KATALOGISASI
A. Pengertian
Katalogisasi adalah proses pembuatan sarana penelusuran informasi pada
koleksi yang dimiliki perpustakaan. Sarana penelusuran informasi di perpusakaan bisa
berupa katalog tercetak baik berupa buku atau kartu maupun katalog digital
menggunakan media komputer.
Kegiatan ini terdiri atas 3 tahap yaitu: pembuatan katalog berkas, pembuatan
katalog digital, dan pembuatan katalog cetak. Pada modul ini akan dijabarkan proses
tersebut satu per satu. Akan tetapi, sebelum masuk pada pembahasan tersebut
terlebih dahulu akan disampaikan masalah penentuan tajuk entri utama yang menjadi
bagian dari kegiatan katalogisasi.
B. Penentuan Tajuk Entri Utama
1. Tajuk Nama Orang
a. Pengarang tunggal (buku yang dikarang oleh satu orang tanpa bantuan orang
lain)
Tajuk entri utama pada pengarang tersebut.
Contoh:
Pengarang : Agus Permadi
Judul : Winisis Untuk Pustakawan Dokumentalis dan
Arsiparis
Tajuk entri utama : Permadi, Agus
b. Pengarang ganda
Sebuah karya yang dikarang lebih dari satu orang, maka tajuk entri utama
pada pengarang pertama. Sedangkan, pengarang kedua masuk ke dalam tajuk
entri tambahan.
Contoh:
Pengarang : Towa P. Hamakonda
Modul 3 Katalogisasi 2
J.N.B. Tairas
Judul : Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey
Tajuk entri utama : Hamakonda, Towa P.
c. Pengarang lebih dari tiga
Suatu karya yang dikarang lebih dari tiga, tajuk entri utama ditentukan pada
judul. Sedangkan, pengarang masuk dalam tajuk entri tambahan.
Contoh:
Pengarang : Moh. Ma’mur
T. Rumiadi
E. Suwardi
Anwar Nasution
Judul : Psikologi Lingkungan
Tajuk entri utama : Psikologi Lingkungan
d. Karya editor
Tajuk entri utama pada judul karya apabila nama pengarang tidak disebutkan.
Nama editor masuk pada tajuk entri tambahan.
Contoh:
Pengarang : (tidak disebutkan)
Judul : Leadership in Education
Editor : Dwight L. Bolinger
Joan E. Ciruti
Hugo Montero
Tajuk entri utama : Leadership in Education
e. Karya anonim
Tajuk ditentukan pada judul, kecuali nama anonim lebih dikenal dalam karya-
karyanya.
Modul 3 Katalogisasi 3
Contoh:
Pegarang anonim : (tidak disebut)
Judul : The Illustration
Tajuk entri utama : The Illustratin
f. Karya kumpulan
Tajuk ditentukan pada judul jika ada judul kolektif.
Contoh:
Pengumpul : Agus Efendi
Judul : Koleksi Cerpen Best Seller
Tajuk entri utama : Koleksi Cerpen Best Seller
g. Karya campuran
Tajuk ditentukan pada pengarang sesuai aturan yang telah disebutkan pada
poin a, b dan c. Tetapi jika tidak disebutkan pengarangnya, tajuk ditentukan
pada judul.
Contoh:
Pengarang : Harold Koontz
Judul : Pengantar Ilmu Manajemen
Penerjemah : A. Hasymi Ali
Editor : Musa
Tajuk entri utama : Koontz, Harold
Tajuik tambahan : Ali, A. Hasymi dan Musa
2. Penentuan Bentuk Tajuk Nama Orang
a. Nama tunggal
Bentuk tajuk dari nama tunggal adalah nama tunggal tersebut.
Modul 3 Katalogisasi 4
Contoh:
Nama pengarang : Santosa
Tajuk : Santosa
b. Nama diri dengan nama keluarga
Unsur nama keluarga biasanya diletakkan pada bagaian akhir dari nama. Tajuk
dari jenis ini ditentukan pada nama keluarga, diikuti bagian nama yang lain.
