Akuntabilitas Sebuah Perpustakaan : Menuju Perpustakaan dengan Manajemen Modern

Akuntabilitas Sebuah Perpustakaan : Menuju Perpustakaan dengan Manajemen Modern

@ 01:18 AM (20 hours, 58 minutes ago)

Oleh :

Oky Widyanarko

ABSTRAK

Akuntabilitas dipandang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Proses Akuntabilitas sudah lama dilakukan oleh perusahaan-perusahaan dan lembaga birokrat di pemerintahan dengan tujuan untuk dapat memastikan apakah perusahaan atau lembaga itu telah berhasil mencapai tujuan seperti yang direncanakan dalam strategi manajemennya . Ada tiga factor penting dalam penilaian sebuah organisasi atau lembaga dalam kaitannya dengan akuntabilitas yaitu verifikasi penggunaan sumber daya yang tersedia, pencapaian target dan penilaian output yang dihasilkan.

Perpustakaan yang selama ini dianggap sebagai organisasi nirlaba kedepannya juga diharapkan mengikuti trend saat ini sebagai organisasi modern yang mempunyai tujuan dan strategi dalam pengembangannya. Diperlukan manajemen atau pengelolaan yang modern seperti perlunya perencanaan strategi, positioning perpustakaan, pengembngan produk dan strategi marketingnya , pengembangan SDM yang berkualitas sampai dengan masalah evaluasi atau akuntabilitas terhadap organisasi. Sebenarnya untuk organisasi seperti perpustakaan tidak boleh meremehkan apa arti akuntabilitas sebuah organisasi karena di dunia saat ini perusahaan hebat sekelas Boeing dan Microsoft pun tidak melupakan peran akuntabilitas organisasi yang hasilnya nanti dapat digunakan dalam penentuan strategi kebijakan perusahaan kedepan.

KONSEP DAN ARTI AKUNTABILITAS

Dalam definisi tradisional, Akuntabilitas adalah istilah umum untuk menjelaskan betapa sejumlah organisasi telah memperlihatkan bahwa mereka sudah memenuhi misi yang mereka emban ( BENVENISTE, Guy, : 1991). Definisi lain menyebutkan akuntabilitas dapat diartikan sebagai kewajiban-kewajiban dari individu-individu atau penguasa yang dipercayakan untuk mengelola sumber-sumber daya publik dan yang bersangkutan dengannya untuk dapat menjawab hal-hal yang menyangkut pertanggungjawabannya. Akuntabilitas terkait erat dengan instrumen untuk kegiatan kontrol terutama dalam hal pencapaian hasil pada pelayanan publik dan menyampaikannya secara transparan kepada masyarakat ( ARIFIYADI, Teguh,: 2008 ).

Konsep tentang Akuntabilitas secara harfiah dalam bahasa inggris biasa disebut dengan accoutability yang diartikan sebagai “yang dapat dipertanggungjawabkan”. Atau dalam kata sifat disebut sebagai accountable. Lalu apa bedanya dengan responsibility yang juga diartikan sebagai “tanggung jawab”. Pengertian accountability dan responsibility seringkali diartikan sama. Padahal maknanya jelas sangat berbeda. Beberapa ahli menjelaskan bahwa dalam kaitannya dengan birokrasi, responsibility merupakan otoritas yang diberikan atasan untuk melaksanakan suatu kebijakan. Sedangkan accountability merupakan kewajiban untuk menjelaskan bagaimana realisasi otoritas yang diperolehnya tersebut.

Berkaitan dengan istilah akuntabilitas, Sirajudin H Saleh dan Aslam Iqbal berpendapat bahwa akuntabilitas merupakan sisi-sisi sikap dan watak kehidupan manusia yang meliputi akuntabilitas internal dan eksternal seseorang. Dari sisi internal seseorang akuntabilitas merupakan pertanggungjawaban orang tersebut kepada Tuhan-nya. Sedangkan akuntabilitas eksternal seseorang adalah akuntabilitas orang tersebut kepada lingkungannya baik lingkungan formal (atasan-bawahan) maupun lingkungan masyarakat.

