini terbuka untuk perpustakaan umum, perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, dan perpustakaan sekolah, di Missouri, sekalipun tidak semua jenis hibah tersedia bagi setiap jenis perpustakaan. Untuk itu, pengelola perpustakaan harus mengajukan proposal pengembangannya kepada Secretary of State, melalui LSTA Grant Office.
_____________________
*) Pustakawan Madya Universitas Cendrawasih, Jayapura
Program hibah atau Grant Program ini dapat diakses secara terbuka oleh para pengelola perpustakaan melalui situs http//www.sos.mo gov/library/development/grants.asp. Dengan kata lain, hibah benar-benar tersedia untuk diperebutkan secara bebas.
LSTA Grant Program juga disediakan oleh State Library of North Carolina. Pada seksi Ovieviews dalam situsnya, didaftarkan program-program hibah yang akan disediakan untuk tahun 2007-2008 dan dijelaskan secara singkat jenis-jenis perpustakaan apa saja yang boleh mengikuti setiap program, serta jadwal kegiatan 2007-2008 yang terkait dengan proses penyusunan dan pengajuan proposal. Formulir pengajuan dan petunjuk penulisan proposal juga disediakan di situs, pada seksi Applications and Guidelines (http://statelibrary.dcr.state.nc.us/Ista/2007-2008Grants.htm#Guidelines). Dengan begitu program ini benar-benar terbuka untuk di kompetisikan secara bebas oleh para pengelola perpustakaan yang boleh mengikuti progam (eligible)².
Petunjuk penggunaan dana hibah pada State Library of North Carolina tersebut tersedia dalam situs dengan alamat http://statelibrary.dcr.state.nc.us/gates/gates.htm. Dijelaskan, bahwa sesuai dengan foundation guidelines, 75% dari total dana hibah boleh digunakan dalam dua cara, yakni: (1) pembelian/pengadaan komputer untuk akses internet bagi umum, dan (2) pembelian khusus yang diperlukan untuk meningkatkan kecepatan koneksi internet pada lokasi khusus yang diijinkan. Sedangkan 25% sisanya boleh digunakan untuk meningkatkan pengelolaan komputerisasi untuk akses publik, seperti peningkatan kapasitas server, pengadaan antivirus, dan pembelian lisensi perangkat lunak untuk komputerisasi bagi akses publik, dan lain-lain.
Dua contoh di atas memberi gambaran bahwa pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi merupakan hal yang biasa, bahkan di Negara-negara maju sekalipun. Di Negara tercinta ini memang belum lumrah, kecuali untuk pengembangan perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan bagian dari pengembangan institusi induknya. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Depdiknas pernah membuka peluang bagi unit perpustakaan perguruan tinggi untuk memperebutkan dana hibah melalui program Technical and Professional Supports Devolopment Program (TPSDP), Devolopment for Undergraduate Education (DUE), DUE-Like, dan SP4 Plus³. Untuk memenangkan hibah tersebut, unit perpustakaan, yang dimasukkan dalam kelompok/kategori Institusional Support System (ISS) atau University Wide Programs atau Program Cakupan Perguruan Tinggi (PCPT), harus menyusun proposal pengembangan yang didasarkan pada hasil evaluasi diri atas kondisi dan kemajuan hingga saat disusunnya proposal tersebut. Melalui program SP4 Plus, misalnya sebuah unit perpustakaan dapat memperoleh hibah dana pengembangan maksimal sebesar Rp 250.000.000,- per tahun selama 2 tahun anggaran. Pada tahun 2006 yang lalu, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Depdiknas secara khusus juga meluncurkan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Mutu Pendidikan (PHK PMP) bagi perguruan tinggi swasta (PTS), untuk pengembangan laboratorium dan perpustakaan.
Evaluasi Diri
Suatu institusi dalam menyusun rencana pengembangan, harus melakukan evaluasi diri (self evaluation) untuk mengetahui kondisi perkembangan dan kemajuan pada saat ini (state of the art review). Dalam evaluasi diri ini beberapa pendekatan dapat dilakukan, antara lain pendekatan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (KKPA, atau SWOT: strength, weakness, opportunity, dan threat). Analisis ini penting, karena dana hibah yang relatif terbatas itu harus benar-benar dapat dimanfaatkan dengan baik, dan hanya perpustakaan yang memiliki kekuatan dan potensi untuk berkembanglah yang seyogyanya memperoleh dana hibah tersebut.
Analisis KKPA juga dapat dilaksanakan menurut aspek-aspek tertentu yang dianggap penting dalam menilai penyelenggaraan perpustakaan. Sebagai contoh, dalam konteks pengembangan berbasis kompetisi ini, menurut hemat penulis, dapat ditetapkan aspek-aspek pengembangan yang dapat diakronimkan sebagai SO CURELY, dengan penjabaran sebagai berikut:
- Scientific Orientation, perpustakaan harus berorientasi kepada pengembangan suasana keilmuan, yang tercermin dari komprehensivitas bidang ilmu yang di koleksikannya, kemuktahiran, kerelevansian dan pemanfaatan kemajuan pengetahuan dan teknologi, terutama teknologi komunikasi dan informasi, baik dalam pengelolaan aset maupun dalam penyelenggaraan layanan.
- Comprehensiveness, perpustakaan selalu mengupayakan agar koleksinya mencakup seluruh bidang ilmu secara proporsional; selain itu, juga ada komitmen untuk menyediakan sumber-sumber informasi dalam berbagai media, sehingga informasi benar-benar tersedia secara komprehensif.
- Uptodateness, perpustakaan selalu mengupayakan agar koleksinya mutakhir, antara lain ditandai dengan mudanya tahun penerbitan.
- Relevancy, perpustakaan selalu mengupayakan agar koleksinya sesuai dengan kebutuhan pengguna, baik atas dasar kebijakan pengadaan yang ditetapkan maupun berdasarkan studi identifikasi kebutuhan yang dilaksanakan secara berkala.
- Efficiency and effectiveness, perpustakaan selalu mengupayakan agar dalam pengelolaan dan penyelenggaraan layanannya dilaksanakan secara efisien dan efektif, mendayagunakan seluruh sumber daya yang ada secara cost-effective.
- Leadership, pengelolaan dan penyelenggaraan layanan perpustakaan harus didasarkan pada sistem manajemen yang jelas, dengan kepemimpinan yang kuat berdasarkan perencanaan yang strategis; kepemimpinan di sini bukan hanya kepemimpinan individual yang disandang oleh para pejabat struktural, namun juga kepemimpian kolektif yang dapat dilihat dari kekompakan, hubungan baik antara pimpinan dan staf, kerjasama, dan kebulatan-tekad (commitment) seluruh karyawan dalam perpustakaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Dalam rumusan lain, aspek ini mungkin dapat disebut sebagai budaya organisasi yang mengutamakan kekompakan kerjasama, dan komunikasi yang baik dan produktif antar semua karyawan.
- Trendy, perpustakaan harus senantiasa mengikuti tuntutan kemajuan iptek, mengikuti trend atau kecenderungan terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Tentu saja sangat dimungkinkan untuk menetapkan aspek-aspek pengembangan lain yang dianggap paling dibutuhkan, atau yang memiliki tingkat prioritas tinggi.
Proposal Pengembangan
Jika suatu perpustakaan dapat melakukan evaluasi diri secara lengkap, kemudian hasil evaluasi diri-nya secara jelas dapat menemukenali aspek-aspek kekuatan dan kelemahan internal, serta aspek-aspek peluang dan tantangan eksternal, maka perpustakaan itu akan dapat menemukenali masalah-masalah dan akar permasalahannya yang perlu ditangani. Hasil ini menjadi dasar bagi perencanaan program pengembangan ke depan berdasarkan skala prioritas dan urgensinya. Program pengembangan yang direncanakan seyogyanya didasarkan pada cara pendekatan atau strategi menggunakan kekuatan untuk mengatasi kelemahan (strategi SW), memanfaatkan peluang untuk mengatasi kelemahan (strategi OW), menggunakan kekuatan untuk menghadapi ancaman (strategi ST), dan memanfaatkan peluang untuk menghadapi ancaman (strategi OT). Kesemuanya itu dituangkan dalam sebuah proposal pengembangan yang dikompetisikan.
Agar kesempatan mengajukan proposal pengembangan ini terbuka secara adil kepada setiap perpustakaan dalam kategori yang sama, maka seyogyanya dikembangkan suatu pedoman atau guideline untuk penyusunan proposal yang diharapkan. Dalam guideline tersebut selain dikemukakan sistematika proposal, juga perlu dijelaskan langkah-langkah penyusunannya, termasuk langkah-langkah dalam melakukan evaluasi diri (termasuk aspek-aspek penting yang harus dievaluasi), menyusun laporannya, serta cara-cara menggunakan laporan hasil evaluasi diri tersebut dalam penyusunan proposal pengembangan.
Selain itu, guideline juga harus menjelaskan bentuk-bentuk program/kegiatan pengembangan yang dapat diusulkan (eligible), berikut rincian dananya untuk setiap program. Program hibah pada Negara bagian Missouri di atas, misalnya menyediakan berbagai bentuk program hibah yang disediakan. Salah satu di antaranya adalah Career Development Grant. Program hibah ini menyediakan bantuan finansial bagi staf perpustakaan dan badan pengelola perpustakaan umum untuk mengikuti pendidikan lanjutan dan/atau pelatihan, manakala anggaran lokal tidak mencukupi untuk membiayai seluruhnya. Kegiatan yang diijinkan meliputi lokakarya baik tingkat regional, tingkat Negara bagian, maupun tingkat nasional; konferensi, seminar atau program pengembangan karier lainnya yang ditawarkan oleh asosiasi profesi, atau badan layanan umum non-profit lainnya. Kegiatan lainnya yang bisa diikuti adalah kursus berbasis web (Web-based instructional courses), dan pelatihan teknis atau pelatihan khusus yang ditawarkan oleh penyedia layanan non-profit.
Dalam kaitan dengan prinsip SO CURELY di atas, maka bentuk program/kegiatan pengembangan yang dapat diusulkan, antara lain:
1. Pengembangan koleksi, yang sekaligus mencakup peningkatan Scientific Orientation, Comprehensiveness, Up-to-dateness, dan Relevancy; namun, jika anggaran rutin untuk pengembangan koleksi sudah cukup besar, sebaiknya dana hibah ini digunakan untuk pengembangan lainnya yang tidak bisa didanai dari anggaran rutin.
2. Pengembangan sistem pengelolaan dan pelayanan, yang mencakup aspek efficiency and effectiveness serta aspek trendy; dalam era pemanfaatan teknologi informasi dewasa ini, pengembangan sistem jaringan merupakan tuntutan pengembangan yang mendesak.
3. Pengembangan ketenagaan, baik melalui pendidikan gelar maupun pendidikan non-gelar yang tentunya terkait dengan peningkatan kualitas Leadership kepemimpinan kolektif dalam penyelenggaraan perpustakaan.
Dalam setiap program pengembangan tersebut dapat dicakup berbagai kegiatan atau sub-program yang terkait. Dalam pengembangan koleksi misalnya, dapat diusulkan pengadaan jenis-jenis koleksi tertentu, perawatan/perbaikan, dan pelestarian (alih media). Dalam pengembangan sistem dapat diusulkan pengembangan layanan baru, pengadaan perangkat sistem otomasi, atau pendidikan pengguna. Dan dalam pengembangan ketenagaan dapat diusulkan pengiriman tenaga untuk mengikuti diklat, penyelenggaraan kursus/pelatihan internal, studi banding, atau juga pengiriman tenaga untuk studi lanjut bidang perpustakaan. Namun jika masa berlangsungnya program hibah ini memungkinkan untuk mendukung pembiayaan program pendidikan gelar, maka seyogyanya dana hibah digunakan hanya untuk program-program pendidikan non-gelar, termasuk penyelenggaraan lokakarya dengan mendatangkan tenaga ahli dari institusi perpustakaan yang lebih maju.
Penyandang Dana
Jika semua pihak mematuhi ketentuan tentang Perpustakaan Nasional RI, maka jelaslah bahwa penanggung jawab atas semua upaya pengembangan perpustakaan di negeri ini adalah Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga pemerintah non departemen (LPND). Apalagi jika nanti Undang-Undang tentang Perpustakaan telah disahkan, maka Perpustakaan Nasional RI sebagai LPND bidang perpustakaan jelas menjadi penanggung jawab atas semua upaya pengembangan perpustakaan pada tataran nasional. Oleh karena itu, penyandang dana untuk pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini semestinya juga Perpustakaan Nasional RI.
Dalam bagian pendahuluan telah disebutkan bahwa dana untuk pengembangan perpustakaan termasuk kategori langka, bukan hanya terbatas. Maka pada tahap pertama Perpustakaan Nasional RI dapat menetapkan pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini hanya berlaku bagi perpustakaan umum saja. Bahkan, jika ternyata ada beberapa tataran kondisi perkembangan dan kemajuan perpustakaan umum di seluruh wilayah negeri ini, maka Perpustakaan Nasional RI bisa menetapkan kompetisi ini hanya terbuka bagi perpustakaan umum tipe atau kondisi tertentu, misalnya: yang koleksinya kurang dari sekian ribu, atau yang terletak di luar jawa, atau pembatasan yang lainnya. Dengan pembatasan demikian maka perpustakaan yang tidak termasuk kategori yang ditetapkan tidak akan diperbolehkan mengikuti kompetisi.
Dengan penetapan semacam itu, maka pihak penyandang dana telah dapat merencanakan kebutuhan anggaran pengembangan yang akan di kompetisikan, misalnya untuk sekian perpustakaan masing-masing sekian juta, untuk sekian tahun anggaran. Dengan demikian diharapkan bahwa dana yang disediakan/dianggarkan bukan hanya dibagi rata ( karena mungkin pembagiannya menjadi relatif kecil) tanpa ada jaminan pasti bahwa dana itu bermanfaat secara cost-effective bagi pengembangan perpustakaan, melainkan diberikan kepada perpustakaan yang memang memiliki kemampuan dan kekuatan untuk berkembang.
Program pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini mungkin merupakan hal baru, kecuali bagi perpustakaan perguruan tinggi. Oleh karena itu, jika program ini benar-benar akan dilaksanakan, pihak penyandang dana juga perlu melakukan pelatihan dan sosialisasi secukupnya. Hal itu penting, agar maksud dan tujuan program ini benar-benar tercapai.
Jika Gayung Bersambut …
Sebagaimana dikemukakan dalam judul di atas, lontaran ide pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini masih bersifat gagasan awal. Gagasan ini, sejujurnya, dikembangkan berdasarkan pengalaman penulis mengikuti dan menjadi reviewer atas program pengembangan perguruan tinggi berbasis kompetisi yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. Penulis melihat bahwa sistem hibah kompetisi tersebut sangat bagus, memotivasi dan menantang institusi perguruan tinggi untuk berkompetisi secara sehat. Budaya kompetisi yang sehat seperti itu memang perlu terus di kembangkan, agar pendanaan yang relatif tidak cukup besar dapat digunakan secara cost effective oleh institusi yang memang mempunyai kemampuan dan kekuatan untuk memanfaatkannya.
Jika gagasan tersebut bersambut, tentu saja diperlukan tindak lanjut yang mencakup berbagai tahapan persiapan/perencanaan. Untuk itu pihak Perpustakaan Nasional RI, khususnya Biro Perencanaan, perlu melakukan sejumlah kegiatan kaji-tindak, antara lain penyusunan guideline, sosialisasi, dan pengangkatan sejumlah reviewer untuk menilai proposal yang akan masuk.
Semoga melalui pola pengembangan berbasis hibah kompetisi ini tingkat kemajuan dan perkembangan perpustakaan di negeri ini semakin tinggi dan merata. Dengan demikian misi utama perpustakaan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa sungguh-sungguh dapat dilaksanakan dengan relatif mudah dan cepat.
Daftar Sumber :
¹Diturunkan dari http://www.sos.mo.gov/library/Ista_03-08.pdf
²Diturunkan dari http://statelibrary.dcr.state.nc.us/gates.htm
³Diringkaskan dari informasi pada http://dikti.org/phk/
http://pustakawan.pnri.go.id/uploads/media/PROGRAMPENGEMBANGANPERPUSTAKAANBERBASISKOMPETISI.doc
Gagasan Awal
Oleh:
A.C. Sungkono Hadi *)
Pengembangan perpustakaan itu wajib hukumnya. Pengembangan itu harus dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan. Namun pendanaan untuk pengembangan perpustakaan itu langka kenyataannya. Oleh karena itu, pendekatannya adalah sistem bergilir berdasarkan kinerja pendekatannya. Maka program hibah kompetisi itu caranya. Dengan adanya kompetisi, maka diperlukan program hibah kompetisi dengan cara proposal dan penilaian proposal, dan Tim Penilai proposal yang selain menilai dokumen proposal, mungkin juga perlu melakukan penilaian lapangan (site evalution). Penilaian lapangan ini dimaksudkan untuk mencocokkan apa yang tertulis dalam dokumen proposal dengan apa yang senyatanya ada di lapangan, dengan maksud untuk mendapatkan kepastian bahwa perpustakaan yang akan diberi dana hibah adalah perpustakaan yang memiliki potensi untuk berkembang dan mampu memanfaatkan dana tersebut sebaik-baiknya.
Jadi pustakawan harus memiliki kemampuan untuk melakukan evaluasi diri atas kondisi dan kemampuan perpustakaannya. Selain itu, juga harus memiliki kemampuan untuk menyusun program pengembangan yang berbasis kompetisi. Sementara itu pada tingkat instansi penyandang dana yang dikompetisikan juga harus tersedia pustakawan (Madya dan Utama) yang memiliki kemampuan untuk menilai dan menyeleksi proposal secara transparan.
Tulisan singkat ini dimaksudkan sebagai lontaran gagasan awal yang mungkin dapat dipertimbangkan oleh para pengambil kebijakan dalam pengembangan perpustakaan di negeri tercinta ini. Jika diperlukan penjelasan atau uraian yang lebih teknis dan lengkap maka penjelasan itu akan dituangkan dalam artikel atau makalah berikutnya.
Program Hibah (grants) bagi Pengembangan Perpustakaan
Jika dilakukan penelusuran atas dokumen atau kepustakaan tentang program hibah (grants) bagi pengembangan perpustakaan, maka akan diketemukan cukup banyak cantuman dalam internet. Salah satunya adalah Negara Bagian Missouri (Missouri State Government) yang menawarkan berbagai kesempatan kepada perpustakaan-perpustakaan di negara ini untuk meningkatkan layanannya melalui penggunaan anggaran federal bagi Library Services and Technology Act (LSTA) funds. Hibah anggaran ini didasarkan pada prioritas dalam Missouri Five Year State Plan 2003-2008 atau Rencana Lima Tahun Negara Bagian Missouri 2003-2008¹. Hibah ini terbuka untuk perpustakaan umum, perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan khusus, dan perpustakaan sekolah, di Missouri, sekalipun tidak semua jenis hibah tersedia bagi setiap jenis perpustakaan. Untuk itu, pengelola perpustakaan harus mengajukan proposal pengembangannya kepada Secretary of State, melalui LSTA Grant Office.
_____________________
*) Pustakawan Madya Universitas Cendrawasih, Jayapura
Program hibah atau Grant Program ini dapat diakses secara terbuka oleh para pengelola perpustakaan melalui situs http//www.sos.mo gov/library/development/grants.asp. Dengan kata lain, hibah benar-benar tersedia untuk diperebutkan secara bebas.
LSTA Grant Program juga disediakan oleh State Library of North Carolina. Pada seksi Ovieviews dalam situsnya, didaftarkan program-program hibah yang akan disediakan untuk tahun 2007-2008 dan dijelaskan secara singkat jenis-jenis perpustakaan apa saja yang boleh mengikuti setiap program, serta jadwal kegiatan 2007-2008 yang terkait dengan proses penyusunan dan pengajuan proposal. Formulir pengajuan dan petunjuk penulisan proposal juga disediakan di situs, pada seksi Applications and Guidelines (http://statelibrary.dcr.state.nc.us/Ista/2007-2008Grants.htm#Guidelines). Dengan begitu program ini benar-benar terbuka untuk di kompetisikan secara bebas oleh para pengelola perpustakaan yang boleh mengikuti progam (eligible)².
Petunjuk penggunaan dana hibah pada State Library of North Carolina tersebut tersedia dalam situs dengan alamat http://statelibrary.dcr.state.nc.us/gates/gates.htm. Dijelaskan, bahwa sesuai dengan foundation guidelines, 75% dari total dana hibah boleh digunakan dalam dua cara, yakni: (1) pembelian/pengadaan komputer untuk akses internet bagi umum, dan (2) pembelian khusus yang diperlukan untuk meningkatkan kecepatan koneksi internet pada lokasi khusus yang diijinkan. Sedangkan 25% sisanya boleh digunakan untuk meningkatkan pengelolaan komputerisasi untuk akses publik, seperti peningkatan kapasitas server, pengadaan antivirus, dan pembelian lisensi perangkat lunak untuk komputerisasi bagi akses publik, dan lain-lain.
Dua contoh di atas memberi gambaran bahwa pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi merupakan hal yang biasa, bahkan di Negara-negara maju sekalipun. Di Negara tercinta ini memang belum lumrah, kecuali untuk pengembangan perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan bagian dari pengembangan institusi induknya. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Depdiknas pernah membuka peluang bagi unit perpustakaan perguruan tinggi untuk memperebutkan dana hibah melalui program Technical and Professional Supports Devolopment Program (TPSDP), Devolopment for Undergraduate Education (DUE), DUE-Like, dan SP4 Plus³. Untuk memenangkan hibah tersebut, unit perpustakaan, yang dimasukkan dalam kelompok/kategori Institusional Support System (ISS) atau University Wide Programs atau Program Cakupan Perguruan Tinggi (PCPT), harus menyusun proposal pengembangan yang didasarkan pada hasil evaluasi diri atas kondisi dan kemajuan hingga saat disusunnya proposal tersebut. Melalui program SP4 Plus, misalnya sebuah unit perpustakaan dapat memperoleh hibah dana pengembangan maksimal sebesar Rp 250.000.000,- per tahun selama 2 tahun anggaran. Pada tahun 2006 yang lalu, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Depdiknas secara khusus juga meluncurkan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Mutu Pendidikan (PHK PMP) bagi perguruan tinggi swasta (PTS), untuk pengembangan laboratorium dan perpustakaan.
Evaluasi Diri
Suatu institusi dalam menyusun rencana pengembangan, harus melakukan evaluasi diri (self evaluation) untuk mengetahui kondisi perkembangan dan kemajuan pada saat ini (state of the art review). Dalam evaluasi diri ini beberapa pendekatan dapat dilakukan, antara lain pendekatan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (KKPA, atau SWOT: strength, weakness, opportunity, dan threat). Analisis ini penting, karena dana hibah yang relatif terbatas itu harus benar-benar dapat dimanfaatkan dengan baik, dan hanya perpustakaan yang memiliki kekuatan dan potensi untuk berkembanglah yang seyogyanya memperoleh dana hibah tersebut.