Contoh:
Nama pengarang : Andri Permana Saputra
Tajuk : Saputra, Andri Permana
c. Nama ganda yang tidak jelas unsur keluarga
Banyak nama kepengarangan yang tidak jelas ada tidaknya unsur nama
keluarga. Bentuk nama semacam ini, tajuk ditentukan pada nama bagian akhir,
diikuti bagian nama yang lain.
Contoh:
Nama pengarang : Chairil Anwar
Tajuk : Anwar, Chairil
d. Nama diri dan sisipan
Nama diri dengan sisipan ini biasa didapati pada bangsa Arab yang berupa
nasab seperti bin, binti, ibn dan lain-lain. Tajuk pada jenis ini ditentukan pada
bagian nama sebelum unsur sisipan sampai bagian akhir nama, diikuti bagian
mana yang lain.
Contoh:
Nama pengarang : Abdul Malik bin Jakfar
Tajuk : Malik bin Jakfar, Abdul
e. Nama yang diakhiri dengan inisial
Nama yang diakhiri dengan inisial terlebih dahulu perlu ditelusuri kepanjangan
inisialnya. Jika diketahui kepanjangannya, tajuk ditentukan pada bagian akhir
Modul 3 Katalogisasi 5
nama. Namun, jika tidak, tajuk tetapkan pada bagian pertama tanpa digunakan
tanda koma.
Contoh:
Nama pengarang : Adi M.S.
Tajuk : Adi M.S.
f. Nama ganda dengan tanda hubung
Pada jenis nama ini tajuk ditetapkan pada unsur sebelum tanda hubung.
Contoh:
Nama pengarang : A.R. Rudolf-Brown
Tajuk : Rudolf-Brown, A.R.
3. Tajuk Badan Korporasi
Ketentuan penentuan tajuk badan korporasi adalah sebagai berikut:
a. Nama yang dimulai dengan kata sandang
Jika ditemukan badan dimulai dengan kata sandang, tajuk maupun bentuk
tajuknya ditentukan nama tanpa kata sandang.
Contoh:
Nama : The Library Association
Tajuk : Library Association
b. Nama badan yang disertai sebutan yang mewnujukkan jenis usaha seperti
PT, CV, Inc, dsb.
Unsur nama yang menunjukkan jenis usaha tidak disertakan dalam bentuk
tajuk badan korporasi, kecuali jika merupakan bagian dari nama atau
diperlukan untuk memperjelas nama.
Contoh:
Nama : P.T. Djambatan
Tajuk : Djambatan
Modul 3 Katalogisasi 6
c. Nama badan korporasi yang dimulai dengan angka
Jika badan korporasi menggunakan nama awal berupa angka, tajuk maupun
bentuk tajuk dinyatakan bentuk huruf.
Contoh:
Nama : 3 October Vereeniging
Tajuk : Three October Vereeniging
d. Nama badan bawahan yang khas
Bila nama sebuah badan cukup jelas tanpa menyebutkan nama induknya,
tajuk ditentukan pada nama badan bawahannya.
Contoh:
Nama : Lembaga Biologi Nasional dari Lembaga Ilmu Pengetahuan
Indonesia
Tajuk : Lembaga Biologi Nasional
e. Nama badan yang menunjukkan unsur bawahan
Tajuk dari badan ini ditentukan pada badan induknya.
Contoh:
Nama : Komisi Perpustakaan Universitas Indonesia
Tajuk : Universitas Indonesia. Komisi Perpustakaan
f. Nama badan korporasi yang menunjukkan wilayah
Nama wilayah dalam tajuk merupakan bagian penting. Selain sebagai tajuk
untuk badan pemerintahan yang mempunyai wilayah kekuasaan, nama
wilayah dapat juga digunakan untuk membedakan dua badan atau lebih
yang sama namanya.
Contoh:
Nama : Biro Kepegawaian Departemen Agama
Tajuk : Indonesia. Departemen Agama. Biro Kepegawaian
Modul 3 Katalogisasi 7
g. Lembaga penelitian
Nama badan penelitian yang merupakan bawahan dari bagian pemerintah,
tajuk dan bentuk tajuknya ditentukan pada nama badan penelitian
tersebut diikuti nama bagian pemerintah yang merupakan badan
atasannya.