Deklarasi Tokyo mengenai petunjuk akuntabilitas publik menetapkan pengertian akuntabilitas yakni kewajiban-kewajiban dari individu-individu atau penguasa yang dipercayakan untuk mengelola sumber-sumber daya publik dan yang bersangkutan dengannya untuk dapat menjawab hal-hal yang menyangkut pertanggungjawaban fiskal, manajeria dan program. Ini berarti bahwa akuntabilitas berkaitan dengan pelaksanaan evaluasi (penilaian) mengenai standard pelaksanaan kegiatan, apakah standar yang dibuat sudah tepat dengan situasi dan kondisi yang dihadapi, dan apabila dirasa sudah tepat, manajemen memiliki tanggung jawab untuk mengimlementasikan standard-standard tersebut. Akuntabilitas juga merupakan instrumen untuk kegiatan kontrol terutama dalam pencapaian hasil pada pelayanan publik. Dalam hubungan ini, diperlukan evaluasi kinerja yang dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian hasil serta cara-cara yang digunakan untuk mencapai semua itu. Pengendalian (control) sebagai bagian penting dalam manajemen yang baik adalah hal yang saling menunjang dengan akuntabilitas. Dengan kata lain pengendalian tidak dapat berjalan efisien dan efektif bila tidak ditunjang dengan mekanisme akuntabilitas yang baik demikian juga sebaliknya.

Media akuntabilitas yang memadai dapat berbentuk laporan yang dapat mengekspresikan pencapaian tujuan melalui pengelolaan sumber daya suatu organisasi, karena pencapaian tujuan merupakan salah satu ukuran kinerja individu maupun unit organisasi. Tujuan tersebut dapat dilihat dalam rencana stratejik organisasi, rencana kinerja, dan program kerja tahunan, dengan tetap berpegangan pada Rencana Jangka Panjang dan Menengah (RJPM) dan Rencana Kerja Pemerintah (RKP). Media akuntabilitas lain yang cukup efektif dapat berupa laporan tahunan tentang pencapaian tugas pokok dan fungsi dan target-target serta aspek penunjangnya seperti aspek keuangan, aspek sarana dan prasarana, aspek sumber daya manusia dan lain-lain

PERPUSTAKAAN YANG "ACCOUNTABLE"

Dalam definisi seperti yang telah dikemukakan di atas tuntutan terhadap perpustakaan sebagai organisasi publik tentunya tidak hanya sekedar menjadi “Responsibility Library” tetapi juga sekaligus “Accountable Library” atau perpustakaan yang bertanggungjawab kepada publiknya . Publik disini dapat diartikan sebagai pemakai (user), karyawan (pustakawan dan pekerja perpustakaan), pemilik perpustakaan (pemerintah, Yayasan, LSM dsb ) dan lingkungan dalam segala aspek yang berkaitan dengan operasional perpustakaan. Sehingga di masa dating perpustakaan dapat menjadi organisasi atau institusi yang mempunyai tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility (selanjutnya dalam artikel akan disingkat CSR) atau penulis mempunyai gagasan baru dapat menjadi Library Social Responsibilty atau LSR dimana tolak ukurnya adalah dimilikinya identitas sebagai accountable library tadi. Dalam kaitannya dengan akuntabilitas terhadap perpustakaan saat ini mungkin perpustakaan nasional dan perpustakaan daerah dapat dijadikan contoh. Regulasi dari pemerintah berupa Peraturan Inpres RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dapat menjadi pedoman perpustakaan-perpustakaan birokratis atau milik negara sebagai acuan atau tolak ukur sebuah “library accountable” . Meskipun secara umum di dunia kepustakawanan belum dikenal standar akuntabilitas khusus bagi pengelolaan perpustakaan namun beberapa perpustakaan di luar negeri banyak mengadopsi ukuran-ukuran akuntabilitas seperti AA1000, Global Reporting Initiative, Verite, SA800,iSO14000 dan iSO9001. ISO 9001 lebih dikenal di Indonesia sebagai standar mutu internasional pengelolaan organisasi. Penerapan ISO di organisasi berguna untuk :

· Meningkatkan citra organisasi

· Meningkatkan kinerja lingkungan organisasi

· Meningkatkan efisiensi kegiatan

· Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act)

· Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan

· Mengurangi resiko usaha

· Meningkatkan daya saing

· Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan

· Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal

INDIKATOR AKUNTABILITAS PERPUSTAKAAN

Menurut Guy Benveniste dalam bukunya yang berjudul Birokrasi ada 3 jenis intervensi akuntabilitas dalam sebuah organisasi yang dapat dipakai oleh sebuah perpustakaan