Analisis KKPA juga dapat dilaksanakan menurut aspek-aspek tertentu yang dianggap penting dalam menilai penyelenggaraan perpustakaan. Sebagai contoh, dalam konteks pengembangan berbasis kompetisi ini, menurut hemat penulis, dapat ditetapkan aspek-aspek pengembangan yang dapat diakronimkan sebagai SO CURELY, dengan penjabaran sebagai berikut:
- Scientific Orientation, perpustakaan harus berorientasi kepada pengembangan suasana keilmuan, yang tercermin dari komprehensivitas bidang ilmu yang di koleksikannya, kemuktahiran, kerelevansian dan pemanfaatan kemajuan pengetahuan dan teknologi, terutama teknologi komunikasi dan informasi, baik dalam pengelolaan aset maupun dalam penyelenggaraan layanan.
- Comprehensiveness, perpustakaan selalu mengupayakan agar koleksinya mencakup seluruh bidang ilmu secara proporsional; selain itu, juga ada komitmen untuk menyediakan sumber-sumber informasi dalam berbagai media, sehingga informasi benar-benar tersedia secara komprehensif.
- Uptodateness, perpustakaan selalu mengupayakan agar koleksinya mutakhir, antara lain ditandai dengan mudanya tahun penerbitan.
- Relevancy, perpustakaan selalu mengupayakan agar koleksinya sesuai dengan kebutuhan pengguna, baik atas dasar kebijakan pengadaan yang ditetapkan maupun berdasarkan studi identifikasi kebutuhan yang dilaksanakan secara berkala.
- Efficiency and effectiveness, perpustakaan selalu mengupayakan agar dalam pengelolaan dan penyelenggaraan layanannya dilaksanakan secara efisien dan efektif, mendayagunakan seluruh sumber daya yang ada secara cost-effective.
- Leadership, pengelolaan dan penyelenggaraan layanan perpustakaan harus didasarkan pada sistem manajemen yang jelas, dengan kepemimpinan yang kuat berdasarkan perencanaan yang strategis; kepemimpinan di sini bukan hanya kepemimpinan individual yang disandang oleh para pejabat struktural, namun juga kepemimpian kolektif yang dapat dilihat dari kekompakan, hubungan baik antara pimpinan dan staf, kerjasama, dan kebulatan-tekad (commitment) seluruh karyawan dalam perpustakaan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Dalam rumusan lain, aspek ini mungkin dapat disebut sebagai budaya organisasi yang mengutamakan kekompakan kerjasama, dan komunikasi yang baik dan produktif antar semua karyawan.
- Trendy, perpustakaan harus senantiasa mengikuti tuntutan kemajuan iptek, mengikuti trend atau kecenderungan terbaru sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Tentu saja sangat dimungkinkan untuk menetapkan aspek-aspek pengembangan lain yang dianggap paling dibutuhkan, atau yang memiliki tingkat prioritas tinggi.
Proposal Pengembangan
Jika suatu perpustakaan dapat melakukan evaluasi diri secara lengkap, kemudian hasil evaluasi diri-nya secara jelas dapat menemukenali aspek-aspek kekuatan dan kelemahan internal, serta aspek-aspek peluang dan tantangan eksternal, maka perpustakaan itu akan dapat menemukenali masalah-masalah dan akar permasalahannya yang perlu ditangani. Hasil ini menjadi dasar bagi perencanaan program pengembangan ke depan berdasarkan skala prioritas dan urgensinya. Program pengembangan yang direncanakan seyogyanya didasarkan pada cara pendekatan atau strategi menggunakan kekuatan untuk mengatasi kelemahan (strategi SW), memanfaatkan peluang untuk mengatasi kelemahan (strategi OW), menggunakan kekuatan untuk menghadapi ancaman (strategi ST), dan memanfaatkan peluang untuk menghadapi ancaman (strategi OT). Kesemuanya itu dituangkan dalam sebuah proposal pengembangan yang dikompetisikan.
Agar kesempatan mengajukan proposal pengembangan ini terbuka secara adil kepada setiap perpustakaan dalam kategori yang sama, maka seyogyanya dikembangkan suatu pedoman atau guideline untuk penyusunan proposal yang diharapkan. Dalam guideline tersebut selain dikemukakan sistematika proposal, juga perlu dijelaskan langkah-langkah penyusunannya, termasuk langkah-langkah dalam melakukan evaluasi diri (termasuk aspek-aspek penting yang harus dievaluasi), menyusun laporannya, serta cara-cara menggunakan laporan hasil evaluasi diri tersebut dalam penyusunan proposal pengembangan.
Selain itu, guideline juga harus menjelaskan bentuk-bentuk program/kegiatan pengembangan yang dapat diusulkan (eligible), berikut rincian dananya untuk setiap program. Program hibah pada Negara bagian Missouri di atas, misalnya menyediakan berbagai bentuk program hibah yang disediakan. Salah satu di antaranya adalah Career Development Grant. Program hibah ini menyediakan bantuan finansial bagi staf perpustakaan dan badan pengelola perpustakaan umum untuk mengikuti pendidikan lanjutan dan/atau pelatihan, manakala anggaran lokal tidak mencukupi untuk membiayai seluruhnya. Kegiatan yang diijinkan meliputi lokakarya baik tingkat regional, tingkat Negara bagian, maupun tingkat nasional; konferensi, seminar atau program pengembangan karier lainnya yang ditawarkan oleh asosiasi profesi, atau badan layanan umum non-profit lainnya. Kegiatan lainnya yang bisa diikuti adalah kursus berbasis web (Web-based instructional courses), dan pelatihan teknis atau pelatihan khusus yang ditawarkan oleh penyedia layanan non-profit.
Dalam kaitan dengan prinsip SO CURELY di atas, maka bentuk program/kegiatan pengembangan yang dapat diusulkan, antara lain:
1. Pengembangan koleksi, yang sekaligus mencakup peningkatan Scientific Orientation, Comprehensiveness, Up-to-dateness, dan Relevancy; namun, jika anggaran rutin untuk pengembangan koleksi sudah cukup besar, sebaiknya dana hibah ini digunakan untuk pengembangan lainnya yang tidak bisa didanai dari anggaran rutin.
2. Pengembangan sistem pengelolaan dan pelayanan, yang mencakup aspek efficiency and effectiveness serta aspek trendy; dalam era pemanfaatan teknologi informasi dewasa ini, pengembangan sistem jaringan merupakan tuntutan pengembangan yang mendesak.
3. Pengembangan ketenagaan, baik melalui pendidikan gelar maupun pendidikan non-gelar yang tentunya terkait dengan peningkatan kualitas Leadership kepemimpinan kolektif dalam penyelenggaraan perpustakaan.
Dalam setiap program pengembangan tersebut dapat dicakup berbagai kegiatan atau sub-program yang terkait. Dalam pengembangan koleksi misalnya, dapat diusulkan pengadaan jenis-jenis koleksi tertentu, perawatan/perbaikan, dan pelestarian (alih media). Dalam pengembangan sistem dapat diusulkan pengembangan layanan baru, pengadaan perangkat sistem otomasi, atau pendidikan pengguna. Dan dalam pengembangan ketenagaan dapat diusulkan pengiriman tenaga untuk mengikuti diklat, penyelenggaraan kursus/pelatihan internal, studi banding, atau juga pengiriman tenaga untuk studi lanjut bidang perpustakaan. Namun jika masa berlangsungnya program hibah ini memungkinkan untuk mendukung pembiayaan program pendidikan gelar, maka seyogyanya dana hibah digunakan hanya untuk program-program pendidikan non-gelar, termasuk penyelenggaraan lokakarya dengan mendatangkan tenaga ahli dari institusi perpustakaan yang lebih maju.
Penyandang Dana
Jika semua pihak mematuhi ketentuan tentang Perpustakaan Nasional RI, maka jelaslah bahwa penanggung jawab atas semua upaya pengembangan perpustakaan di negeri ini adalah Perpustakaan Nasional RI sebagai lembaga pemerintah non departemen (LPND). Apalagi jika nanti Undang-Undang tentang Perpustakaan telah disahkan, maka Perpustakaan Nasional RI sebagai LPND bidang perpustakaan jelas menjadi penanggung jawab atas semua upaya pengembangan perpustakaan pada tataran nasional. Oleh karena itu, penyandang dana untuk pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini semestinya juga Perpustakaan Nasional RI.
Dalam bagian pendahuluan telah disebutkan bahwa dana untuk pengembangan perpustakaan termasuk kategori langka, bukan hanya terbatas. Maka pada tahap pertama Perpustakaan Nasional RI dapat menetapkan pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini hanya berlaku bagi perpustakaan umum saja. Bahkan, jika ternyata ada beberapa tataran kondisi perkembangan dan kemajuan perpustakaan umum di seluruh wilayah negeri ini, maka Perpustakaan Nasional RI bisa menetapkan kompetisi ini hanya terbuka bagi perpustakaan umum tipe atau kondisi tertentu, misalnya: yang koleksinya kurang dari sekian ribu, atau yang terletak di luar jawa, atau pembatasan yang lainnya. Dengan pembatasan demikian maka perpustakaan yang tidak termasuk kategori yang ditetapkan tidak akan diperbolehkan mengikuti kompetisi.
Dengan penetapan semacam itu, maka pihak penyandang dana telah dapat merencanakan kebutuhan anggaran pengembangan yang akan di kompetisikan, misalnya untuk sekian perpustakaan masing-masing sekian juta, untuk sekian tahun anggaran. Dengan demikian diharapkan bahwa dana yang disediakan/dianggarkan bukan hanya dibagi rata ( karena mungkin pembagiannya menjadi relatif kecil) tanpa ada jaminan pasti bahwa dana itu bermanfaat secara cost-effective bagi pengembangan perpustakaan, melainkan diberikan kepada perpustakaan yang memang memiliki kemampuan dan kekuatan untuk berkembang.
Program pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini mungkin merupakan hal baru, kecuali bagi perpustakaan perguruan tinggi. Oleh karena itu, jika program ini benar-benar akan dilaksanakan, pihak penyandang dana juga perlu melakukan pelatihan dan sosialisasi secukupnya. Hal itu penting, agar maksud dan tujuan program ini benar-benar tercapai.
Jika Gayung Bersambut …
Sebagaimana dikemukakan dalam judul di atas, lontaran ide pengembangan perpustakaan berbasis hibah kompetisi ini masih bersifat gagasan awal. Gagasan ini, sejujurnya, dikembangkan berdasarkan pengalaman penulis mengikuti dan menjadi reviewer atas program pengembangan perguruan tinggi berbasis kompetisi yang dikembangkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. Penulis melihat bahwa sistem hibah kompetisi tersebut sangat bagus, memotivasi dan menantang institusi perguruan tinggi untuk berkompetisi secara sehat. Budaya kompetisi yang sehat seperti itu memang perlu terus di kembangkan, agar pendanaan yang relatif tidak cukup besar dapat digunakan secara cost effective oleh institusi yang memang mempunyai kemampuan dan kekuatan untuk memanfaatkannya.
Jika gagasan tersebut bersambut, tentu saja diperlukan tindak lanjut yang mencakup berbagai tahapan persiapan/perencanaan. Untuk itu pihak Perpustakaan Nasional RI, khususnya Biro Perencanaan, perlu melakukan sejumlah kegiatan kaji-tindak, antara lain penyusunan guideline, sosialisasi, dan pengangkatan sejumlah reviewer untuk menilai proposal yang akan masuk.
Semoga melalui pola pengembangan berbasis hibah kompetisi ini tingkat kemajuan dan perkembangan perpustakaan di negeri ini semakin tinggi dan merata. Dengan demikian misi utama perpustakaan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa sungguh-sungguh dapat dilaksanakan dengan relatif mudah dan cepat.
Daftar Sumber :
¹Diturunkan dari http://www.sos.mo.gov/library/Ista_03-08.pdf
²Diturunkan dari http://statelibrary.dcr.state.nc.us/gates.htm
³Diringkaskan dari informasi pada http://dikti.org/phk/
http://pustakawan.pnri.go.id/uploads/media/PROGRAMPENGEMBANGANPERPUSTAKAANBERBASISKOMPETISI.doc
Perpustakaan Perguruan Tinggi menghadapi Perubahan paradikma informasi
Perpustakaan Perguruan Tinggi
menghadapi Perubahan Paradigma Informasi
oleh Arif Surachman (05140051)
Latar Belakang
Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia pada saat ini belum mengalami perkembangan yang menggembirakan, terutama dalam mewujudkan perpustakaan yang dapat selalu memenuhi kebutuhan penggunanya. Berbagai macam kendala baik dari dalam maupun luar perpustakaan menjadi salah satu alasan yang mengemuka. Selain itu perdebatan antara pengembangan perpustakaan tradisional dan perpustakaan digital/elektronik semakin sering dilakukan. Namun demikian, ternyata perkembangan selanjutnya telah “mengalahkan” perpustakaan tradisional sebagai sebuah perpustakaan yang perlu dikembangkan. Pelaku perpustakaan asyik melakukan berbagai usaha untuk “memenangkan persaingan” dengan melakukan focus pengembangan terhadap perpustakaan digital elektronik. Hal ini tentu membawa ke sebuah ketimpangan dan pola pengembangan perpustakaan yang “sehat”.
Perpustakaan sebagai “jantung” perguruan tinggi haruslah dapat menjadi sebuah “roh” bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu lulusan dan civitas akademikanya. Untuk itu dukungan dari berbagai pihak perlu dilakukan agar perpustakaan dapat difungsikan sesuai dengan apa yang diharapkan. Disini penulis berusaha untuk sedikit mengemukakan beberapa hal terkait pengembangan perpustakaan perguruan tinggi di masa yang akan datang.
Kendala-kendala
Berbagai kendala pengembangan perpustakaan perguruan tinggi secara umum antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lain di Indonesia khususnya memiliki banyak persamaan (Sulistyo-Basuki, 1994), diantaranya adalah:
a. Masalah sentralisasi dan desentralisasi
Masalah sentralisasi dan desentralisasi seakan menjadikan momok bagi perpustakaan perguruan tinggi untuk berkembang. Para “penganut” sentralisasi menganggap bahwa sentralisasi memungkinkan kemudahan dalam kontrol pengadaan, perlengkapan, pengolahan, dan peminjaman, sedangkan pelaku “desentralisasi” menganggap bahwa desentralisasi memberikan keuntungan akan penempatan koleksi/informasi yang lebih seseuai dengan kebutuhan pemakai dan memudahkan dalam pengelompokkan koleksi yang akan membawa dampak kemudahan pada pemakai. Permasalahan ini tidak akan pernah selesai untuk dijadikan kendala dalam perpustakaan. Menurut hemat penulis, jalan keluarnya adalah mengkolaborasikan dan mensinergikan antara kelemahan dan kelebihan kedua konsep tersebut sehingga pilihan desentralisasi atau sentralisasi tidak lagi dijadikan isyu penting dalam menentukan pengembangan perpustakaan perguruan tinggi.
b. Masalah tenaga pengelola
Masalah ini adalah masalah yang banyak dihadapi oleh perpustakaan perguruan tinggi. Keterbatasan tenaga pengelola terutama yang ahli dan mempunyai pendidikan khusus bidang perpustakaan menjadi kendala tersendiri. Bahkan tidak sedikit yang “hanya” memanfaatkan tenaga lulusan sekolah menengah, sehingga ada keterbatasan dalam penguasaan permasalahan-permasalahan di perpustakaan. Bersyukur saat ini pendidikan bidang perpustakaan cukup menjamur di berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Ke depan perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menyediakan tenaga pengelola yang professional dan mempunyai pendidikan yang cukup dalam bidang perpustakaan. Paling tidak secara rutin harus dipikirkan untuk selalu memberikan semacam bimbingan, pendidikan dan pelatihan bagi tenaga pengelola perpustakaan.
c. Anggaran
Anggaran adalah permasalahan yang sampai saat ini selalu menjadi alasan tidak dapat berkembangnya sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Memang pada kenyataannya anggaran perpustakaaan perguruan tinggi saat ini masih ditopang oleh universitas sebagai lembaga induknya. Namun yang jadi permasalahan adalah masih minimnya perhatian universitas terhadap anggaran perpustakaan, bahkan masih banyak terdapat perpustakaan yang mempunyai alokasi dana jauh dari 5-10% anggaran universitas sesuai dengan standard yang seharusnya ada. Sudah saatnya ke depan, anggaran perpustakaan menjadi syarat mutlak bagi para calon pemimpin universitas dalam menyampaikan visi kepemimpinannya. Tentu hal ini tidaklah mudah, perlu perjuangan keras dari para pengelola perpustakaan. Disisi lain, usaha inovatif dari pengelola perpustakaan dalam mendapatkan dana juga perlu dipertimbangkan.
d. Koleksi
Koleksi adalah salah satu hal yang selalu menjadi sorotan pengguna perpustakaan di perguruan tinggi. Tidak sedikit pengguna yang selalu mengeluh bahwa koleksi perpustakaan tidak pernah berkembang dan koleksi sudah ketinggalan jaman. Sebenarnya ini adalah salah satu akibat dari seretnya anggaran dana yang diberikan universitas kepada perpustakaan. Salah satu solusi yang mungkin adalah melakukan usaha-usaha kerjasama dengan perpustakaan lain, sehingga ada usaha saling menguntungkan antara perpustakaan perguruan tinggi. Hal lain yang perlu dilakukan adalah mengadakan survey dan seleksi pengadaan koleksi yang lebih baik, sehingga anggaran dana yang minim dapat digunakan semaksimal mungkin. Hal ini untuk menghindari pemborosan, karena pembelian koleksi yang asal-asalan akan mengakibatkan ketidakmanfaatan pada koleksi yang ada. Pada berbagai perpustakaan sering kita temui koleksi yang tidak pernah digunakan sama sekali oleh pengguna selama bertahun-tahun. Tentu hal-hal semacam ini ke depan harus dapat dihilangkan.
e. Sikap para pemakai
Pemakai atau pengguna perpustakaan sering menjadi permasalahan tersendiri. Banyaknya pemakai yang tidak tahu cara memakai fasilitas perpustakaan, pemakai tidak tahu cara menelusur informasi, pemakai yang melakukan perusakan terhadap buku, dan seterusnya merupakan serentetan sikap pemakai yang menjadikan perpustakaan semakin terpuruk. Disini perlu ada kerjasama antara pemakai dan petugas perpustakaan, perlu adanya pendidikan pemakai dan promosi perpustakaan yang baik. Hal ini penting karena dengan begitu pemakai akan lebih bisa menghargai keberadaan perpustakaan dan juga bagaimana cara menggunakan atau memanfaatkan perpustakaan yang benar.
Berdasarkan pengalaman penulis, dari beberapa kendala yang disampaikan Sulistyo-Basuki tersebut dapat ditambahkan kendala-kendala lain diantaranya adalah:
f. Perkembangan Teknologi Informasi
Perkembangan teknologi informasi (TI) membawa dampak tersendiri bagi perpustakaan. Perpustakaan dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi apabila tidak ingin ketinggalan dalam menggapai informasi dan memberikan pelayanan yang prima terhadap penggunanya. Perpustakaan akan memerlukan anggaran yang lebih besar untuk memenuhi tuntutan pengembangan TI ini, staf / tenaga perpustakaan dituntut untuk meningkatkan kemampuannya dalam bidang TI, dan pemakai perpustakaan juga mau tidak mau harus dapat menyesuaikan diri dengan fasilitas TI yang ada di perpustakaan. Sehingga ternyata apabila tidak ditangani dengan baik, perkembangan teknologi informasi ini akan menjadi kendala tersendiri bagi perpustakaan.
g. Masalah Kepemimpinan
Masalah kepemimpinan juga merupakan masalah yang tidak dapat ditinggalkan begitu saja. Seringkali dalam beberapa perpustakaan pengangkatan atau penunjukkan pimpinan perpustakaan tidak didasarkan pada kompetensinya dalam bidang perpustakaan tetapi lebih pada factor politis. Hal ini jelas akan sangat mengganggu perkembangan perpustakaan. Karena seringkali perpustakaan menjadi terbengkalai dan dinomorduakan, akhirnya perpustakaan menjadi bagian yang hidup enggan mati tak mau. Untuk itu ke depan perpustakaan perguruan tinggi selalu memerlukan pimpinan yang mempunyai komitmen dan dedikasi tinggi terhadap pengembangan perpustakaan.
Pergeseran Paradigma
Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka perpustakaan dan pusat informasi juga mengalami pergeseran paradigma dalam sumber-sumber informasinya, layanannya, dan pada orientasi penggunanya, dan tanggungjawab staf/pekerja dalam layanan dan system di dalamnya. Menurut Stuert (2002), saat ini pergeseran paradigma informasi yang berakibat pada perubahan pola kerja dan orientasi institusi yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan seperti perpustakaan dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut:
INFORMATION
PARADIGM SHIFT
Resources
Services
Users
(Stuert, Robert: Library and Information Center Management, 2002)
Bagan di atas menekankan pada tiga hal fundamental dalam sebuah institusi perpustakaan atau pusat informasi yakni:
a. Resources / sumber daya
Ada perubahan dan pergeseran dalam pemanfaatan sumber daya. Apabila pada awalnya sumber daya hanya dimiliki dan dimanfaatkan sendiri dan media yang digunakan sangat terbatas, maka pada saat ini sumber daya harus dipikirkan untuk dapat di-sharing dalam wadah yang lebih luas dan berorientasi pada pemanfaatan multiple media atau berbagai ragam media. Hal ini penting karena ada keterbatasan pada tiap-tiap organisasi/institusi perpustakaan dalam menyediakan sumber dayanya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaan harus dapat meningkatkan kerjasama baik melalui forum-forum kerjasama maupun hubungan secara langsung. Hal lain tentunya perpustakaan harus dapat memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang memudahkan perpustakaan untuk melakukan sharing informasi melalui apa yang disebut sebagai virtual library.
b. Services / Layanan
Cara pelayanan dalam bidang informasi atau perpustakaan ini juga mengalami perubahan sesuai dengan tuntutan jaman. Pelayanan tidak lagi hanya hanya berorientasi pada pelayanan di dalam saja (internal) tetapi harus mempunyai pandangan yang lebih universal bagi akses informasi, kolaborasi, dan sharing sumberdaya dan layanan. Konsep cara pelayanannya pun sudah harus lebih bervariasi seperti halnya supermarket, bahkan mungkin hypermarket. Perpustakaan dan pusat informasi diharuskan dapat memberikan berbagai pelayanan yang dibutuhkan oleh pengguna yang terus berkembang dari waktu ke waktu. Seperti layaknya supermarket, maka perpustakaan atau pusat informasi yang dapat memberikan pelayanan lebih bervariasi, murah dan cepat akan memuaskan pengguna dan mendatangkan pengguna lebih banyak lagi.
c. Users / Pengguna
Perlakuan terhadap pengguna dan perilaku tenaga perpustakaan/pusat informasi juga hendaknya mengalami perubahan. Sudah saatnya staf perpustakaan tidak hanya sebagai “penjaga buku” atau koleksi dan menunggu datangnya pengguna tanpa melakukan usaha apapun untuk mendatangkan pengguna. Sudah saatnya perpustakaan melakukan promosi dan memberikan gambaran-gambaran kepada pengguna mengenai bagaimana perpustakaan dapat menjawab kebutuhan informasi mereka. Pengguna juga perlu diberdayagunakan, dididik dan dimanfaatkan untuk perkembangan perpustakaan. Perpustakaan perlu lebih terbuka terhadap kemauan dan keinginan pengguna serta dapat memberikan pengetahuan mengenai pemanfaatan perpustakaan semaksimal mungkin.
Akhirnya diharapkan dari perubahan ini maka akan terjadi sinergitas antara pengguna dan petugas perpustakaan. Keduanya akan saling mendukung dalam pengelolaan dan pengembangan perpustakaan.