Contoh:
Nama : Lembaga Penelitian Hortikultura
Tajuk : Lembaga Penelitian Hortikultura Departemen Pertanian
4. Tajuk Konferensi, Pertemuan, Rapat, Seminar, dsb.
Ketentuan penentuan tajuk untuk konferensi, pertemuan, rapat, seminar, dsb.
adalah sebagai berikut:
a. Ditetapkan dibawah nama pertemuan, diikuti dengan unsur-unsur seperti
nomor (pertemuan keberapa, dinyatakan dalam bahasa Indonesia), tanggal dan
tempat dimana pertemuan diadakan.
Contoh:
Kongres Kebudayaan Kairo (1988 : Medan)
Lousiana Cancer Conference (ke 2 : 1958 : New Orleans)
b. Tanggal pertemuan dinyatakan lengkap jika pertemuan yang sama diadakan
lebih dari satu kali dalam tahun yang sama.
Contoh:
Rapat Kerja Bimas (1970 Feb. 26-28 : Jakarta)
Rapat Kerja Bimas (1970 Mei 26-28 : Jakarta)
c. Bila lokasi dari pertemuan merupakan bagian dari nama pertemuan, maka
lokasi itu tidak perlu diulang lagi di belakang.
Contoh:
Paris Symposium on Radio Astronomy (1958)
Modul 3 Katalogisasi 8
d. Bila pertemuan diadakan sekaligus di dua tempat, dinyatakan keduanya.
Contoh:
World Peace Congress (ke-1 : 1949 : Paris dan Praha)
e. Bila pertemuan diadakan di tiga atau lebih tempat, tambahkan tempat yang
disebut pertama diikuti, dsb.
Contoh:
International Geological Conference (ke-15 : 1929 : Pretoria, dsb.)
f. Istilah-istilah dalam nama konferensi yang menunjukkan beberapa dan
frekuensi dari konferensi itu dihilangkan dari tajuk.
Contoh:
Second Conference on Co-ordination of Graphic Research …
menjadi Conference on Co-ordination of Graphic Research …
B. Pembuatan katalog berkas
Katalog berkas ini sering disebut dengan lembar kerja. Katalog berkas ini menjadi
dasar pemasukan data dalam katalog digital. Katalog berkas ini meliputi segala
informasi dari sebuah koleksi sebagai dasar dalam penelusuran koleksi. Informasi-
informasi yang diperlukan dalam katalog berkas ini antara lain:
1. Nomor inventaris
Diisikan nomor inventaris sesuai dengan inventarisasi koleksi pada tahap
sebelumnya. Pada pengisian pada katalog berkas didahului dengan ^a. Untuk
nomor inventaris lebih dari satu di antara nomor inventaris yang satu dengan
yang lain diberi tanda %. Contoh: ^a0710001%^a0710002.
2. ISBN (International Standard Book Number)
ISBN biasanya terdapat pada bagian cover belakang koleksi. Cara pengisian
pada katalog berkas didahului dengan ^a. Contoh: ^a979-415-551-9.
Modul 3 Katalogisasi 9
3. Bahasa
Jenis bahasa koleksi juga perlu diberikan pada katalog berkas. Cara pengisian
pada katalog berkas didahului dengan ^a. Contoh: ^aind (maksudnya
berbahasa Indonesia) atau ^aeng (maksudnya berbahasa Inggris).
4. Jumlah eksemplar
Yang dimaksud di sini adalah jumlah eksemplar pada 1 judul koleksi tertentu.
Cara pengisian pada katalog berkas didahului dengan ^a. Contoh: ^a2
(maksudnya 2 eksemplar) atau ^a3 (maksudnya 3 eksemplar).
5. Badan pemilik
Badan pemilik dari koleksi atau inisial perpustakaan yang bersangkutan perlu
dicantumkan pada katalog berkas. Cara pengisian pada katalog berkas
didahului dengan ^a. Contoh: ^aPKimDIY.
