पेंगेर्तियन Inventaris

INVENTARISASI
Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan semua koleksi yang dimiliki sebuah
perpustakaan. Kegiatan ini apabila dijabarkan terdiri dari 3 tahap, yaitu: 1) Pemberian
stempel kepemilikan perpustakaan, 2) Pemberian nomor inventaris, dan 3) Pencatatan
data koleksi dalam tabel inventaris. Kegiatan ini dapat dilakukan secara manual maupun
digital. Perbedaan dari kedua metode ini hanya pada media untuk proses pencatatannya
saja. Berikut ini akan kami jabarkan masing-masing tahap tersebut.
A. Inventarisasi Secara Manual
Inventarisasi secara manual adalah melakukan kegiatan inventarisasi
menggunakan buku inventaris. Kegiatan ini terdiri dari:
1. Pemberian stempel perpustakaan
Untuk menunjukkan bahwa sebuah koleksi merupakan milik perpustakaan
maka perlu diberikan tanda pada koleksi tersebut. Salah satu tanda tersebut
adalah stempel perpustakaan. Stempel perpustakaan ini berupa dua jenis:
a. Stempel tanda milik perpustakaan
Stempel ini diberikan pada beberapa halaman yang kosong dalam sebuah
koleksi. Contoh bentuk stempel ini adalah
MILIK PERPUSTAKAAN
KIMPRASWIL DIY
b. Stempel inventaris
Stempel ini digunakan untuk mencantumkan nomor inventaris dan nomor
panggil koleksi. Contoh bentuk stempel inventaris adalah
PERPUSTAKAAN KIMPRASWIL DIY
No. Inventaris
No. Panggil

2. Pemberian nomor inventaris
Nomor inventaris diberikan kepada setiap eksemplar koleksi yang dimiliki
perpustakaan. Nomor ini sifatnya unik dan khas sehingga masing-masing koleksi
akan memiliki nomor inventaris yang berbeda. Ada 2 alternatif bentuk/pola dari
nomor inventaris ini adalah:
Modul 1 Inventarisasi 2

Alternatif I
Nomor urut penerimaan/kode nama perpustakaan/kode jenis koleksi/kode asal
koleksi/tahun pencatatan
Keterangan:
• Nomor urut penerimaan : diisi nomor urut koleksi diterima di
perpustakaan
• Kode nama perpustakaan : diisi kode nama perpustakaan
Misalnya: Perpustakaan Kimpraswil DIY kodenya PKimDIY
• Kode jenis koleksi : diisi dengan kode jenis koleksi
Misalnya: B untuk Buku Teks, R untuk Referensi, dll
• Kode asal koleksi : diisi dengan kode asal koleksi,
Misalnya: Pb untuk pembelian, H untuk hadiah, dan FC untuk foto
kopi
• Tahun pencatatan : diisi tahun pencatatan
Contoh:
001/PKimDIY/B/Pb/2007
Keterangan:
001 : nomor urut pencatatan
PKimDIY : kode nama perpustakaan
B : kode koleksi untuk jenis buku teks
Pb : kode asal koleksi dari pembelian
2007 : tahun pencatatan koleksi

Alternatif II
Kode tahun pencatatan/kode asal/nomor urut penerimaan
Keterangan:
Modul 1 Inventarisasi 3

• Kode tahun pencatatan : diisi dengan kode tahun
Misalnya: tahun 1999 kodenya 99
tahun 2007 kodenya 07
• Kode asal : diisi kode asal
Misalnya: pembelian kodenya 10
hadiah kodenya 20
foto kopi kodenya 30
• Nomor urut penerimaan : diisi nomor urut penerimaan koleksi
Contoh:
07100010
Keterangan:
07 : tahun 2007
10 : koleksi berasal dari pembelian
0010 : nomor urut pencatatan
3. Pencatatan data koleksi dalam tabel inventaris
Untuk mencatat data koleksi, sebelumnya harus disiapkan tabel inventaris
pada buku inventaris. Adapun bentuk dari tabel inventaris ini meyesuaikan dengan
kebutuhan perpustakaan yang bersangkutan. Berikut ini salah satu contoh tabel
inventaris.
No. Tahun
No. Tanggal Judul Pengarang Edisi Penerbit Asal Harga No. Panggil Keterangan
Inventaris Terbit


Petunjuk pengisian tabel:
• No. (nomor) : diisi nomor urut pencatatan
Misalnya 01, 02,....dst
• Tanggal : diisi tanggal pencatatan
Modul 1 Inventarisasi 4

Misalnya 1 Februari 2007 atau 1-2-2007
• No. Inventaris : diisi nomor inventaris
Misalnya 001/PKimDIY/B/Pb/2007 atau 07100010
• Judul : diisi judul buku
Misalnya 101 Teknik Tersembunyi Dalam Windows
• Pengarang : diisi pengarang buku
Misalnya Efvy Zamidra Zam
• Edisi : diisi edisi buku
Misalnya Ed.1 (edisi pertama)
• Penerbit : diisi nama penerbit buku
Misalnya Gava Media
• Tahun terbit : diisi tahun terbit buku
Misalnya 2003
• Asal : diisi asal buku
Misalnya pembelian, foto kopi, atau hadiah
• Harga : diisi harga buku apabila dari pembelian
Misalnya Rp 25.000,-
• Nomor panggil : diisi nomor panggil koleksi
Misalnya 006/Zam/s
• Keterangan : diisi keterangan lain dari koleksi yang diperlukan
Misalnya keterangan kondisi koleksi seperti rusak, hilang, dst.

B. Inventarisasi Secara Digital
Seperti telah disinggung di bagian depan bahwa perbedaan inventarisasi
secara manual dan digital hanya terletak pada media yang digunakan untuk
pencatatan koleksi. Sehingga langkah-langkah inventarisasi secara digital sama
Modul 1 Inventarisasi 5

dengan inventarisasi secara manual. Hanya perbedaannya, pada proses pencatatan
koleksi secara manual menggunakan buku inventaris sedangkan secara digital
menggunakan media komputer. Ada beberapa program yang bisa digunakan untuk
inventarisasi secara digital, diantaranya:
1. Microsoft Word
Caranya:
Buka program Microsoft Word kemudian buatlah tabel inventaris seperti yang
dirancang dalam inventarisasi secara manual. Setelah tabel jadi isilah masing-
masing kolom seperti pengisian secara manual.

2. Microsoft Excel
Caranya:
Buka program Microsoft Excel kemudian buat tabel inventaris seperti yang
sudah dirancang dalam inventarisasi secara manual. Setelah tabel jadi isilah
masing-masing kolom seperti pengisian secara manual.
Modul 1 Inventarisasi 6



Dari kedua inventarisasi ini masing-masing mempunyai kelebihan dan
kelemahan. Kalau inventarisasi secara manual mempunyai kelebihan tidak
tergantung dengan keadaan listrik sedangkan kelemahannya apabila digunakan
sebagai sarana penelusuran koleksi, cara ini akan memakan waktu lebih lama
dibanding dengan inventarisasi secara digital. Inventarisasi secara digital
mempunyai kelebihan dalam penelusuran, apabila dalam penelusuran koleksi kita
menggunakan sara ini, waktu yang kita butuhkan lebih cepat, sedangkan
kelemahannya adalah sangat tergantung dengan listrik, dalam artian apabila
listrik padam maka kita tidak bisa menggunakan sarana ini.

Modul 1 Inventarisasi