Untuk itu perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi ke depannya harus dapat pula menjawab tantangan bagi perubahan paradigma di atas. Hal ini penting agar perpustakaan perguruan tinggi selalu dapat mengikuti perubahan-perubahan di dunia ilmu pengetahuan yang kadangkala tidak dapat diprediksi, dihentikan dan dikontrol.
Peranan “Liaison Librarian”
Salah satu hal yang saat ini belum penulis lihat cukup berperan dalam sebuah perpustakaan terutama perpustakaan perguruan tinggi adalah adanya “Liaison Librarian” atau dapat juga disebut sebagai pustakawan penghubung. Yang dimaksudkan dengan “Liaison Librarian” disini adalah orang yang bertugas membantu pengguna perpustakaan dalam memanfaatkan segala macam sumber informasi dalam sebuah bidang tertentu yang terdapat di perpustakaan.
Dari beberapa kunjungan yang dilakukan oleh penulis dalam beberapa perguruan tinggi di Indonesia, ternyata penulis belum melihat adanya informasi mengenai liaison librarian ini. Hal ini cukup mengherankan, karena melalui liaison librarian inilah visi perpustakaan dalam memberikan total quality services dapat terpenuhi. Liaison librarian sendiri memang membutuhkan seorang tenaga yang menguasai dalam bidang tertentu. Misal, untuk bidang social maka dapat ditangani oleh satu orang liaison librarian, kemudian juga untuk bidang teknik dapat ditangani oleh satu orang liaison librarian. Bahkan liaison librarian ini tidak hanya sebagai penghubung, tapi juga berfungsi sebagai pembimbing, pendidik, pemberi informasi dan penasehat terhadap sebuah informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Liaison librarian ini sangat berperan dalam penemuan informasi yang tepat dan akurat bagi pengguna perpustakaan.
Perpustakaan perguruan tinggi ke depan harus mampu menyediakan liaison librarian sebagai salah satu garda terdepan pelayanan di perpustakaan. Sehingga pengguna perpustakaan akan semakin merasakan manfaatnya ketika datang ke perpustakaan.
Konsep Perpustakaan “Hybrid”
“A hybrid library is a library where 'new' electronic information resources and 'traditional' hardcopy resources co-exist and are brought together in an integrated information service, accessed via electronic gateways available both on-site, like a traditional library, and remotely via the Internet or local computer networks.” (http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html. Diakses 19 Oktober 2005)
Dari pengertian di atas dapat dilihat bahwa yang dimaksud dengan perpustakaan “hybrid” adalah merupakan bentuk perpaduan antara perpustakaan tradisional dan perpustakaan digital/elektronik.
Sebenarnya apabila dilihat, perpustakaan perguruan tinggi saat ini secara tidak sadar dan langsung telah mengembangkan sebuah konsep perpustakaan ini. Hanya saja hal itu masih kurang terasa dan terlihat berdiri sendiri-sendiri. Konsep perpustakaan hybrid ini tidak bisa dipisahkan. Artinya antara pengembangan resources dalam bentuk “tradisional” juga harus seimbang dan dipadukan dengan pengembangan resources “digital/elektronik”. Dalam beberapa sumber disebutkan bahwa perpustakaan harus dapat memadukan antara sumber-sumber yang berupa buku dengan sumber-sumber yang dapat diakses secara elektronik/digital. Perpustakaan harus mengembangkan sebuah konsep layanan informasi yang terintegrasi.
Jadi dalam perpustakaan hybrid ini, pengguna selain memanfaatkan koleksi yang tercetak juga dapat memanfaatkan koleksi yang dapat diakses secara elektronik atau virtual, baik melalui jaringan lokal maupun jaringan internet. Ada sinergitas antara koleksi tercetak dengan elektronik atau virtual, artinya konsep tradisional dan elektronik kedudukannya saling melengkapi satu dengan lainnya, tidak terpisah dan terintegrasi. Perpustakaan perguruan tinggi ke depan harus dapat menerapkan konsep perpustakaan hybrid ini secara lebih “benar” sehingga pengembangan perpustakaan lebih terarah dan tidak berdiri sendiri-sendiri dan terkesan hanya mengikuti trend belaka. Hal lain adalah perubahan paradigma informasi seperti yang disampaikan Stuert, akan dapat dijaga dengan penerapan yang benar terhadap apa yang dinamakan perpustakaan hybrid ini.
Penutup
Perpustakaan perguruan tinggi ke depan pada intinya harus dapat menjawab tantangan perubahan paradigma informasi. Perpustakaan harus dapat memberikan ruang akses yang lebih baik kepada sumber dayanya, penggunanya, dan layanannya. Perpustakaan juga perlu kembali mencermati kendala-kendala yang ada sehingga ke depan dapat mengatasi berbagai kendala dengan baik. Sudah saatnya bagi perpustakaan untuk memfokuskan diri pada mutu pelayanan dengan melibatkan pustakawan secara lebih aktif melalui apa yang disebut dengan liaison librarian dan juga menerapkan secara utuh dan lengkap konsep perpustakaan hybrid.
Daftar Bacaan
Hutton, Angelina. 2001. The Hybrid Library. http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html diakses tanggal 19 Oktober 2005.
Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Cetakan 1, Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga.
Stuert, Robert D. and Barbara B. Moran. 2002. Library and Information Center Management. 6th edition. Greenwood Village, Colorado: Libraries Unlimited.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama.
Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Penerbit Remaja Rosdakarya .
Zheng Ye (Lan) Yang. 2000. University’s Faculty Perception of a Library Liaison Program: A Case Study. The Journal of Academic Librarianship, Volume 26. Number 2, pages. 124-128.
http://arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/permasdep.doc
menghadapi Perubahan Paradigma Informasi
oleh Arif Surachman (05140051)
Latar Belakang
Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia pada saat ini belum mengalami perkembangan yang menggembirakan, terutama dalam mewujudkan perpustakaan yang dapat selalu memenuhi kebutuhan penggunanya. Berbagai macam kendala baik dari dalam maupun luar perpustakaan menjadi salah satu alasan yang mengemuka. Selain itu perdebatan antara pengembangan perpustakaan tradisional dan perpustakaan digital/elektronik semakin sering dilakukan. Namun demikian, ternyata perkembangan selanjutnya telah “mengalahkan” perpustakaan tradisional sebagai sebuah perpustakaan yang perlu dikembangkan. Pelaku perpustakaan asyik melakukan berbagai usaha untuk “memenangkan persaingan” dengan melakukan focus pengembangan terhadap perpustakaan digital elektronik. Hal ini tentu membawa ke sebuah ketimpangan dan pola pengembangan perpustakaan yang “sehat”.
Perpustakaan sebagai “jantung” perguruan tinggi haruslah dapat menjadi sebuah “roh” bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu lulusan dan civitas akademikanya. Untuk itu dukungan dari berbagai pihak perlu dilakukan agar perpustakaan dapat difungsikan sesuai dengan apa yang diharapkan. Disini penulis berusaha untuk sedikit mengemukakan beberapa hal terkait pengembangan perpustakaan perguruan tinggi di masa yang akan datang.
Kendala-kendala
Berbagai kendala pengembangan perpustakaan perguruan tinggi secara umum antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lain di Indonesia khususnya memiliki banyak persamaan (Sulistyo-Basuki, 1994), diantaranya adalah:
a. Masalah sentralisasi dan desentralisasi
Masalah sentralisasi dan desentralisasi seakan menjadikan momok bagi perpustakaan perguruan tinggi untuk berkembang. Para “penganut” sentralisasi menganggap bahwa sentralisasi memungkinkan kemudahan dalam kontrol pengadaan, perlengkapan, pengolahan, dan peminjaman, sedangkan pelaku “desentralisasi” menganggap bahwa desentralisasi memberikan keuntungan akan penempatan koleksi/informasi yang lebih seseuai dengan kebutuhan pemakai dan memudahkan dalam pengelompokkan koleksi yang akan membawa dampak kemudahan pada pemakai. Permasalahan ini tidak akan pernah selesai untuk dijadikan kendala dalam perpustakaan. Menurut hemat penulis, jalan keluarnya adalah mengkolaborasikan dan mensinergikan antara kelemahan dan kelebihan kedua konsep tersebut sehingga pilihan desentralisasi atau sentralisasi tidak lagi dijadikan isyu penting dalam menentukan pengembangan perpustakaan perguruan tinggi.
b. Masalah tenaga pengelola
Masalah ini adalah masalah yang banyak dihadapi oleh perpustakaan perguruan tinggi. Keterbatasan tenaga pengelola terutama yang ahli dan mempunyai pendidikan khusus bidang perpustakaan menjadi kendala tersendiri. Bahkan tidak sedikit yang “hanya” memanfaatkan tenaga lulusan sekolah menengah, sehingga ada keterbatasan dalam penguasaan permasalahan-permasalahan di perpustakaan. Bersyukur saat ini pendidikan bidang perpustakaan cukup menjamur di berbagai perguruan tinggi di Indonesia. Ke depan perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menyediakan tenaga pengelola yang professional dan mempunyai pendidikan yang cukup dalam bidang perpustakaan. Paling tidak secara rutin harus dipikirkan untuk selalu memberikan semacam bimbingan, pendidikan dan pelatihan bagi tenaga pengelola perpustakaan.
c. Anggaran
Anggaran adalah permasalahan yang sampai saat ini selalu menjadi alasan tidak dapat berkembangnya sebuah perpustakaan perguruan tinggi. Memang pada kenyataannya anggaran perpustakaaan perguruan tinggi saat ini masih ditopang oleh universitas sebagai lembaga induknya. Namun yang jadi permasalahan adalah masih minimnya perhatian universitas terhadap anggaran perpustakaan, bahkan masih banyak terdapat perpustakaan yang mempunyai alokasi dana jauh dari 5-10% anggaran universitas sesuai dengan standard yang seharusnya ada. Sudah saatnya ke depan, anggaran perpustakaan menjadi syarat mutlak bagi para calon pemimpin universitas dalam menyampaikan visi kepemimpinannya. Tentu hal ini tidaklah mudah, perlu perjuangan keras dari para pengelola perpustakaan. Disisi lain, usaha inovatif dari pengelola perpustakaan dalam mendapatkan dana juga perlu dipertimbangkan.
d. Koleksi
Koleksi adalah salah satu hal yang selalu menjadi sorotan pengguna perpustakaan di perguruan tinggi. Tidak sedikit pengguna yang selalu mengeluh bahwa koleksi perpustakaan tidak pernah berkembang dan koleksi sudah ketinggalan jaman. Sebenarnya ini adalah salah satu akibat dari seretnya anggaran dana yang diberikan universitas kepada perpustakaan. Salah satu solusi yang mungkin adalah melakukan usaha-usaha kerjasama dengan perpustakaan lain, sehingga ada usaha saling menguntungkan antara perpustakaan perguruan tinggi. Hal lain yang perlu dilakukan adalah mengadakan survey dan seleksi pengadaan koleksi yang lebih baik, sehingga anggaran dana yang minim dapat digunakan semaksimal mungkin. Hal ini untuk menghindari pemborosan, karena pembelian koleksi yang asal-asalan akan mengakibatkan ketidakmanfaatan pada koleksi yang ada. Pada berbagai perpustakaan sering kita temui koleksi yang tidak pernah digunakan sama sekali oleh pengguna selama bertahun-tahun. Tentu hal-hal semacam ini ke depan harus dapat dihilangkan.
e. Sikap para pemakai
Pemakai atau pengguna perpustakaan sering menjadi permasalahan tersendiri. Banyaknya pemakai yang tidak tahu cara memakai fasilitas perpustakaan, pemakai tidak tahu cara menelusur informasi, pemakai yang melakukan perusakan terhadap buku, dan seterusnya merupakan serentetan sikap pemakai yang menjadikan perpustakaan semakin terpuruk. Disini perlu ada kerjasama antara pemakai dan petugas perpustakaan, perlu adanya pendidikan pemakai dan promosi perpustakaan yang baik. Hal ini penting karena dengan begitu pemakai akan lebih bisa menghargai keberadaan perpustakaan dan juga bagaimana cara menggunakan atau memanfaatkan perpustakaan yang benar.
Berdasarkan pengalaman penulis, dari beberapa kendala yang disampaikan Sulistyo-Basuki tersebut dapat ditambahkan kendala-kendala lain diantaranya adalah:
f. Perkembangan Teknologi Informasi
Perkembangan teknologi informasi (TI) membawa dampak tersendiri bagi perpustakaan. Perpustakaan dituntut untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi apabila tidak ingin ketinggalan dalam menggapai informasi dan memberikan pelayanan yang prima terhadap penggunanya. Perpustakaan akan memerlukan anggaran yang lebih besar untuk memenuhi tuntutan pengembangan TI ini, staf / tenaga perpustakaan dituntut untuk meningkatkan kemampuannya dalam bidang TI, dan pemakai perpustakaan juga mau tidak mau harus dapat menyesuaikan diri dengan fasilitas TI yang ada di perpustakaan. Sehingga ternyata apabila tidak ditangani dengan baik, perkembangan teknologi informasi ini akan menjadi kendala tersendiri bagi perpustakaan.
g. Masalah Kepemimpinan
Masalah kepemimpinan juga merupakan masalah yang tidak dapat ditinggalkan begitu saja. Seringkali dalam beberapa perpustakaan pengangkatan atau penunjukkan pimpinan perpustakaan tidak didasarkan pada kompetensinya dalam bidang perpustakaan tetapi lebih pada factor politis. Hal ini jelas akan sangat mengganggu perkembangan perpustakaan. Karena seringkali perpustakaan menjadi terbengkalai dan dinomorduakan, akhirnya perpustakaan menjadi bagian yang hidup enggan mati tak mau. Untuk itu ke depan perpustakaan perguruan tinggi selalu memerlukan pimpinan yang mempunyai komitmen dan dedikasi tinggi terhadap pengembangan perpustakaan.
Pergeseran Paradigma
Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka perpustakaan dan pusat informasi juga mengalami pergeseran paradigma dalam sumber-sumber informasinya, layanannya, dan pada orientasi penggunanya, dan tanggungjawab staf/pekerja dalam layanan dan system di dalamnya. Menurut Stuert (2002), saat ini pergeseran paradigma informasi yang berakibat pada perubahan pola kerja dan orientasi institusi yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan seperti perpustakaan dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut:
INFORMATION
PARADIGM SHIFT
Resources
Services
Users
(Stuert, Robert: Library and Information Center Management, 2002)
Bagan di atas menekankan pada tiga hal fundamental dalam sebuah institusi perpustakaan atau pusat informasi yakni:
a. Resources / sumber daya
Ada perubahan dan pergeseran dalam pemanfaatan sumber daya. Apabila pada awalnya sumber daya hanya dimiliki dan dimanfaatkan sendiri dan media yang digunakan sangat terbatas, maka pada saat ini sumber daya harus dipikirkan untuk dapat di-sharing dalam wadah yang lebih luas dan berorientasi pada pemanfaatan multiple media atau berbagai ragam media. Hal ini penting karena ada keterbatasan pada tiap-tiap organisasi/institusi perpustakaan dalam menyediakan sumber dayanya. Untuk itu mau tidak mau perpustakaan harus dapat meningkatkan kerjasama baik melalui forum-forum kerjasama maupun hubungan secara langsung. Hal lain tentunya perpustakaan harus dapat memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang memudahkan perpustakaan untuk melakukan sharing informasi melalui apa yang disebut sebagai virtual library.
b. Services / Layanan
Cara pelayanan dalam bidang informasi atau perpustakaan ini juga mengalami perubahan sesuai dengan tuntutan jaman. Pelayanan tidak lagi hanya hanya berorientasi pada pelayanan di dalam saja (internal) tetapi harus mempunyai pandangan yang lebih universal bagi akses informasi, kolaborasi, dan sharing sumberdaya dan layanan. Konsep cara pelayanannya pun sudah harus lebih bervariasi seperti halnya supermarket, bahkan mungkin hypermarket. Perpustakaan dan pusat informasi diharuskan dapat memberikan berbagai pelayanan yang dibutuhkan oleh pengguna yang terus berkembang dari waktu ke waktu. Seperti layaknya supermarket, maka perpustakaan atau pusat informasi yang dapat memberikan pelayanan lebih bervariasi, murah dan cepat akan memuaskan pengguna dan mendatangkan pengguna lebih banyak lagi.
c. Users / Pengguna
Perlakuan terhadap pengguna dan perilaku tenaga perpustakaan/pusat informasi juga hendaknya mengalami perubahan. Sudah saatnya staf perpustakaan tidak hanya sebagai “penjaga buku” atau koleksi dan menunggu datangnya pengguna tanpa melakukan usaha apapun untuk mendatangkan pengguna. Sudah saatnya perpustakaan melakukan promosi dan memberikan gambaran-gambaran kepada pengguna mengenai bagaimana perpustakaan dapat menjawab kebutuhan informasi mereka. Pengguna juga perlu diberdayagunakan, dididik dan dimanfaatkan untuk perkembangan perpustakaan. Perpustakaan perlu lebih terbuka terhadap kemauan dan keinginan pengguna serta dapat memberikan pengetahuan mengenai pemanfaatan perpustakaan semaksimal mungkin.
Akhirnya diharapkan dari perubahan ini maka akan terjadi sinergitas antara pengguna dan petugas perpustakaan. Keduanya akan saling mendukung dalam pengelolaan dan pengembangan perpustakaan.
Untuk itu perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi ke depannya harus dapat pula menjawab tantangan bagi perubahan paradigma di atas. Hal ini penting agar perpustakaan perguruan tinggi selalu dapat mengikuti perubahan-perubahan di dunia ilmu pengetahuan yang kadangkala tidak dapat diprediksi, dihentikan dan dikontrol.
Peranan “Liaison Librarian”
Salah satu hal yang saat ini belum penulis lihat cukup berperan dalam sebuah perpustakaan terutama perpustakaan perguruan tinggi adalah adanya “Liaison Librarian” atau dapat juga disebut sebagai pustakawan penghubung. Yang dimaksudkan dengan “Liaison Librarian” disini adalah orang yang bertugas membantu pengguna perpustakaan dalam memanfaatkan segala macam sumber informasi dalam sebuah bidang tertentu yang terdapat di perpustakaan.
Dari beberapa kunjungan yang dilakukan oleh penulis dalam beberapa perguruan tinggi di Indonesia, ternyata penulis belum melihat adanya informasi mengenai liaison librarian ini. Hal ini cukup mengherankan, karena melalui liaison librarian inilah visi perpustakaan dalam memberikan total quality services dapat terpenuhi. Liaison librarian sendiri memang membutuhkan seorang tenaga yang menguasai dalam bidang tertentu. Misal, untuk bidang social maka dapat ditangani oleh satu orang liaison librarian, kemudian juga untuk bidang teknik dapat ditangani oleh satu orang liaison librarian. Bahkan liaison librarian ini tidak hanya sebagai penghubung, tapi juga berfungsi sebagai pembimbing, pendidik, pemberi informasi dan penasehat terhadap sebuah informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Liaison librarian ini sangat berperan dalam penemuan informasi yang tepat dan akurat bagi pengguna perpustakaan.
Perpustakaan perguruan tinggi ke depan harus mampu menyediakan liaison librarian sebagai salah satu garda terdepan pelayanan di perpustakaan. Sehingga pengguna perpustakaan akan semakin merasakan manfaatnya ketika datang ke perpustakaan.
Konsep Perpustakaan “Hybrid”
“A hybrid library is a library where 'new' electronic information resources and 'traditional' hardcopy resources co-exist and are brought together in an integrated information service, accessed via electronic gateways available both on-site, like a traditional library, and remotely via the Internet or local computer networks.” (http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html. Diakses 19 Oktober 2005)
Dari pengertian di atas dapat dilihat bahwa yang dimaksud dengan perpustakaan “hybrid” adalah merupakan bentuk perpaduan antara perpustakaan tradisional dan perpustakaan digital/elektronik.
Sebenarnya apabila dilihat, perpustakaan perguruan tinggi saat ini secara tidak sadar dan langsung telah mengembangkan sebuah konsep perpustakaan ini. Hanya saja hal itu masih kurang terasa dan terlihat berdiri sendiri-sendiri. Konsep perpustakaan hybrid ini tidak bisa dipisahkan. Artinya antara pengembangan resources dalam bentuk “tradisional” juga harus seimbang dan dipadukan dengan pengembangan resources “digital/elektronik”. Dalam beberapa sumber disebutkan bahwa perpustakaan harus dapat memadukan antara sumber-sumber yang berupa buku dengan sumber-sumber yang dapat diakses secara elektronik/digital. Perpustakaan harus mengembangkan sebuah konsep layanan informasi yang terintegrasi.
Jadi dalam perpustakaan hybrid ini, pengguna selain memanfaatkan koleksi yang tercetak juga dapat memanfaatkan koleksi yang dapat diakses secara elektronik atau virtual, baik melalui jaringan lokal maupun jaringan internet. Ada sinergitas antara koleksi tercetak dengan elektronik atau virtual, artinya konsep tradisional dan elektronik kedudukannya saling melengkapi satu dengan lainnya, tidak terpisah dan terintegrasi. Perpustakaan perguruan tinggi ke depan harus dapat menerapkan konsep perpustakaan hybrid ini secara lebih “benar” sehingga pengembangan perpustakaan lebih terarah dan tidak berdiri sendiri-sendiri dan terkesan hanya mengikuti trend belaka. Hal lain adalah perubahan paradigma informasi seperti yang disampaikan Stuert, akan dapat dijaga dengan penerapan yang benar terhadap apa yang dinamakan perpustakaan hybrid ini.
Penutup
Perpustakaan perguruan tinggi ke depan pada intinya harus dapat menjawab tantangan perubahan paradigma informasi. Perpustakaan harus dapat memberikan ruang akses yang lebih baik kepada sumber dayanya, penggunanya, dan layanannya. Perpustakaan juga perlu kembali mencermati kendala-kendala yang ada sehingga ke depan dapat mengatasi berbagai kendala dengan baik. Sudah saatnya bagi perpustakaan untuk memfokuskan diri pada mutu pelayanan dengan melibatkan pustakawan secara lebih aktif melalui apa yang disebut dengan liaison librarian dan juga menerapkan secara utuh dan lengkap konsep perpustakaan hybrid.
Daftar Bacaan
Hutton, Angelina. 2001. The Hybrid Library. http://hylife.unn.ac.uk/toolkit/The_hybrid_library.html diakses tanggal 19 Oktober 2005.
Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Cetakan 1, Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga.
Stuert, Robert D. and Barbara B. Moran. 2002. Library and Information Center Management. 6th edition. Greenwood Village, Colorado: Libraries Unlimited.
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama.
Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Penerbit Remaja Rosdakarya .
Zheng Ye (Lan) Yang. 2000. University’s Faculty Perception of a Library Liaison Program: A Case Study. The Journal of Academic Librarianship, Volume 26. Number 2, pages. 124-128.
http://arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/permasdep.doc
KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI BPK PENABUR KPS JAKARTA
KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI BPK PENABUR KPS JAKARTA
Oleh : Drs. Maman Surahman
Makalah sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik, yang diselenggarakan oleh PUSTEKKOM Dikbud bekerjasama dengan IDLN (Indonesian Distance Learning Network) di Hotel Griya Astoeti, Cisarua, Bogor, 22- 26 Februari 1999.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat telah mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia. Kecepatan memperoleh informasi juga menjadi salah satu ciri dari situasi ini. Tidak hanya kemudahan dalam memperoleh informasi, tapi juga harga atau modal yang mahal yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut.