6. Tajuk entri utama
Tajuk entri utama bisa berupa nama orang, badan korporasi, atau nama
pertemuan seperti telah diuraikan di depan. Cara pengisian pada katalog
berkas didahului dengan ^a. Contoh: ^aFuadi, Anwar.
7. Judul dan pernyataan penanggung jawab
Cara penulisan pada katalog berkas adalah
a. Judul utama
Diawali dengan ^a
b. Anak Judul
Diawali dengan ^b
c. Penanggung jawab
Diawali dengan ^c
Contoh:
^aDasar-Dasar Ilmu Perpustakaan^bSebuah Pendekatan Praktis^cWiji
Suwarno
Modul 3 Katalogisasi 10
Catatan:
Jika sebuah karya dikarang lebih dari tiga orang pada bagian penanggung
jawab dituliskan pengarang pertama diikuti ... [et al.]. et al adalah et alii
(dan lain-lain). Contoh: ^cGary D. Borrich ... [et al.]
Jika sebuah karya merupakan karya editor pada bagian penanggung jawab
dituliskan nama editor diikuti (ed.). Contoh: ^cMichael Joyce (ed.)
8. Edisi
Diisi dengan edisi dari koleksi, termasuk cetakan keberapa. Cara pengisian
pada katalog berkas didahului dengan ^a. Contoh: ^aEd.1; Cet.1.
9. Penerbitan (impresum)
Data yang masuk dalam daerah penerbitan adalah
a. Kota terbit
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^a.
b. Nama penerbit
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^b.
c. Tahun terbit
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^c.
Contoh: ^aJakarta^bGramedia Pustaka Utama^c2005
Catatan:
Apabila suatu karya tidak diketahui kota terbitnya maka pada bagian ini
diisi [s.l.] (sine loco)
Apabila suatu karya tidak diketahui penerbitnya maka pada bagian ini diisi
dengan [s.n.] (sine nomine)
Apabila suatu karya tidak diketahui tahun terbitnya maka pada bagian ini
diisi dengan [s.a.] (sine anno)
10. Deskripsi fisik (kolasi)
Data yang masuk dalam daerah deskripsi fisik adalah
Modul 3 Katalogisasi 11
a. Jumlah halaman
Terdiri dari jumlah halaman romawi kecil dan arab. Penulisan dalam
katalog berkas diawali dengan ^a.
b. Ilustrasi (jika ada)
Ilustrasi adalah gambar, tabel, atau bagan yang terdapat dalam buku.
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^b.
c. Tinggi buku
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^c.
Contoh: ^axii, 345 hlm.^bil.^c24 cm
11. Pernyataan seri
Kadang kala suatu karya merupakan karya berseri. Misalnya seri manajemen,
seri pengembangan SDM, dsb. Cara penulisan dalam katalog berkas diawali
dengan ^a diikuti nomor urut seri.
Contoh: ^aSeri Manajemen; 1
12. Catatan
Catatan memuat segala sesuatu informasi yang tidak bisa masuk dalam daerah
lain. Daerah ini diisi apabila ada data yang memang bersifat spesifik dan
diperlukan. Cara penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^a. Apabila
datanya lebih dari satu antara satu data dengan data lain diberi tanda %.
Contoh:
^aTeks dalam bahasa Indonesia dan Inggris%^aPedoman untuk petugas
lapangan
13. Tajuk entri tambahan nama orang (kalau ada)
Daerah ini bisa diisi dengan:
a. Nama kedua dan ketiga pada karya yang dikarang tiga orang.
b. Semua nama pengarang pada karya yang dikarang lebih dari tiga.
c. Editor
d. Penerjemah
Modul 3 Katalogisasi 12
Penulisan pada katalog berkas diawali dengan ^a dan di antara satu data
dengan data yang lain diberi tanda %.
Contoh:
^aTarigan, Ahmad%^aSantosa, Rahmat%^aHasyim, Ridwan
14. Tajuk entri tambahan subjek
Diisi tajuk subjek dari koleksi. Penulisan pada katalog berkas diawali dengan
^a dan di antara satu data dengan data yang lain diberi tanda %.