1. Pertama, berkaitan dengan verifikasi penggunaan sumber-sumber organisasi. Sumber-sumber organisasi seperti halnya perpustakaan dapat berupa modal atau anggaran, sumber daya manusia ( pustakawan dan pekerja perpustakaan ), sarana dan prasarana yang meliputi gedung perpustakaan dan fasilitasnya. Pembuatan laporan keuangan secara rutin yang telah diaudit dengan standar akuntansi yang diakui pemerintah atau internasional oleh pihak yang capable. Indikator lainnya tentu dari hasil assesment atau penilaian oleh Badan akreditasi yang diakui pemerintah misalnya Badan Akreditasi Nasional (BAN) Departemen Pendidikan Nasional. Untuk itu perpustakaan selalu dituntut untuk menyiapkan laporan tahunan yang tentunya selalu up to date

2. Mengacu pada target, program, implementasi dan evaluasi output tertentu yang diharapkan. Hal ini tentu berkaitan dengan strategi manajemen sebuah perpustakaan sehingga perencanaan program kerja, pengorganisasian atau konsolidasi, implementasi dan kontrol terhadap pelaksanaan program akan dievaluasi pada tahap akhirnya apakah sesuai dengan rencana atau tujuan yang diharapkan. Sebagai contoh sebuah perpustakaan daerah meluncurkan produk perpustakaan keliling yang diharapkan tujuannya untuk membina minat baca anak-anak sekolah atau anak-anak di daerah pelosok. Tapi kenyataannya segmen yang dituju kurang tepat misalnya mahasiswa dan hanya terbatas di kota besar saja. Tentu saja hal tersebut telah menyimpang sehingga berpengaruh terhadap penilaian sebuah perpustakaan yang accountable tadi.

3. Mengacu pada evaluasi eksternal terhadap output sebuah produk yang dihasilkan perpustakaan. Sebagai contoh apakah produk katalog online perpustakaan (OPAC) akan bernilai tinggi dimana keterbatasan akan sarana telekomunikasi sangat tinggi. Tentu produk tersebut tidak tepat dan bernilai rendah. Ketidakmampuan perpustakaan melihat kondisi pasar dalam hal ini user akan sangat berpengaruh. Tidak adanya fasilitas komputer dan sarana telekomunikasi akan membuat user atau pemakai memilih kembali pada katalog manual misalnya. Penilaian produk yang dihasilkan dari hasil program awal sebuah perpustakaan dapat dinilai dari respon pengguna perpustakaan. Jika pasar atau user sebuah perpustakaan antusias menerimanya hal ini dapat menjadi point tinggi bagi perpustakaan yang accountable tadi.

PENUTUP

Akuntabilitas sebuah perpustakaan dalam era kompetisi saat ini sangat berpengaruh pada positioning perpustakaan, Jika indikator akuntabilitasnya baik maka pasar atau user akan merespon positif dan membuat posisi perpustakaan sebagai penyedia jasa yang capable atau dapat dipercaya sekaligus predictable atau dapat diperkirakan mutunya akan tetap kuat posisinya di pasar penyedia jasa informasi. Sebaliknya jika pasar atau pengguna merespon negatif maka perpustakaan harus segera berbenah diri dengan melakukan evaluasi terhadap indikator-indikator dari akuntabilitas sebuah perpustakan yang bertanggungjawab kepada publiknya.

DAFTAR PUSTAKA

· ARIFIYADI, Teguh, Konsep tentang Akuntabilitas dan Implementasinya di Indonesia, http://www.depkominfo.go.id/portal/?act=detail&mod=artikel_itjen&view=1&id=BRT070511110601, akses 12 Januari 2008

· BENVENISTE, Guy, Birokrasi, Jakarta : Rajawali, 1991

· INDONESIA, Inpres RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, 1999

· ISO, http://id.wikipedia.org/wiki/iso/, akses 16 Januari 2008

· ISO 9001, http://id.wikipedia.ord/wiki/iso-9001, akses 16 Januari 2008

· SALEH, Sirajudin H & Aslam Iqbal, “Accountability”, Chapter I in a Book “Accountability The Endless Prophecy” edited by Sirajudin H Saleh and Aslam Iqbal, Asian and Pacific Develompent Centre, 1995.

· SALIM, Peter dan Yenny Salim, Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer, Edisi pertama, Jakarta : Modern English Press, 1991

· Tanggung Jawab Sosial Perusahaan,

http://id.wikipedia.org/wiki/Tanggung_jawab_sosial_perusahaan, akses tanggal

12 Januari 2008

· TROUT, Jack, Yang Terbaru tentang Strategi Bisnis Nomor Satu Dunia, Jakarta ; Gramedia Pustaka Utama, 1997

http://oky.bloghi.com/2008/01/16/akuntabilitas-sebuah-perpustakaan-menuju-perpustakaan-dengan-manajemen-modern.html