BPK Penabur KPS Jakarta sebagai suatu institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan pendidikan sangat diharuskan untuk membuat dan menyediakan sistem informasi yang baik. Kebutuhan akan informasi sangat dirasakan oleh setiap personalia yang ada di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta, baik pengurus, karyawan dan guru, serta tak terkecuali siswa sebagai peserta didik. Siswa sebagai salah satu aset institusi yang penting haruslah mendapatkan prioritas dalam mendapatkan informasi terutama yang berkaitan dengan kegiatan belajar mereka.
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai komplek merupakan bagian dari suatu sistem informasi. Kegiatan belajar mengajar sebagai suatu proses komunikasi akan berjalan dengan baik jika ditunjang dengan unsur-unsur komunikasi yang baik pula, seperti sumber informasi, saluran informasi, dan penerima informasi. Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi akan sangat bermanfaat jika ternyata mampu menyediakan berbagai pesan yang dibutuhkan oleh user (pengguna), guru, siswa, karyawan sekolah, dan lain-lain. Penyediaan informasi yang lengkap melalui perpustakaan sekolah akan sangat membantu siswa dalam proses belajarnya. Selain itu gurupun dapat memanfaatkan perpustakaan terutama untuk memperoleh sumber-sumber pengetahuan baru yang sangat berguna bagi peningkatan kemampuannya,
Pepustakaan yang berada di setiap sekolah dan tersebar di berbagai komplek merupakan aset yang sangat penting pula. Hanya kondisi perpustakaan yang ada saat ini masih bersifat konvensional. Tanpa kehadiran (user) pengguna di perpustakaan, informasi dari bahan pustaka tidak dapat diperoleh pengguna. Artinya pengelolaan dan pelayanan perpustakaan masih bersifat manual. Dengan perkembangan teknologi informasi yang terjadi dewasa ini, perpustakaan dapat diubah dalam segi penyediaan informasi, pengelolaan serta pelayanannya melalui perangkat elektronis yaitu komputer. Ini yang biasa disebut dengan elektronic library atau perpustakaan elektronik. Kecepatan dan kemudahan memperoleh informasi akan menjadi ciri sebuah perpustakaan elektronik, sehingga akan menghilangkan hambatan waktu, jarak dan ruang atau tempat. Hal ini merupakan perkembangan yang lebih jauh setelah teknologi informasi terutama internet telah menjadi pilihan di lingkungan institusi BPK Penabur KPS Jakarta. Namun sejauh mana dan persyaratan-persyaratan apa saja yang harus ada untuk sebuah perpustakaan elektronik baru merupakan sebuah pemikiran yang mudah-mudahan suatu saat akan terwujud. Mengenai apa dan bagaimana perpustakaan elektronik serta persyaratan apa yang harus ada, pengelolaan serta pelayanan yang bagaimana dalam sebuah perpustakaan elektronik akan diuraikan pada bahasan berikutnya. Selanjutnya berbagai kemungkinan membuat dan menyelenggarakan perpustakaan elektronik di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta serta upaya-upaya apa saja yang akan dilakukan sehubungan dengan hal ini akan menjadi bahasan serta kajian bersama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam penyediaan informasi di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Semoga uraian dalam makalah ini akan bermanfaat bagi perkembangan BPK Penabur KPS Jakarta di masa yang akan datang, dan makalah ini juga sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik yang telah dilaksanakan dan kebetulan penulis adalah salah satu peserta dari kegiatan tersebut.
Lebih Jauh Tentang Electronic Library (Perpustakaan Elektronik)
Electronic Library atau perpustakaan elektronik atau juga dikenal dengan perpustakaan maya adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer. Jika dalam perpustakaan konvensional, bahan-bahan pustaka tersimpan dalam rak-rak penyimpanan dengan kodifikasi (DDC = Dewey Decimal Classification), tersedia meja/laci katalog untuk penelusuran bahan pustaka, ada bagian sirkulasi, ada ruang baca, dan lain-lain. Dalam perpustakaan elektronik, komponen-komponen tersebut tetap ada dalam pengertian tersedia tetapi tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional. Perpustakaan elektronik merupakan provider atau penyedia informasi, transaksi atau layanan informasinya bersifat elektronik, serta menyediakan bahan-bahan pustaka (item) selain dalam bentuk data elektronik juga dalam bentuk yang lain seperti yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.
Perpustakaan elektronik merupakan salah satu alternatif dalam menyediakan sumber informasi untuk kegiatan pembelajaran jarak jauh (distance learning), mengingat user atau pengguna perpustakaan berada di tempat yang tidak diketahui keberadaannya. Ini dimungkinkan dengan adanya teknologi internet yang sudah berkembang dengan sangat pesat dewasa ini.
User dalam memperoleh informasi, selain menggunakan saluran elektronis seperti melalui komputer dan telepon juga dapat memperolehnya melalui layanan lain seperti melalui jaringan layanan pos atau user juga bisa datang langsung ke tempat di mana sumber informasi tersebut berada.
Dalam perpustakaan konvensional, organisasi perpustakaan biasanya terdiri dari kepala perpustakaan, bagian/divisi pengadaan, bagian pengolahan, bagian sirkulasi, bagian referensi, dan lain-lain. Pada perpustakaan elektronik bagian atau divisi umumnya masih seperti perpustakaan konvensional. Tetapi untuk sebuah perpustakaan elektronik, divisi atau bagian yang minimal harus ada adalah bagian yang mengurus tentang hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), divisi pengadaan, dan divisi/bagian pelayanan. Yang membedakan kedua perpustakaan itu adalah sifat pekerjaan dari masing-masing bagian/divisi yang ditanganinya. Untuk perpustakaan elektronik sesuai dengan ciri dari perpustakaan elektronik itu sendiri yang menyediakan data dan pelayanan elektronik, maka fungsi dari masing-masing bagianpun tidak akan terlepas dari perangkat elektronik.
Untuk lebih memberikan gambaran lebih jelas lagi, perpustakaan elektronik sebagai suatu sistem informasi, bagaimana keterkaitan dan hubungan yang terjadi antar komponen dalam sebuah perpustakaan elektronik dapat digambarkan seperti berikut ini :
Identifikasi data dan informasi yang dibutuhkan
Umumnya dalam pengembangan sebuah perpustakaan elektronik selalu bertitik tolak dari kondisi atau keadaan suatu perpustakaan konvensional. Ini disebabkan terutama dalam hal penyediaan data yang dibutuhkan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Data yang umumnya tersedia dalam perpustakaan konvensional, mengalami perubahan format yaitu didisain kedalam format elektronik yang harus memiliki standar internasional sehingga dapat diakses oleh semua mesin pengakses (komputer).
Data yang berhubungan dengan item pustaka (bahan pustaka) dapat dibuat identifikasinya seperti berikut ini :
Buku
Majalah/buletin/jurnal
Juklak/juknis/form/SK.
Modul
Kertas kerja/laporan penelitian
Kliping
Brosur
Referensi
Audio visual
Sedangkan informasi yang dibutuhkan dari data-data di atas dapat dibuat kodifikasi atau penggolongan sesuai dengan kebutuhan atau yang berlaku di dalam perpustakaan pada umumnya, seperti :
Karya umum (bibliografi, ensiklopedi umum, jurnal, penerbitan dan surat kabar, dll.)
Filsafat dan psikologi
Agama
Ilmu-ilmu sosial (pendidikan, statistik, politik, ekonomi & manajemen, dll.)
Bahasa
Ilmu-ilmu murni (Pasti/Alam)
Ilmu-ilmu terapan (Teknologi)
Kesenian, hiburaan, olahraga
Kesusasteraan
Sejarah umum dan geografi
Dalam mengembangkan perpustakaan elektronik, selain data item pustaka seperti yang telah diuraikan di atas, masih perlu dibuat informasi data mengenai keanggotan, transaksi, jenis-jenis layanan (public service) yang akan diberikan, juga data mengenai statistik layanan perpustakaan elektronik.
Data yang berhubungan dengan keanggotaan, ini meliputi tipe / jenis keanggotaan serta biodata keanggotaannya. Tipe keanggotaan adalah bersifat terdaftar atau tidak terdaftar, individu atau atas nama instansi. Karakteristik dari anggota atau user, misalnya : siswa, mahasiswa, guru/dosen, karyawan departemen, peserta diklat, atau masyarakat umum. Sedangkan biodata yang dibutuhkan adalah seperti; nama, nomor ID, instansi/kantor, alamat rumah/kantor, kota, kode pos, telepon serta fax rumah/kantor, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
Data yang berhubungan dengan transaksi perpustakaan dimaksudkan adalah data yang berhubungan dengan sirkulasi misalnya tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, denda, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
Data yang berhubungan dengan public service, yang dimaksud adalah data mengenai promosi serta pengembangan sumber daya manusia baik bagi user (anggota) maupun bagi pengelola perpustakaan elektronik itu sendiri, konsultasi, seminar, pelatihan, kemudahan memperoleh materi dari item pustaka misalnya bisa dibeli, dicopy, diantar, atau melalui fasilitas download melalui internet, e-mail, dan lain-lain. Sedangkan data yang berhubungan dengan pengembangan sumberdaya manusia untuk kebutuhan seminar/pelatihan seperti : nama kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, jadwal acara, sponsor, biaya, dan lain-lain.
Data yang berhubungan dengan statistik adalah data yang bersifat output seperti data jumlah pengunjung, jumlah item yang dipinjam, jumlah item yang paling banyak dicari, jumlah item yang dicari tetapi tidak ada, dan lain-lain. Data ini dapat digunakan untuk membuat suatu laporan secara periodik atau berkala, misalnya grafik pengunjung (visitor), grafik peminjaman item pustaka, dan lain-lain.
Struktur data dan standar kepustakaan
Dari uraian dan identifikasi data di atas tadi, maka selanjutnya dibuatlah struktur dari masing-masing data ke dalam format pembuat database. Pada bagian ini prosesnya akan memakan waktu yang cukup banyak, karena akan melalui langkah-langkah yang berurutan yang harus dilakukan. Pekerjaan dimulai dengan pembuatan lembar kerja (worksheet), pengisian lembar kerja yaitu pemindahan semua data yang akan dibuat databasenya ke lembar ini, selanjutnya yang terakhir adalah pemasukan (input) ke dalam mesin (komputer) pembuat database. Ini semua bisa dilakukan setelah perangkat lunak (software) dipilih sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini disajikan struktur database yang dirancang untuk kebutuhan katalog elektronik untuk item pustaka (klas) untuk jenis buku, maka field-field untuk database yang harus tersedia adalah sebagai berikut :
Nomor panggil/ Nomor klas
Nomor ISBN
Nama pengarang
Judul
Impresum (tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit)
Kolasi (jumlah halaman, ilustrasi, dimensi)
Keterangan seri
Catatan (umum, biblioggrafi, isi)
Tajuk subyek
Tajuk tambahan
Sumber/lokasi
Keyword (kata kunci)
Abstark
Untuk item klas selain bahan cetakan dapat dibuat field-field database sesuai dengan karakteristik masing-masing bahan pustaka, seperti untuk audio visual field database yang dibutuhkan adalah :
Nomor panggil/ Nomor klas
Sutradara/penanggungjawab program
Produser
Judul
Durasi (waktu putar)
Copyright/hak cipta
Sumber/lokasi
Deskripsi fisik
Seri
Catatan
Tajuk subyek
Tajuk tambahan
Keyword (kata kunci)
Abstrak
Pelayanan
Dalam perpustakaan konvensional bagian sirkulasi adalah bagian yang paling bertanggung jawab terhadap proses penggunaan bahan pustaka. Pemakai (user) akan selalu melewati bagian ini untuk kebutuhan peminjaman dan permintaan salinan materi pustaka. Di bagian ini akan ditemui data mengenai jumlah pengunjung, jumlah koleksi yang dipinjam, jumlah koleksi yang paling banyak/sering dipinjam, jumlah koleksi yang belum kembali, data mengenai anggota yang mendapat denda, dan sebagainya. Pada perpustakaan elektronik hal-hal seperti ini tetap ada, hanya tidak akan tampak hiruk-pikuk seperti pada perpustakaan konvensional. Fungsi ini akan ditemukan di dalam perpustakaan elektronik pada bagian atau divisi statistik.
Pada proses pelayanan yang digambarkan di atas ada sesuatu yang selalu dilalui oleh pemakai (user) yaitu yang disebut user interface. User interface merupakan jembatan antara user dengan sistem yang dijalankan sebuah perpustakaan elektronik. Proses dimulai dengan pertanyaan user, apa yang akan dilakukan user dan darimana user akan memulainya. Pada tingkat ini pengalaman dan pengetahuan user akan membantu proses interaksi antara user dengan sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Kondisi user dapat dibedakan antara yang sudah melek komputer atau mengerti tentang katalog dan user yang buta komputer serta belum memahami katalog.
Dalam proses pencarian dan penelusuran informasi memang ada user yang sungguh-sungguh mencari sesuatu informasi, tetapi terkadang ada user yang hanya sekedar browsing untuk mengetahui berbagai fasilitas layanan yang diberikan. Untuk itu sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik harus dapat memberikan petunjuk dan informasi yang lengkap sebagai alat bantu (help). Berbagai program bantu saat ini banyak ditemui dalam bentuk quick tour. Yang harus disadari adalah bahwa suatu sistem yang dijalankan tidak mungkin akan menjawab semua kebutuhan user, untuk itu sebuah search engine yang baik harus meyediakan berbagai alternatif penelusuran misalnya hanya dengan memasukkan sebuah kata kunci (keyword).
Pada pembahasan data dan informasi yang dibutuhkan di atas telah disinggung mengenai data-data untuk public service, maka pada pembahasan mengenai pelayanan akan dibahas mengenai berbagai fasilitas yang mungkin perlu disediakan seperti terlihat pada bagan di bawah ini :
Jaringan dan sistem pengamanan
Sebuah jaringan yang baik akan menentukan sebuah sistem informasi berjalan dengan baik pula. Di sini belum dibicarakan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang akan mendukung jaringan dalam suatu sistem informasi. Jaringan akan dibentuk sesuai dengan kebutuhan dan tentunya menyangkut anggaran biaya yang tersedia disamping kemauan institusi yang bersangkutan. Pada bagian ini akan diinformasikan sebatas pada hal-hal yang berhubungan dengan aspek pengamanan jika mau mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Pengamanan mencakup lingkup pengamanan data yang berupa pengamanan data elektronik, fasilitas fisik, dan prosedur kerja.
Pengamanan data elektronik mencakup disemua aspek seperti pada bagan di atas. Pada sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik hanya yang berwenang yang memiliki akses ke dalam data dengan fasilitas fastword yang dimilikinya. Campur tangan bagian lain yang bukan wewenangnya akan menjadikan keamanan data kurang dapat dijamin dengan baik.
Pengamanan yang berhubungan dengan fasilitas fisik akan menjadikan sistem dan jaringan akan terpelihara dengan baik, dimana di dalamnya tersimpan data. Ini merupakan pengamanan terhadap seluruh investasi biaya yang telah dikeluarkan untuk menjalankan sebuah perpustakaan elektronik.
Sedangkan pengamanan yang berhubungan dengan prosedur kerja seperti terlihat pada bagan di atas berlaku untuk pengelola sebuah perpustakaan elektronik. Ini terkait dengan manajemen yang akan dijalankan oleh perpustakaan elektronik tersebut. Dalam menjalankan perpustakaan elektronik akan banyak menemukan permasalahan hukum terutama dengan masalah hak cipta (copyright) yang hingga saat ini menjadi masalah yang terkadang kurang mendapat perhatian yang serius. Untuk ini perlu ditetapkan kode etik dan hukum untuk mengantisipasi langkah ke depan.
Pengembangan sumber daya manusia
Pengembangan sebuah perpustakaan elektronik sangan membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan teruji. Ini akan mencakup berbagai disiplin ilmu, seperti terlihat pada daftar berikut ini :
Analis sistem (tim multidisiplin)
Software engineer
Programer
Database administrator
Network administrator
Teknisi
Operator
Seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan belum cukup handal untuk mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Untuk menjadi seorang analis sistem, seorang pustakawan harus melengkapi dirinya dengan kemampuan di bidang komputer. Inipun harus ditunjang oleh beberapa ahli dari disiplin ilmu yang lain, seperti ahli komunikasi, ahli teknologi pendidikan, dan lain-lain.
Kondisi Umum Perpustakaan Sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai kompleks memiliki perpustakaan sendiri-sendiri. Dari data yang dikeluarkan bagian pendidikan, mulai jenjang SD hingga SLTA tidak semua sekolah memiliki perpustakaan dengan kategori baik. Masih ada beberapa sekolah yang memiliki perpustakaan dengan kategori kurang. Ini sesuai dengan perkembangan tiap-tiap sekolah yang ditinjau dari segi sarana dan perkembangan sumber daya manusianya. Untuk sekolah yang memiliki perpustakaan yang baik terutama jenjang SLTP dan SLTA, perlu ditinjau kembali sarana dan fasilitas yang tersedia di masing-masing perpustakaannya. Ini diperlukan terutama untuk mengetahui mengenai jumlah koleksi, sistem penyimpanan data, statistik, dan lain-lain.
Berangkat dari kondisi umum perpustakaan sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang masih bersifat konvensional, dipilih beberapa sekolah unggulan yang memiliki kemungkinan untuk pengembangan perpustakaannya. Yang cukup menggembirakan adalah bahwa hingga saat ini perpustakaan untuk jenjang SLTP dan SLTA sudah dilakukan komputerisasi administrasi perpustakaan. Setiap perpustakaan sudah memiliki database yang tersimpan di komputer masing-masing perpustakaan, seperti data koleksi, data anggota, dan data sirkulasi. Sekolah-sekolah yang sudah memiliki akses ke internet SLTPK 2, SMUK 1, dan SMUK 3. Kompleks sekolah yang sudah ada jaringan lokal (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Kelapa Gading, dan Sunrise Garden. Ini sudah merupakan modal awal untuk tahap pengembangan sebuah perpustakaan elektronik.
Upaya-upaya Kearah Pengembangan Perpustakaan Elektronik
Mendisain data elektronik :
Langkah yang pertama adalah menata kembali disain Home Page BPK Penabur yang sudah online, kemungkinan dimasukkannya komponen perpustakaan yang bisa diakses melalui internet.
Pengembangan majalah elekronik yang saat ini sudah berada di Home Page BPK Penabur dan sudah dapat diakses melalui internet seperti Berita Penabur, Karya Wiyata, Widya Warta, dan Jelajah.
Pengembangan program CAI untuk jenjang SMU yang saat ini sudah ada seperti CAI Fisika dan Matematika untuk dilanjutkan dengan bidang studi yang lain. Ini cukup memungkinkan karena di semua sekolah jenjang SMU sudah memiliki fasilitas untuk presentasi multimedia.
Pembuatan database katalog dari koleksi (item pustaka) sebagai katalog elektronik di seluruh perpustakaan sekolah BPK Penabur KPS Jakarta sebagai upaya pengembangan koleksi perpustakaan.
Pembuatan resensi bahan pustaka (item pustaka) menjadi data elektronik sebagai informasi awal untuk penelusuran bagi pengguna perpustakaan sebelum memperoleh sumber yang asli di tempat penyimpanan perpustakaan.
Pembuatan jaringan perpustakaan di tingkat kompleks sekolah (intranet):
Untuk kompleks sekolah yang sudah memiliki jaringan (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Sunrise Garden, dan kompleks Kelapa Gading fasilitas jaringan ditambah hingga ke ruang-ruang perpustakaan sekolah yang berada di areal komplek tersebut. Seperti untuk kompleks Tanjung Duren dapat dibuatkan koneksi jaringan dari perpustakaan SMUK 1, perpustakaan SMK 1 dan SMK 2, dan pepustakaan SMFK.
Untuk sekolah-sekolah yang berada dalam satu kompleks dapat dibuat kumpulan database dari setiap perpustakaan dan ditempatkan pada sebuah server sehinga dapat diakses oleh pemakai di kompleks tersebut.
Upaya akhir dari pengembangan perpustakaan elektronik adalah terbentuknya jaringan perpustakaan di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Jika ini terealisasi maka berbagai manfaat akan diperoleh dari upaya-upaya ini, seperti :
Bagi Siswa :
Penyediaan sumber-sumber pengetahuan untuk pengerjaan tugas-tugas bidang studi.
Kemudahan informasi melaui internet
Kemudahan informasi dari koleksi buku (item pustaka) yang ada di perpustakaan antar sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Dapat langsung mencetak materi yang dibutuhkan dari sumber tersebut.
Bagi Guru :
Dapat meningkatkan wawasan pengetahuan guru bidang studi, akses ke internet, akses ke resensi buku (koleksi perpustakaan), dan lain-lain.
Mempermudah guru dalam mendisain media pembelajaran dengan tersedianya sumber-sumber materi yang mudah diperoleh melalui komputer.
Sumber :
http://www1.bpkpenabur.or.id/kps-jkt/p4/ava/elib/homepage.htm
Oleh : Drs. Maman Surahman
Makalah sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik, yang diselenggarakan oleh PUSTEKKOM Dikbud bekerjasama dengan IDLN (Indonesian Distance Learning Network) di Hotel Griya Astoeti, Cisarua, Bogor, 22- 26 Februari 1999.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat telah mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia. Kecepatan memperoleh informasi juga menjadi salah satu ciri dari situasi ini. Tidak hanya kemudahan dalam memperoleh informasi, tapi juga harga atau modal yang mahal yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut.
BPK Penabur KPS Jakarta sebagai suatu institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan pendidikan sangat diharuskan untuk membuat dan menyediakan sistem informasi yang baik. Kebutuhan akan informasi sangat dirasakan oleh setiap personalia yang ada di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta, baik pengurus, karyawan dan guru, serta tak terkecuali siswa sebagai peserta didik. Siswa sebagai salah satu aset institusi yang penting haruslah mendapatkan prioritas dalam mendapatkan informasi terutama yang berkaitan dengan kegiatan belajar mereka.