Contoh:
^aPendidikan%^aPendidikan - Kurikulum
15. Nomor panggil
Nomor panggil koleksi terdiri atas:
a. Notasi klasifikasi
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^a.
b. Tiga huruf pertama tajuk entri utama
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^b.
c. Huruf pertama dari judul koleksi
Penulisan dalam katalog berkas diawali dengan ^c.
Contoh: ^a371.213^bUno^cm
16. Kata kunci
Diisi dengan kata-kata yang menjadi titik akses pada koleksi. Penulisan pada
katalog berkas diawali dengan ^a dan di antara satu data dengan data yang
lain diberi tanda %. Perbedaan tajuk subjek dengan kata kunci adalah tajuk
subjek menggunakan bahasa terkontrol sedangkan kata kunci menggunakan
bahasa alamiah. Contoh: ^aKurikulum Tingkat Satuan Pendidikan%^aKurikulum
Berbasis Kompetensi.
Modul 3 Katalogisasi 13
Contoh katalog berkas secara lengkap:
Lembar Kerja Koleksi Buku
Perpustakaan Kimpraswil DIY
990 Bahasa ^aind________________________________________________________
020 ISBN ^a979-25-4407-0_______________________________________________
082 Nomor Panggil DDC ^a020^bWij^cd_______________________________________
100 Entri Utama – Nama Orang ^aSuwarno, Wiji_________________________________
110 Entri Utama – Nama Badan Korporasi ______________________________________
111 Entri Utama – Nama Pertemuan ___________________________________________
245 Pernyataan Judul ^aDasar-Dasar Ilmu Perpustakaan^bSebuah Pendekatan Praktis^cWiji
Suwarno dan Asnawi Prayogo________________________________________________
250 Pernyataan Edisi ^aEd. 1; Cet.1
260 Penerbitan ^aYogyakarta^bAr Ruzz Media^c2007
300 Deskripsi Fisik ^axv, 244 hlm.^bil.^c21 cm
440 Pernyataan Seri ^aSeri Ilmu Perpustakaan; 1________________________________
500 Catatan Umum ______________________________________________________
650 Entri Tambahan Subjek ^aIlmu Perpustakaan
695 Kata Kunci ^aKlasifikasi%^aDDC%^aKatalogisasi
700 Entri Tambahan – Nama Orang ^aPrayogo, Asnawi_____________________________
710 Entri Tambahan – Nama Badan Korporasi ___________________________________
711 Entri Tambahan – Nama Pertemuan ________________________________________
850 Badan Pemilik ^aPKimDIY_______________________________________________
985 Jumlah Eksemplar ^a2_________________________________________________
999 Nomor Induk ^a001-002/PKimDIY/B/Pb/2007
C. Pembuatan katalog digital
Yang dimaksud dengan katalog digital adalah sarana penelusuran informasi
dari sebuah perpustakaan dengan menggunakan sarana komputer. Ada banyak
Modul 3 Katalogisasi 14
software yang bisa digunakan dalam proses pembuatan katalog digital ini,
diantaranya:
CDS/ISIS
Winisis
VTLS
SIPUS
SIPISIS
Dan lain lain
Pada modul ini hanya akan dibahas Winisis. Winisis adalah piranti lunak (software)
untuk mengelola pangkalan data bibliografis yang dibuat oleh Unesco (Permadi,
2000: 1). Winisis merupakan pengembangan dari CDS/ISIS (Computerized
Documentation System/Integrated Set of Information Systems) yang dapat
dijalankan pada sistem operasi Windows. Program ini bersifat bebas (open source).
Menurut Permadi (2000: 2), kemampuan Winisis antara lain:
Jumlah pangkalan data: tidak terbatas
Jumlah cantuman per pangkalan data: tergantung pada kapasitas hard disk
Jumlah ruas per pangkalan data: 200
Jumlah baris dalam tabel indeks: 600
Kapasistas ruas: 30.000 karakter
Jumlah karakter per format tampilan: 10.000 karakter
Proses pembuatan katalog digital adalah proses pemasukkan data (data
entry) dari katalog berkas ke program Winisis. Adapun langkah-langkah yang
dilakukan antara lain:
1. Masuklah ke program Winisis hingga muncul tampilan seperti berikut.
Modul 3 Katalogisasi 15
2. Buka basis data yang akan dientry dengan mengklik Database, kemudian klik
Open hingga muncul tampilan seperti berikut.
3. Double klik nama basis data yang akan dibuka pada daftar File Name, misalnya
book.mst hingga muncul tampilan seperti di bawah ini.
Modul 3 Katalogisasi 16
4. Untuk melakukan data entry, klik Edit kemudian klik Data entry hingga
muncul tampilan seperti berikut.
Klik pada salah satu
ruas di sini
Ketikkan data yang
akan dimasukkan di
sini
5. Klik pada ruas yang ingin diisi kemudian ketikkan data yang akan dimasukkan
(lihat gambar di atas).
Modul 3 Katalogisasi 17
6. Setelah selesai memasukkan data klik icon bergambar disket untuk
menyimpan.
Agar data yang dimasukkan dapat ditelusuri perlu diindeks terlebih dahulu.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Buka basis data yang akan diindeks seperti cara di atas.
2. Klik Database kemudian klik I/F Update hingga muncul tampilan seperti
berikut ini.
3. Pilih salah satu cara pengindeksan pada Option:
Update
Pilihan ini akan mengindeks cantuman-cantuman yang belum diindeks.
Full Inverted File Generation
Pilihan ini akan mengindeks seluruh cantuman dalam pangkalan data.
Re-initialization of Inverted File
Pilihan ini akan mengindeks seluruh cantuman dalam pangkalan data dan
menghapus tajuk indeks yang telah ada.
Bagian-bagian lain seperti Create link files, Sort link files, Load link files,
From MFN, dan to MFN dapat diabaikan.
4. Klik Ok hingga muncul tampilan sebagai berikut.
Modul 3 Katalogisasi 18
5. Klik Completed!
D. Pembuatan katalog cetak
Sebagai bentuk sarana penelusuran alternatif, perlu juga dibuat katalog
cetak. Katalog cetak ini akan sangat bermanfaat apabila listrik mati. Katalog ini juga
dapat berfungsi sebagai back up data selain katalog berkas.
Langkah-langkah dalam pembuatan katalog cetak adalah sebagai berikut:
1. Buka basis data pada Winisis yang akan dicetak.
2. Klik Database kemudian klik Print hingga muncul tampilan seperti berikut.
Modul 3 Katalogisasi 19
3. Isi nomor cantuman yang akan dibuat katalog berkas pada MFN Range. Misalnya
1-10 (berarti yang akan dibuat katalog cetak adalah cantuman 1 sampai 10).
4. Klik Sorting hingga muncul tampilan sebagai berikut.
5. Kotak dialog ini berfungsi untuk mengurutkan data yang akan dicetak. First Key
Length diisikan panjang kata sebagai dasar pengurutan. FST pengisiannya dengan
formula p ti format, di mana p adalah penanda ruas (berupa angka 1 sampai
dengan 4), ti adalah teknik pengindeksan (umumnya menggunakan angka 0 (nol)
sampai 4) dan format adalah format ruas yang akan dijadikan dasar pengurutan.
Misalnya 1 0 v245 (mengurutkan berdasarkan judul).
6. Klik Print.
Referensi
Indonesia. Perpustakaan Nasional. (1992). Peraturan Katalogisasi Indonesia: Deskripsi
Bibliografis (ISBD), Penentuan Tajuk Untuk Entri, Judul Seragam. Edisi Ke-4.
Jakarta: Perpustakaan Nasional.
Permadi, Agus. (2000). Winisis Untuk Pustakawan Dokumentalis dan Arsiparis. Jakarta:
Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah.
Suwarno, Wiji. (2007). Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan: Sebuah Pendekatan Praktis.
Yogyakarta: Ar Ruzz Media.
Modul 3 Katalogisasi 20