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai komplek merupakan bagian dari suatu sistem informasi. Kegiatan belajar mengajar sebagai suatu proses komunikasi akan berjalan dengan baik jika ditunjang dengan unsur-unsur komunikasi yang baik pula, seperti sumber informasi, saluran informasi, dan penerima informasi. Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi akan sangat bermanfaat jika ternyata mampu menyediakan berbagai pesan yang dibutuhkan oleh user (pengguna), guru, siswa, karyawan sekolah, dan lain-lain. Penyediaan informasi yang lengkap melalui perpustakaan sekolah akan sangat membantu siswa dalam proses belajarnya. Selain itu gurupun dapat memanfaatkan perpustakaan terutama untuk memperoleh sumber-sumber pengetahuan baru yang sangat berguna bagi peningkatan kemampuannya,
Pepustakaan yang berada di setiap sekolah dan tersebar di berbagai komplek merupakan aset yang sangat penting pula. Hanya kondisi perpustakaan yang ada saat ini masih bersifat konvensional. Tanpa kehadiran (user) pengguna di perpustakaan, informasi dari bahan pustaka tidak dapat diperoleh pengguna. Artinya pengelolaan dan pelayanan perpustakaan masih bersifat manual. Dengan perkembangan teknologi informasi yang terjadi dewasa ini, perpustakaan dapat diubah dalam segi penyediaan informasi, pengelolaan serta pelayanannya melalui perangkat elektronis yaitu komputer. Ini yang biasa disebut dengan elektronic library atau perpustakaan elektronik. Kecepatan dan kemudahan memperoleh informasi akan menjadi ciri sebuah perpustakaan elektronik, sehingga akan menghilangkan hambatan waktu, jarak dan ruang atau tempat. Hal ini merupakan perkembangan yang lebih jauh setelah teknologi informasi terutama internet telah menjadi pilihan di lingkungan institusi BPK Penabur KPS Jakarta. Namun sejauh mana dan persyaratan-persyaratan apa saja yang harus ada untuk sebuah perpustakaan elektronik baru merupakan sebuah pemikiran yang mudah-mudahan suatu saat akan terwujud. Mengenai apa dan bagaimana perpustakaan elektronik serta persyaratan apa yang harus ada, pengelolaan serta pelayanan yang bagaimana dalam sebuah perpustakaan elektronik akan diuraikan pada bahasan berikutnya. Selanjutnya berbagai kemungkinan membuat dan menyelenggarakan perpustakaan elektronik di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta serta upaya-upaya apa saja yang akan dilakukan sehubungan dengan hal ini akan menjadi bahasan serta kajian bersama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam penyediaan informasi di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Semoga uraian dalam makalah ini akan bermanfaat bagi perkembangan BPK Penabur KPS Jakarta di masa yang akan datang, dan makalah ini juga sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik yang telah dilaksanakan dan kebetulan penulis adalah salah satu peserta dari kegiatan tersebut.
Lebih Jauh Tentang Electronic Library (Perpustakaan Elektronik)
Electronic Library atau perpustakaan elektronik atau juga dikenal dengan perpustakaan maya adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer. Jika dalam perpustakaan konvensional, bahan-bahan pustaka tersimpan dalam rak-rak penyimpanan dengan kodifikasi (DDC = Dewey Decimal Classification), tersedia meja/laci katalog untuk penelusuran bahan pustaka, ada bagian sirkulasi, ada ruang baca, dan lain-lain. Dalam perpustakaan elektronik, komponen-komponen tersebut tetap ada dalam pengertian tersedia tetapi tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional. Perpustakaan elektronik merupakan provider atau penyedia informasi, transaksi atau layanan informasinya bersifat elektronik, serta menyediakan bahan-bahan pustaka (item) selain dalam bentuk data elektronik juga dalam bentuk yang lain seperti yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.
Perpustakaan elektronik merupakan salah satu alternatif dalam menyediakan sumber informasi untuk kegiatan pembelajaran jarak jauh (distance learning), mengingat user atau pengguna perpustakaan berada di tempat yang tidak diketahui keberadaannya. Ini dimungkinkan dengan adanya teknologi internet yang sudah berkembang dengan sangat pesat dewasa ini.
User dalam memperoleh informasi, selain menggunakan saluran elektronis seperti melalui komputer dan telepon juga dapat memperolehnya melalui layanan lain seperti melalui jaringan layanan pos atau user juga bisa datang langsung ke tempat di mana sumber informasi tersebut berada.
Dalam perpustakaan konvensional, organisasi perpustakaan biasanya terdiri dari kepala perpustakaan, bagian/divisi pengadaan, bagian pengolahan, bagian sirkulasi, bagian referensi, dan lain-lain. Pada perpustakaan elektronik bagian atau divisi umumnya masih seperti perpustakaan konvensional. Tetapi untuk sebuah perpustakaan elektronik, divisi atau bagian yang minimal harus ada adalah bagian yang mengurus tentang hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), divisi pengadaan, dan divisi/bagian pelayanan. Yang membedakan kedua perpustakaan itu adalah sifat pekerjaan dari masing-masing bagian/divisi yang ditanganinya. Untuk perpustakaan elektronik sesuai dengan ciri dari perpustakaan elektronik itu sendiri yang menyediakan data dan pelayanan elektronik, maka fungsi dari masing-masing bagianpun tidak akan terlepas dari perangkat elektronik.
Untuk lebih memberikan gambaran lebih jelas lagi, perpustakaan elektronik sebagai suatu sistem informasi, bagaimana keterkaitan dan hubungan yang terjadi antar komponen dalam sebuah perpustakaan elektronik dapat digambarkan seperti berikut ini :
Identifikasi data dan informasi yang dibutuhkan
Umumnya dalam pengembangan sebuah perpustakaan elektronik selalu bertitik tolak dari kondisi atau keadaan suatu perpustakaan konvensional. Ini disebabkan terutama dalam hal penyediaan data yang dibutuhkan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Data yang umumnya tersedia dalam perpustakaan konvensional, mengalami perubahan format yaitu didisain kedalam format elektronik yang harus memiliki standar internasional sehingga dapat diakses oleh semua mesin pengakses (komputer).
Data yang berhubungan dengan item pustaka (bahan pustaka) dapat dibuat identifikasinya seperti berikut ini :
Buku
Majalah/buletin/jurnal
Juklak/juknis/form/SK.
Modul
Kertas kerja/laporan penelitian
Kliping
Brosur
Referensi
Audio visual
Sedangkan informasi yang dibutuhkan dari data-data di atas dapat dibuat kodifikasi atau penggolongan sesuai dengan kebutuhan atau yang berlaku di dalam perpustakaan pada umumnya, seperti :
Karya umum (bibliografi, ensiklopedi umum, jurnal, penerbitan dan surat kabar, dll.)
Filsafat dan psikologi
Agama
Ilmu-ilmu sosial (pendidikan, statistik, politik, ekonomi & manajemen, dll.)
Bahasa
Ilmu-ilmu murni (Pasti/Alam)
Ilmu-ilmu terapan (Teknologi)
Kesenian, hiburaan, olahraga
Kesusasteraan
Sejarah umum dan geografi
Dalam mengembangkan perpustakaan elektronik, selain data item pustaka seperti yang telah diuraikan di atas, masih perlu dibuat informasi data mengenai keanggotan, transaksi, jenis-jenis layanan (public service) yang akan diberikan, juga data mengenai statistik layanan perpustakaan elektronik.
Data yang berhubungan dengan keanggotaan, ini meliputi tipe / jenis keanggotaan serta biodata keanggotaannya. Tipe keanggotaan adalah bersifat terdaftar atau tidak terdaftar, individu atau atas nama instansi. Karakteristik dari anggota atau user, misalnya : siswa, mahasiswa, guru/dosen, karyawan departemen, peserta diklat, atau masyarakat umum. Sedangkan biodata yang dibutuhkan adalah seperti; nama, nomor ID, instansi/kantor, alamat rumah/kantor, kota, kode pos, telepon serta fax rumah/kantor, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
Data yang berhubungan dengan transaksi perpustakaan dimaksudkan adalah data yang berhubungan dengan sirkulasi misalnya tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, denda, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
Data yang berhubungan dengan public service, yang dimaksud adalah data mengenai promosi serta pengembangan sumber daya manusia baik bagi user (anggota) maupun bagi pengelola perpustakaan elektronik itu sendiri, konsultasi, seminar, pelatihan, kemudahan memperoleh materi dari item pustaka misalnya bisa dibeli, dicopy, diantar, atau melalui fasilitas download melalui internet, e-mail, dan lain-lain. Sedangkan data yang berhubungan dengan pengembangan sumberdaya manusia untuk kebutuhan seminar/pelatihan seperti : nama kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, jadwal acara, sponsor, biaya, dan lain-lain.
Data yang berhubungan dengan statistik adalah data yang bersifat output seperti data jumlah pengunjung, jumlah item yang dipinjam, jumlah item yang paling banyak dicari, jumlah item yang dicari tetapi tidak ada, dan lain-lain. Data ini dapat digunakan untuk membuat suatu laporan secara periodik atau berkala, misalnya grafik pengunjung (visitor), grafik peminjaman item pustaka, dan lain-lain.
Struktur data dan standar kepustakaan
Dari uraian dan identifikasi data di atas tadi, maka selanjutnya dibuatlah struktur dari masing-masing data ke dalam format pembuat database. Pada bagian ini prosesnya akan memakan waktu yang cukup banyak, karena akan melalui langkah-langkah yang berurutan yang harus dilakukan. Pekerjaan dimulai dengan pembuatan lembar kerja (worksheet), pengisian lembar kerja yaitu pemindahan semua data yang akan dibuat databasenya ke lembar ini, selanjutnya yang terakhir adalah pemasukan (input) ke dalam mesin (komputer) pembuat database. Ini semua bisa dilakukan setelah perangkat lunak (software) dipilih sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini disajikan struktur database yang dirancang untuk kebutuhan katalog elektronik untuk item pustaka (klas) untuk jenis buku, maka field-field untuk database yang harus tersedia adalah sebagai berikut :
Nomor panggil/ Nomor klas
Nomor ISBN
Nama pengarang
Judul
Impresum (tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit)
Kolasi (jumlah halaman, ilustrasi, dimensi)
Keterangan seri
Catatan (umum, biblioggrafi, isi)
Tajuk subyek
Tajuk tambahan
Sumber/lokasi
Keyword (kata kunci)
Abstark
Untuk item klas selain bahan cetakan dapat dibuat field-field database sesuai dengan karakteristik masing-masing bahan pustaka, seperti untuk audio visual field database yang dibutuhkan adalah :
Nomor panggil/ Nomor klas
Sutradara/penanggungjawab program
Produser
Judul
Durasi (waktu putar)
Copyright/hak cipta
Sumber/lokasi
Deskripsi fisik
Seri
Catatan
Tajuk subyek
Tajuk tambahan
Keyword (kata kunci)
Abstrak
Pelayanan
Dalam perpustakaan konvensional bagian sirkulasi adalah bagian yang paling bertanggung jawab terhadap proses penggunaan bahan pustaka. Pemakai (user) akan selalu melewati bagian ini untuk kebutuhan peminjaman dan permintaan salinan materi pustaka. Di bagian ini akan ditemui data mengenai jumlah pengunjung, jumlah koleksi yang dipinjam, jumlah koleksi yang paling banyak/sering dipinjam, jumlah koleksi yang belum kembali, data mengenai anggota yang mendapat denda, dan sebagainya. Pada perpustakaan elektronik hal-hal seperti ini tetap ada, hanya tidak akan tampak hiruk-pikuk seperti pada perpustakaan konvensional. Fungsi ini akan ditemukan di dalam perpustakaan elektronik pada bagian atau divisi statistik.
Pada proses pelayanan yang digambarkan di atas ada sesuatu yang selalu dilalui oleh pemakai (user) yaitu yang disebut user interface. User interface merupakan jembatan antara user dengan sistem yang dijalankan sebuah perpustakaan elektronik. Proses dimulai dengan pertanyaan user, apa yang akan dilakukan user dan darimana user akan memulainya. Pada tingkat ini pengalaman dan pengetahuan user akan membantu proses interaksi antara user dengan sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Kondisi user dapat dibedakan antara yang sudah melek komputer atau mengerti tentang katalog dan user yang buta komputer serta belum memahami katalog.
Dalam proses pencarian dan penelusuran informasi memang ada user yang sungguh-sungguh mencari sesuatu informasi, tetapi terkadang ada user yang hanya sekedar browsing untuk mengetahui berbagai fasilitas layanan yang diberikan. Untuk itu sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik harus dapat memberikan petunjuk dan informasi yang lengkap sebagai alat bantu (help). Berbagai program bantu saat ini banyak ditemui dalam bentuk quick tour. Yang harus disadari adalah bahwa suatu sistem yang dijalankan tidak mungkin akan menjawab semua kebutuhan user, untuk itu sebuah search engine yang baik harus meyediakan berbagai alternatif penelusuran misalnya hanya dengan memasukkan sebuah kata kunci (keyword).
Pada pembahasan data dan informasi yang dibutuhkan di atas telah disinggung mengenai data-data untuk public service, maka pada pembahasan mengenai pelayanan akan dibahas mengenai berbagai fasilitas yang mungkin perlu disediakan seperti terlihat pada bagan di bawah ini :
Jaringan dan sistem pengamanan
Sebuah jaringan yang baik akan menentukan sebuah sistem informasi berjalan dengan baik pula. Di sini belum dibicarakan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang akan mendukung jaringan dalam suatu sistem informasi. Jaringan akan dibentuk sesuai dengan kebutuhan dan tentunya menyangkut anggaran biaya yang tersedia disamping kemauan institusi yang bersangkutan. Pada bagian ini akan diinformasikan sebatas pada hal-hal yang berhubungan dengan aspek pengamanan jika mau mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Pengamanan mencakup lingkup pengamanan data yang berupa pengamanan data elektronik, fasilitas fisik, dan prosedur kerja.
Pengamanan data elektronik mencakup disemua aspek seperti pada bagan di atas. Pada sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik hanya yang berwenang yang memiliki akses ke dalam data dengan fasilitas fastword yang dimilikinya. Campur tangan bagian lain yang bukan wewenangnya akan menjadikan keamanan data kurang dapat dijamin dengan baik.
Pengamanan yang berhubungan dengan fasilitas fisik akan menjadikan sistem dan jaringan akan terpelihara dengan baik, dimana di dalamnya tersimpan data. Ini merupakan pengamanan terhadap seluruh investasi biaya yang telah dikeluarkan untuk menjalankan sebuah perpustakaan elektronik.
Sedangkan pengamanan yang berhubungan dengan prosedur kerja seperti terlihat pada bagan di atas berlaku untuk pengelola sebuah perpustakaan elektronik. Ini terkait dengan manajemen yang akan dijalankan oleh perpustakaan elektronik tersebut. Dalam menjalankan perpustakaan elektronik akan banyak menemukan permasalahan hukum terutama dengan masalah hak cipta (copyright) yang hingga saat ini menjadi masalah yang terkadang kurang mendapat perhatian yang serius. Untuk ini perlu ditetapkan kode etik dan hukum untuk mengantisipasi langkah ke depan.
Pengembangan sumber daya manusia
Pengembangan sebuah perpustakaan elektronik sangan membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan teruji. Ini akan mencakup berbagai disiplin ilmu, seperti terlihat pada daftar berikut ini :
Analis sistem (tim multidisiplin)
Software engineer
Programer
Database administrator
Network administrator
Teknisi
Operator
Seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan belum cukup handal untuk mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Untuk menjadi seorang analis sistem, seorang pustakawan harus melengkapi dirinya dengan kemampuan di bidang komputer. Inipun harus ditunjang oleh beberapa ahli dari disiplin ilmu yang lain, seperti ahli komunikasi, ahli teknologi pendidikan, dan lain-lain.
Kondisi Umum Perpustakaan Sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai kompleks memiliki perpustakaan sendiri-sendiri. Dari data yang dikeluarkan bagian pendidikan, mulai jenjang SD hingga SLTA tidak semua sekolah memiliki perpustakaan dengan kategori baik. Masih ada beberapa sekolah yang memiliki perpustakaan dengan kategori kurang. Ini sesuai dengan perkembangan tiap-tiap sekolah yang ditinjau dari segi sarana dan perkembangan sumber daya manusianya. Untuk sekolah yang memiliki perpustakaan yang baik terutama jenjang SLTP dan SLTA, perlu ditinjau kembali sarana dan fasilitas yang tersedia di masing-masing perpustakaannya. Ini diperlukan terutama untuk mengetahui mengenai jumlah koleksi, sistem penyimpanan data, statistik, dan lain-lain.
Berangkat dari kondisi umum perpustakaan sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang masih bersifat konvensional, dipilih beberapa sekolah unggulan yang memiliki kemungkinan untuk pengembangan perpustakaannya. Yang cukup menggembirakan adalah bahwa hingga saat ini perpustakaan untuk jenjang SLTP dan SLTA sudah dilakukan komputerisasi administrasi perpustakaan. Setiap perpustakaan sudah memiliki database yang tersimpan di komputer masing-masing perpustakaan, seperti data koleksi, data anggota, dan data sirkulasi. Sekolah-sekolah yang sudah memiliki akses ke internet SLTPK 2, SMUK 1, dan SMUK 3. Kompleks sekolah yang sudah ada jaringan lokal (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Kelapa Gading, dan Sunrise Garden. Ini sudah merupakan modal awal untuk tahap pengembangan sebuah perpustakaan elektronik.
Upaya-upaya Kearah Pengembangan Perpustakaan Elektronik
Mendisain data elektronik :
Langkah yang pertama adalah menata kembali disain Home Page BPK Penabur yang sudah online, kemungkinan dimasukkannya komponen perpustakaan yang bisa diakses melalui internet.
Pengembangan majalah elekronik yang saat ini sudah berada di Home Page BPK Penabur dan sudah dapat diakses melalui internet seperti Berita Penabur, Karya Wiyata, Widya Warta, dan Jelajah.
Pengembangan program CAI untuk jenjang SMU yang saat ini sudah ada seperti CAI Fisika dan Matematika untuk dilanjutkan dengan bidang studi yang lain. Ini cukup memungkinkan karena di semua sekolah jenjang SMU sudah memiliki fasilitas untuk presentasi multimedia.
Pembuatan database katalog dari koleksi (item pustaka) sebagai katalog elektronik di seluruh perpustakaan sekolah BPK Penabur KPS Jakarta sebagai upaya pengembangan koleksi perpustakaan.
Pembuatan resensi bahan pustaka (item pustaka) menjadi data elektronik sebagai informasi awal untuk penelusuran bagi pengguna perpustakaan sebelum memperoleh sumber yang asli di tempat penyimpanan perpustakaan.
Pembuatan jaringan perpustakaan di tingkat kompleks sekolah (intranet):
Untuk kompleks sekolah yang sudah memiliki jaringan (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Sunrise Garden, dan kompleks Kelapa Gading fasilitas jaringan ditambah hingga ke ruang-ruang perpustakaan sekolah yang berada di areal komplek tersebut. Seperti untuk kompleks Tanjung Duren dapat dibuatkan koneksi jaringan dari perpustakaan SMUK 1, perpustakaan SMK 1 dan SMK 2, dan pepustakaan SMFK.
Untuk sekolah-sekolah yang berada dalam satu kompleks dapat dibuat kumpulan database dari setiap perpustakaan dan ditempatkan pada sebuah server sehinga dapat diakses oleh pemakai di kompleks tersebut.
Upaya akhir dari pengembangan perpustakaan elektronik adalah terbentuknya jaringan perpustakaan di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Jika ini terealisasi maka berbagai manfaat akan diperoleh dari upaya-upaya ini, seperti :
Bagi Siswa :
Penyediaan sumber-sumber pengetahuan untuk pengerjaan tugas-tugas bidang studi.
Kemudahan informasi melaui internet
Kemudahan informasi dari koleksi buku (item pustaka) yang ada di perpustakaan antar sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Dapat langsung mencetak materi yang dibutuhkan dari sumber tersebut.
Bagi Guru :
Dapat meningkatkan wawasan pengetahuan guru bidang studi, akses ke internet, akses ke resensi buku (koleksi perpustakaan), dan lain-lain.
Mempermudah guru dalam mendisain media pembelajaran dengan tersedianya sumber-sumber materi yang mudah diperoleh melalui komputer.
Sumber :
http://www1.bpkpenabur.or.id/kps-jkt/p4/ava/elib/homepage.htm
PENGELOLAAN INVENTARIS MUHAMMADIYAH
PENGELOLAAN INVENTARIS
MUHAMMADIYAH
Oleh :
ISMET WIBOWO, BA
PENGELOLAAN INVENTARIS
I. PENDAHULUAN
Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3.
Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama atau seragam.
Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan seragam.
Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya.
II. INVENTARISASI
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.
Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak.
Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam rangka :
1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,
2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan,
4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan.
B. PELAKSANAAN INVENTARISASI
Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha, melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :
1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1)
2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4)
3. Buku inventaris barang (format inventaris 4)
Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :
a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan itu.
b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan lengkap
c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci
C. MUTASI BARANG
Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang.
1. Bertambah, dapat disebabkan :
a. Pengadaan baru karena pembelian
b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah
c. Penyewaan
d. Perubahan peningkatan kuantitas
2. Berkurang, dapat disebabkan :
a. Rusak/hilang
b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat
c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan
D. APARAT PELAKSANA
Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan.
Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing.
E. PELAPORAN
Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelis-majelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan format inventaris 5
Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut :
F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG
Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :
Keterangan :
A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan
01 : tanah
00 : masih kosong (belum dimanfaatkan)
81 : tahun perolehan
01 : nomor register
Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelis-majelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang :
No. Urut Bidang Kode
1. Tanah 01
2. Bangunan Gedung 02
3. Alat-alat angkutan 03
4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04
5. Alat-alat studio 05
6. Alat-alat kedokteran 06
7. Alat-alat laboratorium 07
8. Buku perpustakaan 08
9. Alat kesenian dan kebudayaan 09
10. Tanda-tanda penghargaan 10
Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh :
Keterangan :
E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K
03 : Kode barang berwujud Gedung
01 : Kode barang Gedung untuk Kantor
82 : Tahun perolehan/membangun
01 : Register/Nomor urut jumlah barang
G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG
Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang berlaku sejak 1 Januari 1969.
Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit, panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode organisasinya.
Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :
A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah, daerah, cabang dan ranting)
B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh
C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih
D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah
E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan
E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar
E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/Tsanawiyah
E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah
E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan
E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi
F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU
G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka
H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi
III. PENGHAPUSAN
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut.
B. PENGHAPUSAN
Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :
1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan :
Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan.
Sumber :
http://fe.elcom.umy.ac.id/file.php/64/Draft_Pengelolaan_Inventaris_Muhammadiyah.doc
MUHAMMADIYAH
Oleh :
ISMET WIBOWO, BA
PENGELOLAAN INVENTARIS
I. PENDAHULUAN
Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3.
Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama atau seragam.
Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan seragam.
Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya.
II. INVENTARISASI
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.
Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak.
Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam rangka :
1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,
2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan,
4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan.
B. PELAKSANAAN INVENTARISASI
Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha, melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :
1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1)
2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4)
3. Buku inventaris barang (format inventaris 4)
Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :
a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan itu.
b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan lengkap
c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci
C. MUTASI BARANG
Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang.
1. Bertambah, dapat disebabkan :
a. Pengadaan baru karena pembelian
b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah
c. Penyewaan
d. Perubahan peningkatan kuantitas
2. Berkurang, dapat disebabkan :
a. Rusak/hilang
b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat
c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan
D. APARAT PELAKSANA
Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan.
Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing.
E. PELAPORAN
Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelis-majelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan format inventaris 5
Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut :
F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG
Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :
Keterangan :
A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan
01 : tanah
00 : masih kosong (belum dimanfaatkan)
81 : tahun perolehan
01 : nomor register
Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelis-majelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang :
No. Urut Bidang Kode
1. Tanah 01
2. Bangunan Gedung 02
3. Alat-alat angkutan 03
4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04
5. Alat-alat studio 05
6. Alat-alat kedokteran 06
7. Alat-alat laboratorium 07
8. Buku perpustakaan 08
9. Alat kesenian dan kebudayaan 09
10. Tanda-tanda penghargaan 10
Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh :
Keterangan :
E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K
03 : Kode barang berwujud Gedung
01 : Kode barang Gedung untuk Kantor
82 : Tahun perolehan/membangun
01 : Register/Nomor urut jumlah barang
G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG
Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang berlaku sejak 1 Januari 1969.
Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit, panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode organisasinya.
Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :
A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah, daerah, cabang dan ranting)
B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh
C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih
D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah
E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan
E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar
E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/Tsanawiyah
E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah
E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan
E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi
F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU
G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka
H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi
III. PENGHAPUSAN
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut.
B. PENGHAPUSAN
Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :
1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan :
Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan.
Sumber :
http://fe.elcom.umy.ac.id/file.php/64/Draft_Pengelolaan_Inventaris_Muhammadiyah.doc
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SALAH SATU INDIKATOR UTAMA dalam mendukung Universitas Bertaraf internasional
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SALAH SATU INDIKATOR UTAMA
DALAM MENDUKUNG UNIVERSITAS BERTARAF INTERNASIONAL
PENGANTAR
Istilah “World Class University” sedang sangat populer, khususnya di kalangan perguruan tinggi Indonesia. Istilah ini semakin bergema terutama sejak pemerintah mengeluarkan SK mengenai otonomi bagi beberapa perguruan tinggi negeri (UI, UGM, ITB, IPB). Hampir semua perguruan tinggi tersebut secara tegas maupun tersirat mencantumkan visinya menuju “World Class University” atau “Universitas Bertaraf Internasional”. Beberapa perguruan tinggi swasta, jelas-jelas ‘mengklaim’ dirinya sebagai universitas bertaraf internasional.
Menjadi ‘universitas berkelas internasional’ bukan persoalan teknis semata. Proses pembelajaran di perguruan tinggi bukanlah sebatas menghasilkan sejumlah lulusan bergelar sarjana, master dan doktor. Visi suatu perguruan tinggi menjadi ‘universitas bertaraf internasional’ memerlukan pemahaman dan kajian mendalam mengenai kondisi objektif, sehingga diharapkan dapat menciptakan strategi yang efektif untuk mewujudkan visi tersebut. Perlu diingat, bahwa dunia pendidikan tinggi juga tidak terlepas dari unsur sosial politik yang terjadi di masyarakat sehingga pengembangan universitas juga sangat terkait dengan kebijakan-kebijakan politik pemerintah. Jika Indonesia, melalui DIKTI ingin mewujudkan harapannya memiliki 25 universitas berkelas internasional, ada baiknya beranjak dari kenyataan dan fakta-fakta yang ada seputar dunia pendidikan tinggi kita. Hal ini otomatis berlaku untuk perpustakaan. Pembahasan mengenai perpustakaan perguruan tinggi akan selalu terkait dengan lembaganya, dalam hal ini universitas. Kita tidak mungkin membahas bagaimana mengembangkan perpustakaan A misalnya, dengan mengabaikan universitas A nya.
PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA
Kondisi Objektif
Data statistik menunjukkan bahwa publikasi ilmiah Indonesia di tingkat internasional hanya menyumbang 0,012% dari total publikasi ilmiah dari seluruh dunia. Padahal, menurut versi Asiaweek, kategori hasil penelitian bernilai 25% dari keseluruhan kriteria yang digunakan dalam penentuan peringkat universitas. Data tersebut juga menunjukkan dengan jelas betapa tertinggalnya kita dibandingkan dengan negara-
1
negara ASEAN saja! Thailand misalnya, menyumbang 0,086%, Malaysia 0,064%, Singapura 0,179% dan Filipina 0,035%. Kontribusi terbesar tentu saja diduduki oleh negara-negara maju, seperti Amerika Serikat 30,8%, Jepang 8,2% Inggris 7,9%, Jerman 7,2%, dan Prancis 5,6%.
Sementara hasil penelitian tentang kualitas sistem pendidikan yang dilakukan oleh Political and Economic Risk Consultancy (PERC, 2001, dalam Mulyasana, 2002 : 4) terhadap 12 negara di Asia, menempatkan Indonesia pada urutan terakhir dari 12 negara yang diteliti! Menurut Kurniawan (2003 : 166) hasil ini harus dicermati dan dikritisi sehingga pemerintah tidak terlena dengan bongkar pasang terhadap teori dan kebijakan penyelenggaraan pendidikan, tetapi yang paling penting adalah menetapkan standar, filosofi dan dasar yang jelas untuk dijadikan sebagai garis haluan bagi semua jajaran pendidikan, dan diperlukan strategi yang tepat untuk mewujudkannya.
Khusus untuk kondisi perguruan tinggi di Indonesia, tahun 2001, laporan Asiaweek berjudul ''The Best Universities in Asia'' menyebutkan, UI peringkat ke-61, UGM ke-68, UNAIR ke-73 dan UNDIP ke-75. Sementara ITB (perguruan tinggi khusus teknologi) menduduki peringkat ke-20 atau merosot lima tingkat dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Peringkat ini bahkan menghilang tahun lalu. Artinya, tidak ada universitas dari Indonesia yang masuk rangking 100 universitas terbaik di Asia! Padahal akses informasi dan kesempatan untuk maju dengan memanfaatkan teknologi semakin terbuka lebar.
Data di atas juga menunjukkan bahwa perguruan tinggi kita sedang mengalami penurunan kualitas yang sangat signifikan. Signifikansi ini antara lain ditandai rendahnya publikasi ilmiah di tingkat internasional. Walaupun sudah banyak upaya yang dilakukan untuk meningkatkan mutu SDM dan sumber daya investasi, produktivitas penelitian dan publikasi di Indonesia tetap memprihatinkan. Menurut Kurniawan (2003 : 166) selain kelemahan individu peneliti, permasalahan yang dihadapi juga menyangkut insentif yang terlalu rendah, adanya kepincangan yang luar biasa antara gaji dosen di Indonesia dengan di negara-negara lain serta promosi karier yang tidak mendorong untuk melakukan penelitian di bidang masing-masing. Kelemahan lainnya berasal dari lingkungan kerja peneliti, seperti terbatasnya sumber daya dan sarana penelitian, keterbatasan informasi, situasi institusi yang tidak stabil, kekurangan tenaga pendukung, dan lain-lain. Hambatan-hambatan lain juga berasal
2
dari lingkungan yang sifatnya makro, seperti tidak adanya iklim dan tradisi ilmiah (baca: budaya akademik) yang mendukung, tidak adanya tuntutan untuk melakukan penelitian, sistem birokrasi yang terlalu kaku, minimnya investasi untuk melakukan penelitian, serta hambatan yang berasal dari sumber kebijakan dan politik. Hal ini merupakan indikasi yang banyak dijumpai di negara-negara berkembang pada umumnya, khususnya Indonesia.
Tantangan
Berbicara mengenai pendidikan tinggi dan outputnya adalah berbicara mengenai kualitas Sumber Daya Manusia (SDM). Tuntutan akan kualitas SDM tidak terlepas dari perkembangan pasar. Pada tahun 2002 lalu, kita sudah mulai berkompetisi dengan negara-negara di kawasan ASEAN (AFTA) dan paling lambat tahun 2010 kita harus memasuki pasar bebas negara-negara industri maju di kawasan Asia - Pasifik (APEC). Salah satu tantangan yang kini kita hadapi adalah meningkatkan kualitas pendidikan rata-rata penduduk. Tingkat pendidikan rata-rata penduduk harus meningkat sesuai dengan tuntutan kemajuan ekonomi dan industri pada saat itu. Pada periode tersebut, persaingan antarnegara sudah hampir tidak ada lagi. Kenyataan menunjukkan bahwa pada tahap ini kemampuan perguruan tinggi di Indonesia termasuk di dalamnya memproduksi dan mempublikasikan karya-karya ilmiah yang berkualitas sangat memprihatinkan. Pertumbuhan yang cukup lambat berhadapan dengan perubahan-perubahan sosio-kultural yang amat cepat.
Krisis multidimensional yang sedang melanda Indonesia saat ini disertai dengan berbagai perubahan di berbagai bidang ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni telah menciptakan tantangan baru bagi perguruan tinggi. Karena itu reaksi perguruan tinggi seharusnya tidak hanya melalui berbagai kebijakan pada tingkat nasional, tapi yang amat penting dan strategis adalah pada tingkat perguruan tinggi itu sendiri. Di sinilah letak pentingnya visi perguruan tinggi secara matang direncanakan dan diimplementasikan.
Perguruan tinggi juga perlu memikirkan consumption value (sutau kondisi dimana konsumen mempersepsi kegunaan suatu produk, baik secara individual maupun kolektif yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam memutuskan memilih suatu produk) suatu perguruan tinggi atau universitas bagi mahasiswanya. Seperti
3
dikatakan Kotler & FA Fox dalam strategi pemasaran perguruan tinggi (1995: 5), masih banyak lembaga pendidikan yang menggunakan paradigma lama, bahwa pasar mereka sangat luas dan selalu ada sepanjang masa karena tiap tahun selalu muncul orang-orang yang membutuhkan perguruan tinggi sebagai tempat belajar. Perguruan tinggi tidak berpikir bahwa calon mahasiswa sebelum memutuskan memilih suatu universitas akan selalu mempertimbangkan apakah suatu universitas mempunyai consumption value baginya. Mereka akan mempertimbangkan nilai fungsional, nilai sosial, nilai emosional, nilai epistemik maupun nilai kondisional suatu perguruan tinggi.
Visi
Salah satu visi dan misi ilmiah masyarakat akademik di perguruan tinggi adalah menuangkan gagasan dan pemikirannya ke dalam bentuk publikasi karya ilmiah. Karya ilmiah dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, seperti makalah, laporan penelitian, buku-buku ilmiah, atau karya ilmiah lainnya yang dipublikasikan. Untuk melakukan kegiatan publikasi ilmiah, dapat ditempuh berbagai upaya, di antaranya membudayakan kegiatan keberaksaraan di kalangan masyarakat akademik perguruan tinggi.
Menurut Kurniawan (2002 :3) misi pendidikan dan pengajaran di perguruan tinggi saat ini harus ditransformasi agar keluaran (lulusan) perguruan tinggi di masa depan mampu menunjukkan profilnya sebagai manusia Indonesia baru. Sejalan dengan itu, visi perguruan tinggi di Indonesia harus dipusatkan pada optimalisasi kontribusi terhadap upaya peningkatan kualitas bangsa Indonesia, pengembangan ipteks, budaya, dan identitas bangsa secara keseluruhan. Perguruan tinggi harus tampil sebagai leader dalam pengembangan kemajuan dan peradaban bangsa, sehingga menjadi andalan seluruh bangsa ini. Kiprah ini meletakkan perguruan tinggi sebagai titik strategis pembangunan nasional dan sebagai aset nasional yang harus tumbuh dan berkembang terus.
Jika dicermati, selama ini sebagian besar kegiatan Tridharma perguruan tinggi lebih berorientasi pada misi pendidikan dan pengajaran. Sementara misi penelitian dan publikasi ilmiah masih diabaikan. Hal ini terbukti sejak diberlakukannya otonomi perguruan tinggi sebagaimana tertuang dalam PP No. 61 Tahun 1999, masing-masing
4
perguruan tinggi berlomba-lomba membuka sebanyak-banyaknya program baru, seperti : ekstension, kelas sore, dan lain-lain. Implikasinya, tradisi dan budaya meneliti apalagi mempublikasikan karya ilmiah di kalangan masyarakat akademik perguruan tinggi masih memprihatinkan.
Menurut laporan Dirjen Dikti yang dikutip oleh Kurniawan (2002 : 3), jumlah peneliti Indonesia saat ini baru mencapai rasio 1: 10.000. Artinya, satu peneliti untuk 10.000 penduduk. Dengan populasi penduduk Indonesia saat ini 210 juta jiwa, berarti baru terdapat sekitar 21.000 peneliti. Untuk mendongkrak jumlah peneliti di masa depan, rogram Pascasarjana di Indonesia diharapkan mampu mencetak lulusan setiap tahun sekitar 15.000 peneliti. Sinergi yang baik antara peneliti/penulis, penerbit, dan pembaca merupakan segi tiga tertutup bertimbal balik, dan akan menjadi lingkaran setan bila satu di antaranya tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
Peta penelitian dan publikasi ilmiah masyarakat akademik perguruan tinggi dapat dijadikan tolok ukur, indikator, serta barometer kualitas dan keunggulan perguruan tinggi yang bersangkutan, yang pada gilirannya perguruan tinggi di Indonesia dapat menyebut dirinya ‘universitas bertaraf internasional’.
UNIVERSITAS BERTARAF INTERNASIONAL
Dalam salah satu page di website CURTIN International College (http://www.cic.wa.edu.au/translations/indo_files/welcome.htm) tercantum kalimat seperti ini : “dengan lebih dari 33.000 siswa yang berasal dari lebih dari 100 negara, Curtin adalah sebuah universitas bertaraf internasional yang terkemuka. Curtin telah memiliki reputasi kelas dunia sebagai tempat pembelajaran yang dinamis dan merangsang daya pikir, dan sebagai unversitas Ilmu Pengetahuan dan Teknologi terkemuka Australia, Curtin merupakan salah satu tujuan yang paling populer di Australia bagi para siswa internasional.
Apakah istilah ‘taraf internasional’ merujuk pada cakupan wilayah atau kualitas?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata ‘internasional’ menyatakan bangsa-bangsa atau negeri-negeri seluruh dunia. Maka jelas, istilah ini merujuk pada cakupan wilayah. Namun dalam konteks universitas, taraf internasional tentu saja tidak hanya mencakup wilayah, tapi kualitas. Kualitas tidak hanya merujuk pada
5
mutu lulusan, tapi juga mutu layanan, fasilitas dan lain-lain. Ukuran kualitas dapat dilihat dari indikator yang digunakan untuk menentukan rangking universitas terbaik.
Penentuan rangking sebagai universitas terbaik umumnya menggunakan indikator sebagai berikut :
Criteria
Indicator
Code
Weight
Quality of Education
Alumni of an institution winning Nobel Prizes and Fields Medals
Alumni
10%
Quality of Faculty
Staff of an institution winning Nobel Prizes and Fields Medals
Highly cited researchers in 21 broad subject categories
Award
HiCi
20%
20%
Research Output
Articles published in Nature and Science*
Articles in Science Citation Index-expanded and Social Science Citation Index
N&S
SCI
20%
20%`
Size of Institution
Academic performance with respect to the size of an institution
Size
10%
Total
100%
Sumber : asiaweek.com
Selain faktor aksesabilitas dan cakupan yang luas, indikator di atas dapat dijadikan sebagai acuan untuk mencapai universitas bertaraf internasional.
PERPUSTAKAAN BERTARAF INTERNASIONAL
Pasal 40 PP tentang Pendidikan Tinggi menegaskan bahwa perpustakaan merupakan unsur penunjang pendidikan tinggi. Secara harafiah, unsur penunjang dapat diartikan
6
sebagai sesuatu yang harus ada untuk kesempurnaan yang ditunjang. Peran strategis ini juga terlihat jelas dalam proses akreditasi sebuah pendidikan tinggi, dimana perpustakaan merupakan unsur utama, walau bukan yang pertama. Jika suatu lembaga pendidikan tinggi ingin mendapatkan akreditasi resmi, maka perpusakaan dan segala isinya wajib ada. Artinya, akreditasi tidak akan diperoleh jika lembaga tersebut tidak memiliki perpustakaan. Secara teori, perpustakaan sebetulnya memiliki peran strategis dalam eksistensi pendidikan tinggi. Sebagai unsur penunjang penting, perpustakaan tidak dapat diabaikan, khususnya dalam hal pencapaian visi. Jika sebuah universitas ingin menjadi ‘universitas bertaraf internasional’, otomatis perpustakaan juga harus ikut menjadi ‘perpustakaan bertaraf internasional’.
Tahun lalu, website College Confidential mengangkat topik diskusi tentang rangking perpustakaan terbaik di dunia. Sama seperti penentuan universitas terbaik, indikator yang digunakan untuk penentuan perpustakaan terbaik juga berbeda-beda. Ada yang didasarkan pada jumlah koleksi, fasilitas dan kecanggihan teknologi yang digunakan.
Princeton Review Gourman melaporkan rangking 10 perpustakaan terbaik di Amerika dengan skala penilaian 1- 5 sebagai berikut :
1) Harvard : 4.94 2) Yale : 4.91 3) Illinois UC : 4.89 4) Columbia : 4.85 5) Cornell : 4.83 6) Michigan AA : 4.81 7) Berkeley : 4.77 8) Wisconsin Mad : 4.74 9) Stanford : 4.73 10) Ucla : 4.70
Sementara dari segi jumlah koleksi, urutan Perpustakaan terbaik adalah sebagai berikut:
1. Harvard University (16 million volumes) 2. Yale University (11 million volumes) 3. University of Illinois-Urbana Champaign (10 million volumes) 4. University of California-Berkeley (9 million volumes) 5. Columbia University (8 million volumes) 5. Stanford University (8 million volumes) 5. University of California-Los Angeles (8 million volumes) 5. University of Michigan-Ann Arbor (8 million volumes) 5. University of Texas-Austin (8 million volumes)
7
6. Cornell University 7 million volumes) 6. University of Chicago (7 million volumes) 7. Indiana University-Bloomington (6.5 million volumes) 7. University of Wisconsin-Madison (6.5 million volumes) 8. Princeton University (6 million volumes) 8. University of Minnesota-Twin Cities (6 million volumes) 8. University of Washington (6 million volumes) 9. Ohio State University-Columbus (5.5 million volumes) 9. University of North Carolina-Chapel Hill (5.5 million volumes) 10. Duke University (5 million volumes) 10. University of Arizona (5 million volumes) 10. University of Pennsylvania (5 million volumes) 10. Univiersity of Virginia (5 million volumes)
(Note : when those libraries list their volumes, they are refering to titles. Universities have several copies of each volume, depending on the demand for that volume and on the size of the university).
Berbagai kalangan di Amerika mengatakan bahwa indikator yang dapat digunakan untuk mencapai status ‘perpustakaan bertaraf internasional adalah :
1) Services and collections
2) Accessability
3) Variety of literary offerings.
4) Comfort and availlability of reading/studying spaces.
5) User Statisfaction
Indikator tersebut dapat dijadikan acuan untuk mencapai perpustakaan bertaraf internasional. Tentu saja tidak semua indikator dapat dicapai secara optimal dalam waktu yang bersamaan, karena setiap indikator tergantung pada kondisi objektif masing-masing perpustakaan. Untuk lebih memudahkan pemahaman, dibawah ini akan diuraikan faktor-faktor penentu yang perlu dikembangkan untuk mengoptimalkan indikator mencapai perpustakaan bertaraf internasional. Uraian didasarkan pada kondisi nyata yang terjadi di perguruan tinggi di Indonesia serta solusi yang dapat dijadikan alternatif pemecahan masalah.
a. Dana
Masalah dana sesungguhnya tidak hanya dihadapi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Perpustakaan di luar negeri, seperti Amerika pun tetap mengeluhkan masalah alokasi anggaran mereka. Hal ini terjadi karena investasi di perpustakaan memang tidak langsung memberikan benefit nyata bagi lembaga. Output dari
8
Perpustakaan bersifat intangible, tidak kasat mata : masyarakat cerdas dan kritis! Sementara bagi sebagian besar lembaga atau universitas, perpustakaan belum atau bukan prioritas utama untuk dikembangkan. Namun berbeda dengan di Indonesia, perpustakaan di luar negeri lebih memiliki dukungan dari pemerintah dan kebebasan dari lembaga dalam mencari dana.
Perpustakaan bertaraf internasional memiliki anggaran operasional pokok sebesar rata-rata 10 % dari total anggaran universitas.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Tidak semua perpustakaan mengetahui jumlah anggaran yang dialokasikan oleh lembaga untuk operasional perpustakaan
Pimpinan perpustakaan tidak memiliki akses informasi untuk mengetahui alokasi anggaran
Alokasi anggaran untuk perpustakaan umumnya untuk pengadaan koleksi
Pimpinan perpustakaan tidak memiliki kebebasan untuk memanfaatkan dana yang ada karena harus sesuai dengan program kerja universitas
Perpustakaan hanya mengandalkan dana/anggaran dari lembaga
Universitas harus menciptakan transparasi dan keterbukaan dalam hal anggaran.
Pimpinan perpustakaan harus memiliki posisi strategis di universitas, sehingga memiliki bargaining position yang bagus. Universitas perlu mengakomodir kebutuhan ini dalam bentuk SK dan penyusunan struktur organisasi yang tepat.
Perpustakaan harus dapat meyakinkan pimpinan universitas mengenai pentingnya pengembangan perpustakaan secara keseluruhan, tidak hanya pengadaan buku.
Universitas harus memberikan kebebasan yang bertanggung jawab dalam hal mengelola dana, termasuk efisiensi birokrasi yang seringkali menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan.
Ciptakan peluang-peluang untuk mendapatkan dana dengan cara-cara professional. Pustakawan harus memiliki jiwa entrepreneurship sehingga dapat mencari sumber dana dari luar lembaga. Cara-cara yang dapat ditempuh antara lain dengan mengadakan pelatihan2 di bidang kepustakawanan, menjalin kerja sama dengan instansi lain atau perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengan perpustakaan (seperti penerbit, media massa, pengembang software, pengembangan otomasi perpustakaan, dan perusahaan yang bergerak dalam 9
pengadaan material perpustakaan)
Bentuk konsorsium antar perpustakaan.
b. Koleksi
Dalam ‘Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi’ edisi ketiga yang dikeluarkan oleh DIKTI, dikatakan bahwa : “Perpustakaan perguruan tinggi wajib menyediakan 80% dari bahan bacaan wajib mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing judul bahan bacaan tersebut disediakan 3 eksemplar untuk tiap 100 mahasiswa….!”
Perguruan tinggi bertaraf internasional memiliki rasio antara pengguna dengan jumlah koleksi, minimal 1 : 50. Artinya, 50 judul koleksi untuk satu orang pengguna. Ini masih untuk kawasan Asia seperti National University of Singapore (NUS) dan Nanyang Technological University (NTU). Jika merujuk pada Harvard yang memiliki koleksi 16 milyar, maka dengan jumlah pengguna 1 juta saja, rationya sudah sangat tidak terjangkau : 1 : 16.000! Angka ini sebetulnya tidak mengherankan, mengingat setiap tahun universitas pasti membeli koleksi, sementara jumlah pengguna (baca : sivitas akademika) biasanya stabil atau hanya mengalami pertambahan yang tidak terlalu siginifikan, kecuali ada pembukaan program studi baru.
Perguruan tinggi di Indonesia masih sangat jauh dari ratio tersebut. Universitas Indonesia misalnya, dengan total jumlah koleksi kurang lebih 1 juta berbanding jumlah sivitas akademika hampir 50.000 orang, rationya masih 1 : 20. Persoalan koleksi seharusnya tidak hanya menyangkut kuantitas, tapi juga kualitas. Karena itu sangat penting mengadakan evaluasi terhadap koleksi. Hasil evaluasi juga dapat dijadikan acuan untuk menyusun kebijakan pengadaan koleksi.
Perpustakaan bertaraf internasional memiliki koleksi milyaran judul dengan ratio minimal 1 : 50 antara pengguna dan koleksi, serta langganan online database dari berbagai disiplin ilmu.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Perpustakaan tidak memiliki kebijakan pengembangan koleksi yang tepat.
Keterbatasan dana dan prosedur
Kebijakan pengembangan koleksi harus merujuk pada misi dan visi universitas. Koleksi Perpustakaan harus dapat mencerminkan ‘isi’ universitas.
Manfaatkan kerjasama dengan
10
(birokrasi) pengadaan koleksi terlalu rumit sehingga membatasi peluang mendapatkan koleksi berkualitas dan dalam waktu singkat.
Perpustakaan tidak memiliki peralatan yang memadai untuk perawatan koleksi
Kehilangan koleksi masih sering terjadi karena sistem yang tidak mendukung
Perpustakaan sering menjadi gudang penyimpanan buku karena pustakawan merasa ‘tidak tega’ menyingkirkan koleksi yang sudah tidak bermanfaat.
perpustakaan lain (seperti mengadakan inter library loan dan akses bersama).
Perawatan koleksi merupakan alternatif untuk mempertahankan jumlah dan kualitas koleksi. Perpustakaan harus memiliki jadwal dan fasilitas khusus untuk perawatan koleksi (misalnya : fumigasi, jilid ulang, dsb.)
Teknologi dapat dimanfaatkan untuk mencegah kehilangan koleksi. Penggunaan security system terbukti mampu menekan pencurian koleksi dari perpustakaan, khususnya perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka.
Perpustakaan harus memiliki wawasan yang luas mengenai perkembangan kurikulum di lingkungannya, sehingga mampu mengatakan: “kami tidak butuh koleksi seperti ini!” dengan alasan yang tepat.
c. SDM
Perkembangan teknologi telah menimbulkan kekuatiran tersendiri di kalangan pustakawan, dimana ada kecenderungan bahwa tugas-tugas manusia pada akhirnya akan tergantikan oleh komputer atau mesin. Persepsi ini tentu saja keliru mengingat kegiatan di perpustakaan adalah kegiatan ‘kemanusiaan’. Teknologi tidak dapat memahami pengguna perpustakaan sebagai ‘manusia seutuhnya’ dengan segala kebutuhan informasinya. Teknologi hanyalah alat bantu untuk mempermudah pekerjaan manusia. Namun untuk dapat memanfaatkan teknologi tersebut secara optimal, diperlukan sumber daya manusia yang kompeten. Sinergi antara manusia yang kompeten dan kecanggihan teknologi akan menghasilkan ‘manusia-manusia’ baru keluaran perpustakaan.
Masalah SDM di perpustakaan harus selalu mendapat perhatian serius dari universitas. Hal ini penting mengingat perpustakaan adalah sarana publik yang dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika di universitas. Penempatan staf yang tidak kompeten di perpustakaan sebetulnya tidak mengatasi masalah SDM di suatu
11
universitas, melainkan justru mencoreng ‘wajah’ sendiri karena kualitas staf di perpustakaan menjadi salah satu indikator penilaian layanan prima di suatu universitas. Maka kompetensi menjadi persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sumber daya manusia di perpustakaan, karena kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja yang efektif dan efisien dalam mendayagunakan sumber-sumber daya yang terbatas. Sumber daya manusia atau tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan optimal, efektif dan efisien.
Staf perpustakaan bertaraf internasional memiliki kompetensi profesional dan kompetensi individual. Menurut US Special Library Associations, kompetensi profesional terkait dengan pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, serta pengetahuan kemampuan menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi. Sementara kompetensi individual menggambarkan satu kesatuan ketrampilan, perilaku dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatkan pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebih serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya. (University of Philipine memiliki sertifikasi (ISO) pustakawan dari pemerintah).
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Penempatan SDM di perpustakaan merupakan hak atau kebijakan universitas, yang seringkali tidak memahami kebutuhan dan kompetensi yang dibutuhan Perpustakaan.
Perpustakaan tidak memiliki kesempatan untuk mengembangkan stafnya.
Pustakawan tidak merasa memiliki ‘masalah’ dengan kompetensinya
Rekrutmen untuk staf perpustakaan harus melibatkan professional dari bidang Perpustakaan dan psikologi. Hal ini mutlak dilakukan mengingat staf perpustakaan akan berhadapan dengan multi karakter yang menuntut kemampuan berkomunikasi yang baik dan memiliki jiwa asertif. Perlu diingat bahwa tidak semua orang memiliki jiwa melayani.
Pengembangan staf dapat dilakukan secara internal, dengan memanfaatkan jaringan perpustakaan terdekat. Misalnya mengirim staf magang di perpustakaan terdekat yang lebih maju.
Terapkan sistem “the right man on the right place” berdasarkan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
Tingkatkan kemampuan berkomunikasi pustawakan dengan memberi kursus 12
Pustakawan menganggap teknologi adalah ancaman atau ‘musuh’.
bahasa asing.
Kenalkan teknologi terhadap staf dengan cara persuasif. Sebelum menerapkan teknologi, perlu sosialisasi yang intens terhadap semua staf sehingga menimbulkan ‘trust’ terhadap teknologi. Proses ini dilakukan dengan tetap mengacu pada target. Pada kasus tertentu, perpustakaan perlu menempuh keputusan radikal :”take it or leave it!”
d. Layanan
Layanan perpustakaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Jenis layanan di perpustakaan seharusnya mengakomodir kebutuhan semua pengguna. Misalnya, perpustakaan tidak harus menghapuskan layanan konvensional seperti katalog kartu jika masih ada pengguna yang membutuhkan. Seluruh jenis layanan yang ada di perpustakaan harus berorientasi kepada kepuasan pengguna.
Perpustakaan bertaraf internasional memiliki beragam jenis layanan yang dapat mengakomodir kebutuhan semua jenis pengguna. Peningkatan mutu layanan menjadi prioritas dengan cara melakukan evaluasi rutin. (Perpustakaan Universiti Kebangsaan Malaysia melakukan sertifikasi (ISO) terhadap layanannya).
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Perpustakaan tidak mengetahui layanan apa yang paling dibutuhkan pengguna
Lakukan evaluasi layanan secara reguler (minimal 1 kali setahun). Evaluasi dapat dilakukan dengan menyebarkan kuesioner sederhana mengenai layanan apa yang paling dibutuhkan pengguna.
e. Sistem dan teknologi
Sistem dalam konteks perpustakaan merupakan seperangkat aturan atau ketentuan yang ada di perpustakaan yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi-fungsi perpustakaan secara optimal. Sistem juga sangat berkaitan dengan teknologi yang digunakan. Pemanfaatan teknologi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan jumlah dan mutu layanan, efektifitas dan efisiensi waktu serta sumber daya manusia serta ragam informasi yang dikelola. Penerapan teknologi di perpustakaan juga telah menciptakan berbagai konsep seperti otomasi perpustakaan dan digital library.
13
Teknologi juga memberi peluang untuk mengembangkan jaringan kerja sama dan resource sharing antar perpustakaan.
Perpustakaan bertaraf internasional tidak harus menggunakan teknologi mutakhir tetapi selalu memanfaatkan teknologi semaksimal mungkin untuk memuaskan pengguna dalam hal aksesabilitas.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Pustakawan terlalu kaku menerapkan aturan di perpustakaan, sementara sistem tidak memberi peluang untuk fleksibilitas.
Bagi universitas, investasi teknologi di perpustakaan sering dianggap sebagai cost yang tidak membawa benefit nyata.
Teknologi yang canggih tidak menjamin operasional perpustakaan selalu berjalan lancar.
Ciptakan sistem seluwes mungkin, sehingga tujuan utama untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna tetap tercapai tanpa menyalahi ketentuan.
Jalin kerjasama dengan pengembang sistem (vendor) atau manfaatkan sumber daya internal untuk membangun sistem (in house programme).
Pilih teknologi yang digunakan oleh banyak orang sehingga memudahkan dalam hal maintenance dan trouble shooting.
Gunakan teknologi secara bertahap.
Ingat bahwa teknologi hanyalah alat bantu untuk memudahkan pekerjaan. Kunci keberhasilan teknologi tetap pada sumber daya manusia!
f. Fasilitas
Fasilitas di perpustakaan menjadi salah satu indikator yang dijadikan pengguna untuk menilai atau mengukur kinerja perpustakaan. Layanan di perpustakaan akan berjalan secara optimal jika didukung dengan fasilitas yang tepat. Fasilitas di Perpustakaan tidak hanya ditujukan untuk pengguna, tapi juga untuk staf. Lembaga harus memfasilitasi staf dengan baik untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
Perpustakaan bertaraf internasional tidak selalu memiliki fasilitas mewah, tapi lengkap dan selalu berfungsi optimal.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Gedung perpustakaan tidak dirancang sesuai kebutuhan jangka panjang, tapi dimanfaatkan sesuai keadaan gedung.
Pembangunan atau perancangan gedung perpustakaan harus direncanakan secermat mungkin dengan tetap berprinsip pada efisiensi dan efektifitas fungsi.
14
Anggaran pengadaan fasilitas seringkali mengabaikan maintenance.
Lakukan pemeliharaan fasilitas secara rutin dan cermat.
Manfaatkan tenaga out sourching untuk fasilitas-fasilitas mahal tapi tidak dibutuhkan untuk jangka panjang.
PENUTUP
Perpustakaan adalah salah satu indikator utama untuk mendukung universitas bertaraf internasional. Pemerinta, melalui DIKTI perlu lebih serius mengkaji beberapa langkah strategis yang dapat ditempuh untuk mencapai 25 perguruan tinggi bertaraf internasional. Sebagai langkah awal, adalah membenahi perpustakaan dengan tahap-tahap berikut :
1. Bentuk library board untuk tingkat Nasional
Brainstorming dan bersinergi dengan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan perguruan tinggi negeri dan swasta yang sudah dianggap cukup berhasil dalam mengembangkan perpustakaan.
Manfaatkan pakar-pakar dari setiap perguruan tinggi untuk mengkaji dan memberikan masukan.
2. Tetapkan visi.
Lakukan studi banding ke perpustakaan perguruan tinggi lain di luar negeri yang dapat dijadikan acuan dalam pengembangan perpustakaan bertaraf internasional. Studi banding dapat di breakdown berdasarkan bidang yang akan dikembangkan. Misalnya, fasilitas mengacu ke NUS, teknologi merujuk ke NTU, ISO layanan ke UKM, ISO pustakawan ke University of Philipine, dsb.
3. Kaji kebijakan.
Review kebijakan yang ada sekarang menyangkut pengembangan perpustakaan perguruan tinggi.
Libatkan pimpinan universitas untuk memikirkan mengenai copyright, karena hal ini menyangkut publikasi perpustakaan.
Masukkan semua unsur-unsur tersebut di atas ke dalam pembahasan RUU Perpustakaan Nasional yang kini sedang dibahas di DPR.
15
4. Kembangkan secara bertahap.
Pilih perguruan tinggi yang dapat dijadikan sebagai pilot project dengan jangka waktu tertentu.
Bentuk konsorsium.
Gunakan teknologi yang sudah ada.
5. Bentuk jaringan.
Manfaatkan para pengusaha di bidang online database, pengembang software, penerbit, media dan pihak-pihak terkait sebagai sponsor.
16
DAFTAR PUSTAKA
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. 2004. Edisi Ketiga. Departemen Pendidikan Nasional RI, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta.
Kurniawan, Khaerudin. 2002. Visi Perguruan Tinggi di Era Pasar Bebas. www.balipost.co.id/balipostcetaK/2002/8/3/op1.htm - 26k (24 April 2006)
Kurniawan, Khaerudin. 2003. Transformasi Perguruan Tinggi Menuju Indonesia Baru. Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan, edisi Maret 2003, Tahun ke – 9 No. 041.
Rangking of the besat college libraries. 2005. http://www.collegeconfidential.com/ (24 April 2006)
The 100 best universities in Asia. http://www.asiaweek.com (24 April 2006)
17
BIODATA
Nama : Kalarensi Naibaho
Kelompok : Pustakawan
Tingkat Pendidikan : S2 Ilmu Perpustakaan
Pekerjaan : Humas
Alamat : Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia – Depok 16424
No. Telp./Faks/HP : (021) 7864134 / (021) 7863469 / 0818 0801 9050
Email : cnaibaho@yahoo.com
: clara@ui.edu
Judul : “Perpustakaan Sebagai Salah Satu Indokator Utama dalam
Mendukung Universitas Bertaraf Internasional”.
18
DALAM MENDUKUNG UNIVERSITAS BERTARAF INTERNASIONAL
PENGANTAR
Istilah “World Class University” sedang sangat populer, khususnya di kalangan perguruan tinggi Indonesia. Istilah ini semakin bergema terutama sejak pemerintah mengeluarkan SK mengenai otonomi bagi beberapa perguruan tinggi negeri (UI, UGM, ITB, IPB). Hampir semua perguruan tinggi tersebut secara tegas maupun tersirat mencantumkan visinya menuju “World Class University” atau “Universitas Bertaraf Internasional”. Beberapa perguruan tinggi swasta, jelas-jelas ‘mengklaim’ dirinya sebagai universitas bertaraf internasional.
Menjadi ‘universitas berkelas internasional’ bukan persoalan teknis semata. Proses pembelajaran di perguruan tinggi bukanlah sebatas menghasilkan sejumlah lulusan bergelar sarjana, master dan doktor. Visi suatu perguruan tinggi menjadi ‘universitas bertaraf internasional’ memerlukan pemahaman dan kajian mendalam mengenai kondisi objektif, sehingga diharapkan dapat menciptakan strategi yang efektif untuk mewujudkan visi tersebut. Perlu diingat, bahwa dunia pendidikan tinggi juga tidak terlepas dari unsur sosial politik yang terjadi di masyarakat sehingga pengembangan universitas juga sangat terkait dengan kebijakan-kebijakan politik pemerintah. Jika Indonesia, melalui DIKTI ingin mewujudkan harapannya memiliki 25 universitas berkelas internasional, ada baiknya beranjak dari kenyataan dan fakta-fakta yang ada seputar dunia pendidikan tinggi kita. Hal ini otomatis berlaku untuk perpustakaan. Pembahasan mengenai perpustakaan perguruan tinggi akan selalu terkait dengan lembaganya, dalam hal ini universitas. Kita tidak mungkin membahas bagaimana mengembangkan perpustakaan A misalnya, dengan mengabaikan universitas A nya.
PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA
Kondisi Objektif
Data statistik menunjukkan bahwa publikasi ilmiah Indonesia di tingkat internasional hanya menyumbang 0,012% dari total publikasi ilmiah dari seluruh dunia. Padahal, menurut versi Asiaweek, kategori hasil penelitian bernilai 25% dari keseluruhan kriteria yang digunakan dalam penentuan peringkat universitas. Data tersebut juga menunjukkan dengan jelas betapa tertinggalnya kita dibandingkan dengan negara-
1
negara ASEAN saja! Thailand misalnya, menyumbang 0,086%, Malaysia 0,064%, Singapura 0,179% dan Filipina 0,035%. Kontribusi terbesar tentu saja diduduki oleh negara-negara maju, seperti Amerika Serikat 30,8%, Jepang 8,2% Inggris 7,9%, Jerman 7,2%, dan Prancis 5,6%.
Sementara hasil penelitian tentang kualitas sistem pendidikan yang dilakukan oleh Political and Economic Risk Consultancy (PERC, 2001, dalam Mulyasana, 2002 : 4) terhadap 12 negara di Asia, menempatkan Indonesia pada urutan terakhir dari 12 negara yang diteliti! Menurut Kurniawan (2003 : 166) hasil ini harus dicermati dan dikritisi sehingga pemerintah tidak terlena dengan bongkar pasang terhadap teori dan kebijakan penyelenggaraan pendidikan, tetapi yang paling penting adalah menetapkan standar, filosofi dan dasar yang jelas untuk dijadikan sebagai garis haluan bagi semua jajaran pendidikan, dan diperlukan strategi yang tepat untuk mewujudkannya.
Khusus untuk kondisi perguruan tinggi di Indonesia, tahun 2001, laporan Asiaweek berjudul ''The Best Universities in Asia'' menyebutkan, UI peringkat ke-61, UGM ke-68, UNAIR ke-73 dan UNDIP ke-75. Sementara ITB (perguruan tinggi khusus teknologi) menduduki peringkat ke-20 atau merosot lima tingkat dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Peringkat ini bahkan menghilang tahun lalu. Artinya, tidak ada universitas dari Indonesia yang masuk rangking 100 universitas terbaik di Asia! Padahal akses informasi dan kesempatan untuk maju dengan memanfaatkan teknologi semakin terbuka lebar.
Data di atas juga menunjukkan bahwa perguruan tinggi kita sedang mengalami penurunan kualitas yang sangat signifikan. Signifikansi ini antara lain ditandai rendahnya publikasi ilmiah di tingkat internasional. Walaupun sudah banyak upaya yang dilakukan untuk meningkatkan mutu SDM dan sumber daya investasi, produktivitas penelitian dan publikasi di Indonesia tetap memprihatinkan. Menurut Kurniawan (2003 : 166) selain kelemahan individu peneliti, permasalahan yang dihadapi juga menyangkut insentif yang terlalu rendah, adanya kepincangan yang luar biasa antara gaji dosen di Indonesia dengan di negara-negara lain serta promosi karier yang tidak mendorong untuk melakukan penelitian di bidang masing-masing. Kelemahan lainnya berasal dari lingkungan kerja peneliti, seperti terbatasnya sumber daya dan sarana penelitian, keterbatasan informasi, situasi institusi yang tidak stabil, kekurangan tenaga pendukung, dan lain-lain. Hambatan-hambatan lain juga berasal
2
dari lingkungan yang sifatnya makro, seperti tidak adanya iklim dan tradisi ilmiah (baca: budaya akademik) yang mendukung, tidak adanya tuntutan untuk melakukan penelitian, sistem birokrasi yang terlalu kaku, minimnya investasi untuk melakukan penelitian, serta hambatan yang berasal dari sumber kebijakan dan politik. Hal ini merupakan indikasi yang banyak dijumpai di negara-negara berkembang pada umumnya, khususnya Indonesia.
Tantangan
Berbicara mengenai pendidikan tinggi dan outputnya adalah berbicara mengenai kualitas Sumber Daya Manusia (SDM). Tuntutan akan kualitas SDM tidak terlepas dari perkembangan pasar. Pada tahun 2002 lalu, kita sudah mulai berkompetisi dengan negara-negara di kawasan ASEAN (AFTA) dan paling lambat tahun 2010 kita harus memasuki pasar bebas negara-negara industri maju di kawasan Asia - Pasifik (APEC). Salah satu tantangan yang kini kita hadapi adalah meningkatkan kualitas pendidikan rata-rata penduduk. Tingkat pendidikan rata-rata penduduk harus meningkat sesuai dengan tuntutan kemajuan ekonomi dan industri pada saat itu. Pada periode tersebut, persaingan antarnegara sudah hampir tidak ada lagi. Kenyataan menunjukkan bahwa pada tahap ini kemampuan perguruan tinggi di Indonesia termasuk di dalamnya memproduksi dan mempublikasikan karya-karya ilmiah yang berkualitas sangat memprihatinkan. Pertumbuhan yang cukup lambat berhadapan dengan perubahan-perubahan sosio-kultural yang amat cepat.
Krisis multidimensional yang sedang melanda Indonesia saat ini disertai dengan berbagai perubahan di berbagai bidang ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni telah menciptakan tantangan baru bagi perguruan tinggi. Karena itu reaksi perguruan tinggi seharusnya tidak hanya melalui berbagai kebijakan pada tingkat nasional, tapi yang amat penting dan strategis adalah pada tingkat perguruan tinggi itu sendiri. Di sinilah letak pentingnya visi perguruan tinggi secara matang direncanakan dan diimplementasikan.
Perguruan tinggi juga perlu memikirkan consumption value (sutau kondisi dimana konsumen mempersepsi kegunaan suatu produk, baik secara individual maupun kolektif yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam memutuskan memilih suatu produk) suatu perguruan tinggi atau universitas bagi mahasiswanya. Seperti
3
dikatakan Kotler & FA Fox dalam strategi pemasaran perguruan tinggi (1995: 5), masih banyak lembaga pendidikan yang menggunakan paradigma lama, bahwa pasar mereka sangat luas dan selalu ada sepanjang masa karena tiap tahun selalu muncul orang-orang yang membutuhkan perguruan tinggi sebagai tempat belajar. Perguruan tinggi tidak berpikir bahwa calon mahasiswa sebelum memutuskan memilih suatu universitas akan selalu mempertimbangkan apakah suatu universitas mempunyai consumption value baginya. Mereka akan mempertimbangkan nilai fungsional, nilai sosial, nilai emosional, nilai epistemik maupun nilai kondisional suatu perguruan tinggi.
Visi
Salah satu visi dan misi ilmiah masyarakat akademik di perguruan tinggi adalah menuangkan gagasan dan pemikirannya ke dalam bentuk publikasi karya ilmiah. Karya ilmiah dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, seperti makalah, laporan penelitian, buku-buku ilmiah, atau karya ilmiah lainnya yang dipublikasikan. Untuk melakukan kegiatan publikasi ilmiah, dapat ditempuh berbagai upaya, di antaranya membudayakan kegiatan keberaksaraan di kalangan masyarakat akademik perguruan tinggi.
Menurut Kurniawan (2002 :3) misi pendidikan dan pengajaran di perguruan tinggi saat ini harus ditransformasi agar keluaran (lulusan) perguruan tinggi di masa depan mampu menunjukkan profilnya sebagai manusia Indonesia baru. Sejalan dengan itu, visi perguruan tinggi di Indonesia harus dipusatkan pada optimalisasi kontribusi terhadap upaya peningkatan kualitas bangsa Indonesia, pengembangan ipteks, budaya, dan identitas bangsa secara keseluruhan. Perguruan tinggi harus tampil sebagai leader dalam pengembangan kemajuan dan peradaban bangsa, sehingga menjadi andalan seluruh bangsa ini. Kiprah ini meletakkan perguruan tinggi sebagai titik strategis pembangunan nasional dan sebagai aset nasional yang harus tumbuh dan berkembang terus.
Jika dicermati, selama ini sebagian besar kegiatan Tridharma perguruan tinggi lebih berorientasi pada misi pendidikan dan pengajaran. Sementara misi penelitian dan publikasi ilmiah masih diabaikan. Hal ini terbukti sejak diberlakukannya otonomi perguruan tinggi sebagaimana tertuang dalam PP No. 61 Tahun 1999, masing-masing
4
perguruan tinggi berlomba-lomba membuka sebanyak-banyaknya program baru, seperti : ekstension, kelas sore, dan lain-lain. Implikasinya, tradisi dan budaya meneliti apalagi mempublikasikan karya ilmiah di kalangan masyarakat akademik perguruan tinggi masih memprihatinkan.
Menurut laporan Dirjen Dikti yang dikutip oleh Kurniawan (2002 : 3), jumlah peneliti Indonesia saat ini baru mencapai rasio 1: 10.000. Artinya, satu peneliti untuk 10.000 penduduk. Dengan populasi penduduk Indonesia saat ini 210 juta jiwa, berarti baru terdapat sekitar 21.000 peneliti. Untuk mendongkrak jumlah peneliti di masa depan, rogram Pascasarjana di Indonesia diharapkan mampu mencetak lulusan setiap tahun sekitar 15.000 peneliti. Sinergi yang baik antara peneliti/penulis, penerbit, dan pembaca merupakan segi tiga tertutup bertimbal balik, dan akan menjadi lingkaran setan bila satu di antaranya tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan.
Peta penelitian dan publikasi ilmiah masyarakat akademik perguruan tinggi dapat dijadikan tolok ukur, indikator, serta barometer kualitas dan keunggulan perguruan tinggi yang bersangkutan, yang pada gilirannya perguruan tinggi di Indonesia dapat menyebut dirinya ‘universitas bertaraf internasional’.
UNIVERSITAS BERTARAF INTERNASIONAL
Dalam salah satu page di website CURTIN International College (http://www.cic.wa.edu.au/translations/indo_files/welcome.htm) tercantum kalimat seperti ini : “dengan lebih dari 33.000 siswa yang berasal dari lebih dari 100 negara, Curtin adalah sebuah universitas bertaraf internasional yang terkemuka. Curtin telah memiliki reputasi kelas dunia sebagai tempat pembelajaran yang dinamis dan merangsang daya pikir, dan sebagai unversitas Ilmu Pengetahuan dan Teknologi terkemuka Australia, Curtin merupakan salah satu tujuan yang paling populer di Australia bagi para siswa internasional.
Apakah istilah ‘taraf internasional’ merujuk pada cakupan wilayah atau kualitas?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata ‘internasional’ menyatakan bangsa-bangsa atau negeri-negeri seluruh dunia. Maka jelas, istilah ini merujuk pada cakupan wilayah. Namun dalam konteks universitas, taraf internasional tentu saja tidak hanya mencakup wilayah, tapi kualitas. Kualitas tidak hanya merujuk pada
5
mutu lulusan, tapi juga mutu layanan, fasilitas dan lain-lain. Ukuran kualitas dapat dilihat dari indikator yang digunakan untuk menentukan rangking universitas terbaik.
Penentuan rangking sebagai universitas terbaik umumnya menggunakan indikator sebagai berikut :
Criteria
Indicator
Code
Weight
Quality of Education
Alumni of an institution winning Nobel Prizes and Fields Medals
Alumni
10%
Quality of Faculty
Staff of an institution winning Nobel Prizes and Fields Medals
Highly cited researchers in 21 broad subject categories
Award
HiCi
20%
20%
Research Output
Articles published in Nature and Science*
Articles in Science Citation Index-expanded and Social Science Citation Index
N&S
SCI
20%
20%`
Size of Institution
Academic performance with respect to the size of an institution
Size
10%
Total
100%
Sumber : asiaweek.com
Selain faktor aksesabilitas dan cakupan yang luas, indikator di atas dapat dijadikan sebagai acuan untuk mencapai universitas bertaraf internasional.
PERPUSTAKAAN BERTARAF INTERNASIONAL
Pasal 40 PP tentang Pendidikan Tinggi menegaskan bahwa perpustakaan merupakan unsur penunjang pendidikan tinggi. Secara harafiah, unsur penunjang dapat diartikan
6
sebagai sesuatu yang harus ada untuk kesempurnaan yang ditunjang. Peran strategis ini juga terlihat jelas dalam proses akreditasi sebuah pendidikan tinggi, dimana perpustakaan merupakan unsur utama, walau bukan yang pertama. Jika suatu lembaga pendidikan tinggi ingin mendapatkan akreditasi resmi, maka perpusakaan dan segala isinya wajib ada. Artinya, akreditasi tidak akan diperoleh jika lembaga tersebut tidak memiliki perpustakaan. Secara teori, perpustakaan sebetulnya memiliki peran strategis dalam eksistensi pendidikan tinggi. Sebagai unsur penunjang penting, perpustakaan tidak dapat diabaikan, khususnya dalam hal pencapaian visi. Jika sebuah universitas ingin menjadi ‘universitas bertaraf internasional’, otomatis perpustakaan juga harus ikut menjadi ‘perpustakaan bertaraf internasional’.
Tahun lalu, website College Confidential mengangkat topik diskusi tentang rangking perpustakaan terbaik di dunia. Sama seperti penentuan universitas terbaik, indikator yang digunakan untuk penentuan perpustakaan terbaik juga berbeda-beda. Ada yang didasarkan pada jumlah koleksi, fasilitas dan kecanggihan teknologi yang digunakan.
Princeton Review Gourman melaporkan rangking 10 perpustakaan terbaik di Amerika dengan skala penilaian 1- 5 sebagai berikut :
1) Harvard : 4.94 2) Yale : 4.91 3) Illinois UC : 4.89 4) Columbia : 4.85 5) Cornell : 4.83 6) Michigan AA : 4.81 7) Berkeley : 4.77 8) Wisconsin Mad : 4.74 9) Stanford : 4.73 10) Ucla : 4.70
Sementara dari segi jumlah koleksi, urutan Perpustakaan terbaik adalah sebagai berikut:
1. Harvard University (16 million volumes) 2. Yale University (11 million volumes) 3. University of Illinois-Urbana Champaign (10 million volumes) 4. University of California-Berkeley (9 million volumes) 5. Columbia University (8 million volumes) 5. Stanford University (8 million volumes) 5. University of California-Los Angeles (8 million volumes) 5. University of Michigan-Ann Arbor (8 million volumes) 5. University of Texas-Austin (8 million volumes)
7
6. Cornell University 7 million volumes) 6. University of Chicago (7 million volumes) 7. Indiana University-Bloomington (6.5 million volumes) 7. University of Wisconsin-Madison (6.5 million volumes) 8. Princeton University (6 million volumes) 8. University of Minnesota-Twin Cities (6 million volumes) 8. University of Washington (6 million volumes) 9. Ohio State University-Columbus (5.5 million volumes) 9. University of North Carolina-Chapel Hill (5.5 million volumes) 10. Duke University (5 million volumes) 10. University of Arizona (5 million volumes) 10. University of Pennsylvania (5 million volumes) 10. Univiersity of Virginia (5 million volumes)
(Note : when those libraries list their volumes, they are refering to titles. Universities have several copies of each volume, depending on the demand for that volume and on the size of the university).
Berbagai kalangan di Amerika mengatakan bahwa indikator yang dapat digunakan untuk mencapai status ‘perpustakaan bertaraf internasional adalah :
1) Services and collections
2) Accessability
3) Variety of literary offerings.
4) Comfort and availlability of reading/studying spaces.
5) User Statisfaction
Indikator tersebut dapat dijadikan acuan untuk mencapai perpustakaan bertaraf internasional. Tentu saja tidak semua indikator dapat dicapai secara optimal dalam waktu yang bersamaan, karena setiap indikator tergantung pada kondisi objektif masing-masing perpustakaan. Untuk lebih memudahkan pemahaman, dibawah ini akan diuraikan faktor-faktor penentu yang perlu dikembangkan untuk mengoptimalkan indikator mencapai perpustakaan bertaraf internasional. Uraian didasarkan pada kondisi nyata yang terjadi di perguruan tinggi di Indonesia serta solusi yang dapat dijadikan alternatif pemecahan masalah.
a. Dana
Masalah dana sesungguhnya tidak hanya dihadapi perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia. Perpustakaan di luar negeri, seperti Amerika pun tetap mengeluhkan masalah alokasi anggaran mereka. Hal ini terjadi karena investasi di perpustakaan memang tidak langsung memberikan benefit nyata bagi lembaga. Output dari
8
Perpustakaan bersifat intangible, tidak kasat mata : masyarakat cerdas dan kritis! Sementara bagi sebagian besar lembaga atau universitas, perpustakaan belum atau bukan prioritas utama untuk dikembangkan. Namun berbeda dengan di Indonesia, perpustakaan di luar negeri lebih memiliki dukungan dari pemerintah dan kebebasan dari lembaga dalam mencari dana.
Perpustakaan bertaraf internasional memiliki anggaran operasional pokok sebesar rata-rata 10 % dari total anggaran universitas.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Tidak semua perpustakaan mengetahui jumlah anggaran yang dialokasikan oleh lembaga untuk operasional perpustakaan
Pimpinan perpustakaan tidak memiliki akses informasi untuk mengetahui alokasi anggaran
Alokasi anggaran untuk perpustakaan umumnya untuk pengadaan koleksi
Pimpinan perpustakaan tidak memiliki kebebasan untuk memanfaatkan dana yang ada karena harus sesuai dengan program kerja universitas
Perpustakaan hanya mengandalkan dana/anggaran dari lembaga
Universitas harus menciptakan transparasi dan keterbukaan dalam hal anggaran.
Pimpinan perpustakaan harus memiliki posisi strategis di universitas, sehingga memiliki bargaining position yang bagus. Universitas perlu mengakomodir kebutuhan ini dalam bentuk SK dan penyusunan struktur organisasi yang tepat.
Perpustakaan harus dapat meyakinkan pimpinan universitas mengenai pentingnya pengembangan perpustakaan secara keseluruhan, tidak hanya pengadaan buku.
Universitas harus memberikan kebebasan yang bertanggung jawab dalam hal mengelola dana, termasuk efisiensi birokrasi yang seringkali menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan.
Ciptakan peluang-peluang untuk mendapatkan dana dengan cara-cara professional. Pustakawan harus memiliki jiwa entrepreneurship sehingga dapat mencari sumber dana dari luar lembaga. Cara-cara yang dapat ditempuh antara lain dengan mengadakan pelatihan2 di bidang kepustakawanan, menjalin kerja sama dengan instansi lain atau perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengan perpustakaan (seperti penerbit, media massa, pengembang software, pengembangan otomasi perpustakaan, dan perusahaan yang bergerak dalam 9
pengadaan material perpustakaan)
Bentuk konsorsium antar perpustakaan.
b. Koleksi
Dalam ‘Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi’ edisi ketiga yang dikeluarkan oleh DIKTI, dikatakan bahwa : “Perpustakaan perguruan tinggi wajib menyediakan 80% dari bahan bacaan wajib mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing judul bahan bacaan tersebut disediakan 3 eksemplar untuk tiap 100 mahasiswa….!”
Perguruan tinggi bertaraf internasional memiliki rasio antara pengguna dengan jumlah koleksi, minimal 1 : 50. Artinya, 50 judul koleksi untuk satu orang pengguna. Ini masih untuk kawasan Asia seperti National University of Singapore (NUS) dan Nanyang Technological University (NTU). Jika merujuk pada Harvard yang memiliki koleksi 16 milyar, maka dengan jumlah pengguna 1 juta saja, rationya sudah sangat tidak terjangkau : 1 : 16.000! Angka ini sebetulnya tidak mengherankan, mengingat setiap tahun universitas pasti membeli koleksi, sementara jumlah pengguna (baca : sivitas akademika) biasanya stabil atau hanya mengalami pertambahan yang tidak terlalu siginifikan, kecuali ada pembukaan program studi baru.
Perguruan tinggi di Indonesia masih sangat jauh dari ratio tersebut. Universitas Indonesia misalnya, dengan total jumlah koleksi kurang lebih 1 juta berbanding jumlah sivitas akademika hampir 50.000 orang, rationya masih 1 : 20. Persoalan koleksi seharusnya tidak hanya menyangkut kuantitas, tapi juga kualitas. Karena itu sangat penting mengadakan evaluasi terhadap koleksi. Hasil evaluasi juga dapat dijadikan acuan untuk menyusun kebijakan pengadaan koleksi.
Perpustakaan bertaraf internasional memiliki koleksi milyaran judul dengan ratio minimal 1 : 50 antara pengguna dan koleksi, serta langganan online database dari berbagai disiplin ilmu.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Perpustakaan tidak memiliki kebijakan pengembangan koleksi yang tepat.
Keterbatasan dana dan prosedur
Kebijakan pengembangan koleksi harus merujuk pada misi dan visi universitas. Koleksi Perpustakaan harus dapat mencerminkan ‘isi’ universitas.
Manfaatkan kerjasama dengan
10
(birokrasi) pengadaan koleksi terlalu rumit sehingga membatasi peluang mendapatkan koleksi berkualitas dan dalam waktu singkat.
Perpustakaan tidak memiliki peralatan yang memadai untuk perawatan koleksi
Kehilangan koleksi masih sering terjadi karena sistem yang tidak mendukung
Perpustakaan sering menjadi gudang penyimpanan buku karena pustakawan merasa ‘tidak tega’ menyingkirkan koleksi yang sudah tidak bermanfaat.
perpustakaan lain (seperti mengadakan inter library loan dan akses bersama).
Perawatan koleksi merupakan alternatif untuk mempertahankan jumlah dan kualitas koleksi. Perpustakaan harus memiliki jadwal dan fasilitas khusus untuk perawatan koleksi (misalnya : fumigasi, jilid ulang, dsb.)
Teknologi dapat dimanfaatkan untuk mencegah kehilangan koleksi. Penggunaan security system terbukti mampu menekan pencurian koleksi dari perpustakaan, khususnya perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka.
Perpustakaan harus memiliki wawasan yang luas mengenai perkembangan kurikulum di lingkungannya, sehingga mampu mengatakan: “kami tidak butuh koleksi seperti ini!” dengan alasan yang tepat.
c. SDM
Perkembangan teknologi telah menimbulkan kekuatiran tersendiri di kalangan pustakawan, dimana ada kecenderungan bahwa tugas-tugas manusia pada akhirnya akan tergantikan oleh komputer atau mesin. Persepsi ini tentu saja keliru mengingat kegiatan di perpustakaan adalah kegiatan ‘kemanusiaan’. Teknologi tidak dapat memahami pengguna perpustakaan sebagai ‘manusia seutuhnya’ dengan segala kebutuhan informasinya. Teknologi hanyalah alat bantu untuk mempermudah pekerjaan manusia. Namun untuk dapat memanfaatkan teknologi tersebut secara optimal, diperlukan sumber daya manusia yang kompeten. Sinergi antara manusia yang kompeten dan kecanggihan teknologi akan menghasilkan ‘manusia-manusia’ baru keluaran perpustakaan.
Masalah SDM di perpustakaan harus selalu mendapat perhatian serius dari universitas. Hal ini penting mengingat perpustakaan adalah sarana publik yang dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika di universitas. Penempatan staf yang tidak kompeten di perpustakaan sebetulnya tidak mengatasi masalah SDM di suatu
11
universitas, melainkan justru mencoreng ‘wajah’ sendiri karena kualitas staf di perpustakaan menjadi salah satu indikator penilaian layanan prima di suatu universitas. Maka kompetensi menjadi persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sumber daya manusia di perpustakaan, karena kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja yang efektif dan efisien dalam mendayagunakan sumber-sumber daya yang terbatas. Sumber daya manusia atau tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan optimal, efektif dan efisien.
Staf perpustakaan bertaraf internasional memiliki kompetensi profesional dan kompetensi individual. Menurut US Special Library Associations, kompetensi profesional terkait dengan pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, serta pengetahuan kemampuan menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi. Sementara kompetensi individual menggambarkan satu kesatuan ketrampilan, perilaku dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatkan pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebih serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya. (University of Philipine memiliki sertifikasi (ISO) pustakawan dari pemerintah).
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Penempatan SDM di perpustakaan merupakan hak atau kebijakan universitas, yang seringkali tidak memahami kebutuhan dan kompetensi yang dibutuhan Perpustakaan.
Perpustakaan tidak memiliki kesempatan untuk mengembangkan stafnya.
Pustakawan tidak merasa memiliki ‘masalah’ dengan kompetensinya
Rekrutmen untuk staf perpustakaan harus melibatkan professional dari bidang Perpustakaan dan psikologi. Hal ini mutlak dilakukan mengingat staf perpustakaan akan berhadapan dengan multi karakter yang menuntut kemampuan berkomunikasi yang baik dan memiliki jiwa asertif. Perlu diingat bahwa tidak semua orang memiliki jiwa melayani.
Pengembangan staf dapat dilakukan secara internal, dengan memanfaatkan jaringan perpustakaan terdekat. Misalnya mengirim staf magang di perpustakaan terdekat yang lebih maju.
Terapkan sistem “the right man on the right place” berdasarkan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
Tingkatkan kemampuan berkomunikasi pustawakan dengan memberi kursus 12
Pustakawan menganggap teknologi adalah ancaman atau ‘musuh’.
bahasa asing.
Kenalkan teknologi terhadap staf dengan cara persuasif. Sebelum menerapkan teknologi, perlu sosialisasi yang intens terhadap semua staf sehingga menimbulkan ‘trust’ terhadap teknologi. Proses ini dilakukan dengan tetap mengacu pada target. Pada kasus tertentu, perpustakaan perlu menempuh keputusan radikal :”take it or leave it!”
d. Layanan
Layanan perpustakaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Jenis layanan di perpustakaan seharusnya mengakomodir kebutuhan semua pengguna. Misalnya, perpustakaan tidak harus menghapuskan layanan konvensional seperti katalog kartu jika masih ada pengguna yang membutuhkan. Seluruh jenis layanan yang ada di perpustakaan harus berorientasi kepada kepuasan pengguna.
Perpustakaan bertaraf internasional memiliki beragam jenis layanan yang dapat mengakomodir kebutuhan semua jenis pengguna. Peningkatan mutu layanan menjadi prioritas dengan cara melakukan evaluasi rutin. (Perpustakaan Universiti Kebangsaan Malaysia melakukan sertifikasi (ISO) terhadap layanannya).
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Perpustakaan tidak mengetahui layanan apa yang paling dibutuhkan pengguna
Lakukan evaluasi layanan secara reguler (minimal 1 kali setahun). Evaluasi dapat dilakukan dengan menyebarkan kuesioner sederhana mengenai layanan apa yang paling dibutuhkan pengguna.
e. Sistem dan teknologi
Sistem dalam konteks perpustakaan merupakan seperangkat aturan atau ketentuan yang ada di perpustakaan yang dibutuhkan untuk menjalankan fungsi-fungsi perpustakaan secara optimal. Sistem juga sangat berkaitan dengan teknologi yang digunakan. Pemanfaatan teknologi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan jumlah dan mutu layanan, efektifitas dan efisiensi waktu serta sumber daya manusia serta ragam informasi yang dikelola. Penerapan teknologi di perpustakaan juga telah menciptakan berbagai konsep seperti otomasi perpustakaan dan digital library.
13
Teknologi juga memberi peluang untuk mengembangkan jaringan kerja sama dan resource sharing antar perpustakaan.
Perpustakaan bertaraf internasional tidak harus menggunakan teknologi mutakhir tetapi selalu memanfaatkan teknologi semaksimal mungkin untuk memuaskan pengguna dalam hal aksesabilitas.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Pustakawan terlalu kaku menerapkan aturan di perpustakaan, sementara sistem tidak memberi peluang untuk fleksibilitas.
Bagi universitas, investasi teknologi di perpustakaan sering dianggap sebagai cost yang tidak membawa benefit nyata.
Teknologi yang canggih tidak menjamin operasional perpustakaan selalu berjalan lancar.
Ciptakan sistem seluwes mungkin, sehingga tujuan utama untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna tetap tercapai tanpa menyalahi ketentuan.
Jalin kerjasama dengan pengembang sistem (vendor) atau manfaatkan sumber daya internal untuk membangun sistem (in house programme).
Pilih teknologi yang digunakan oleh banyak orang sehingga memudahkan dalam hal maintenance dan trouble shooting.
Gunakan teknologi secara bertahap.
Ingat bahwa teknologi hanyalah alat bantu untuk memudahkan pekerjaan. Kunci keberhasilan teknologi tetap pada sumber daya manusia!
f. Fasilitas
Fasilitas di perpustakaan menjadi salah satu indikator yang dijadikan pengguna untuk menilai atau mengukur kinerja perpustakaan. Layanan di perpustakaan akan berjalan secara optimal jika didukung dengan fasilitas yang tepat. Fasilitas di Perpustakaan tidak hanya ditujukan untuk pengguna, tapi juga untuk staf. Lembaga harus memfasilitasi staf dengan baik untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif.
Perpustakaan bertaraf internasional tidak selalu memiliki fasilitas mewah, tapi lengkap dan selalu berfungsi optimal.
Kendala
Solusi yang dapat ditempuh
Gedung perpustakaan tidak dirancang sesuai kebutuhan jangka panjang, tapi dimanfaatkan sesuai keadaan gedung.
Pembangunan atau perancangan gedung perpustakaan harus direncanakan secermat mungkin dengan tetap berprinsip pada efisiensi dan efektifitas fungsi.
14
Anggaran pengadaan fasilitas seringkali mengabaikan maintenance.
Lakukan pemeliharaan fasilitas secara rutin dan cermat.
Manfaatkan tenaga out sourching untuk fasilitas-fasilitas mahal tapi tidak dibutuhkan untuk jangka panjang.
PENUTUP
Perpustakaan adalah salah satu indikator utama untuk mendukung universitas bertaraf internasional. Pemerinta, melalui DIKTI perlu lebih serius mengkaji beberapa langkah strategis yang dapat ditempuh untuk mencapai 25 perguruan tinggi bertaraf internasional. Sebagai langkah awal, adalah membenahi perpustakaan dengan tahap-tahap berikut :
1. Bentuk library board untuk tingkat Nasional
Brainstorming dan bersinergi dengan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan perguruan tinggi negeri dan swasta yang sudah dianggap cukup berhasil dalam mengembangkan perpustakaan.
Manfaatkan pakar-pakar dari setiap perguruan tinggi untuk mengkaji dan memberikan masukan.
2. Tetapkan visi.
Lakukan studi banding ke perpustakaan perguruan tinggi lain di luar negeri yang dapat dijadikan acuan dalam pengembangan perpustakaan bertaraf internasional. Studi banding dapat di breakdown berdasarkan bidang yang akan dikembangkan. Misalnya, fasilitas mengacu ke NUS, teknologi merujuk ke NTU, ISO layanan ke UKM, ISO pustakawan ke University of Philipine, dsb.
3. Kaji kebijakan.
Review kebijakan yang ada sekarang menyangkut pengembangan perpustakaan perguruan tinggi.
Libatkan pimpinan universitas untuk memikirkan mengenai copyright, karena hal ini menyangkut publikasi perpustakaan.
Masukkan semua unsur-unsur tersebut di atas ke dalam pembahasan RUU Perpustakaan Nasional yang kini sedang dibahas di DPR.
15
4. Kembangkan secara bertahap.
Pilih perguruan tinggi yang dapat dijadikan sebagai pilot project dengan jangka waktu tertentu.
Bentuk konsorsium.
Gunakan teknologi yang sudah ada.
5. Bentuk jaringan.
Manfaatkan para pengusaha di bidang online database, pengembang software, penerbit, media dan pihak-pihak terkait sebagai sponsor.
16
DAFTAR PUSTAKA
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. 2004. Edisi Ketiga. Departemen Pendidikan Nasional RI, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta.
Kurniawan, Khaerudin. 2002. Visi Perguruan Tinggi di Era Pasar Bebas. www.balipost.co.id/balipostcetaK/2002/8/3/op1.htm - 26k (24 April 2006)
Kurniawan, Khaerudin. 2003. Transformasi Perguruan Tinggi Menuju Indonesia Baru. Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan, edisi Maret 2003, Tahun ke – 9 No. 041.
Rangking of the besat college libraries. 2005. http://www.collegeconfidential.com/ (24 April 2006)
The 100 best universities in Asia. http://www.asiaweek.com (24 April 2006)
17
BIODATA
Nama : Kalarensi Naibaho
Kelompok : Pustakawan
Tingkat Pendidikan : S2 Ilmu Perpustakaan
Pekerjaan : Humas
Alamat : Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia – Depok 16424
No. Telp./Faks/HP : (021) 7864134 / (021) 7863469 / 0818 0801 9050
Email : cnaibaho@yahoo.com
: clara@ui.edu
Judul : “Perpustakaan Sebagai Salah Satu Indokator Utama dalam
Mendukung Universitas Bertaraf Internasional”.
18
Langganan:
Postingan (Atom)