MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DIGITAL
Oleh: Sismanto, M.KPd.
Manajemen Perpustakaan Konvensional
Masalah utama yang di hadapi bangsa kita, khususnya dalam bidang
pendidikan dalam menghadapi era globalisasi (terutama pasar global)
adalah rendahnya tingkat kualitas sumberdaya manusia. Kecenderungan
ini menuntut kita agar lebih proaktif dalam meningkatkan
profesionalime tenaga kerja dalam bidang pendidikan (pustakawan).
Hanya dengan tingkat kemampuan profesionalisme yang handal, dapat
mempengaruhi budaya pendidikan dari menejemen sumberdaya manusia yang
tradisonal menuju menejemen yang lebih modern.
Pengembangan dan peningkatan mutu profesionalitas di Indonesia
bukanlah persoalan mudah dan jangka pendek, melainkan persoalan pelik
dan jangka penjang. Oleh karena itu, baik SDM perpustakaan maupun
masyarakat dan pemerintah harus bersinergi dan berkomitmen untuk
mengembangkan dan meningkatkan mutu profesionalitas SDM perpustakaan.
Hal ini harus dilakukan secara berkelanjutan, tidak boleh hanya sekali
jadi, karena profesionalitas terus berkembang, tidak pernah mengenal
kata berhenti. Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas sumberdaya
manusia adalah pengembangan minat baca dan kebiasaan membaca.
Perpustakaan diharapkan sebagai pusat kegiatan pengembangan minat baca
dan kebiasaan membaca. Oleh karena itu, peningkatan kualitas sumber
daya manusia merupakan kenyataan yang harus dilakukan secara
terencana, terarah, intensif, efektif dan efisien dalam proses
pembangunan, kalau tidak ingin bangsa ini kalah bersaing dalam
menjalani era globalisasi tersebut dengan cara manajemen perpustakaan
dengan baik.
Kaitannya dengan manajemen, dahulu kala manajemen digunakan dalam
istilah bisnis, akan tetapi dewasa ini kata manajemen seringkali
digunakan dalam istilah pendidikan (manajemen pendidikan). Dari sini
saya ingin menguraikan manajemen sekolah yang lebih sempit (baca
perpustakaan).
Kata manajemen telah menjadi kosakata bahasa Indonesia dan telah
menjadi bahan pencaturan sehari-hari. Banyak orang yang menyatakannya
dalam makna yang tepat tapi banyak pula orang yang menyatakannya tanpa
tahu makna apa sebenarnya kata manajemen tersebut. Secara ringkas
dapat dikatakan manajemen adalah ilmu dan seni meramu sumberdaya
organisasi sehingga bisa dicapai hasil yang semaksimal mungkin.
Manajemen disebut sebagai ilmu, sebab manajemen memang bisa
dipelajari, diteliti, dan dilakukan secara ilmiah. Hanya saja gaya
seseorang dalam melakukan manajemen tidak sama dengan orang lain,
misalnya: resep rawon, sate, pecel, dan sebagainya pasti mengandung
bahan-bahan sehingga masakan tersebut bisa disebut rawon, sate atau
pecel. Akan tetapi rawon nguling akan berbeda dengan rawon masakan
kita sendiri. Itulah barangkali yang disebut dengan manajemen sebagai
suatu seni.
Dalam kaitannya dengan perpustakaan, maka bisa dikatakan bahwa
manajemen perpustakaan yang dilakukan oleh sebuah lembaga akan berbeda
dengan lembaga yang lain, namun tetap ada ciri-ciri utama yang sama
yang bisa membuat manajemen perpustakaan berhasil.
Kelemahan umum kita dalam mengelola organisasi adalah terlalu banyak
seninya dibanding dengan ilmunya, sehingga gaya manajemen yang
dilakukan bersifat mencoba-coba (trial and eror).
Kelemahan kedua, adalah penerapan manajemen "gotong royong" artinya
semua orang melakukan semua pekerjaan, tidak ada pembagian kerja yang
tegas dan jelas, sehingga proses manajemen tidak berlangsung secara
efektif dan efisien. Bahkan sering terjadi benturan antara satu unit
dengan unit lainnya, sehingga menyebabkan pendayagunaan sumberdaya
organisasi tidak secara sinergis dan banyak pemborosan. Dalam hal ini
yang terjadi adalah sama-sama bekerja, tetapi bukan kerjasama.
Kelemahan ketiga adalah gaya manajemen "tukang cukur", yaitu satu
orang melakukan semua pekerjaan, mulai dari membuka kios, menyapu,
memotong rambut, menutup kios, dan mengelola keuangan sekaligus. Dalam
organisasi banyak orang yang "merasa" dirinya mampu dalam segala hal
(ngabehi) dan tidak memberikan porsi pekerjaan kepada orang lain.
Akibatnya organisasi yang semestinya dapat menjalankan beban pekerjaan
yang lebih banyak, justru tidak dapat melakukan pekerjaan karena
tersentralisasi di tangan beberapa orang saja, sedang yang lain justru
kurang pekerjaan.
Kelemahan lain adalah manajemen "sungkanisme", yaitu suatu manajemen
yang tidak asertif. Budaya sungkan (segan) menegur kesalahan teman dan
budaya marah kalau ditegur teman membuat organisasi berjalan kesana-
kemari tak tentu arah, sehingga tak bisa mencapai tujuan yang
dikehendaki.
Atas dasar kelemahan-kelemahan umum (termasuk dalam mengelola
perpustakaan) tersebut diatas, marilah kita bahas bersama "sekilas
tentang manajemen perpustakaan".
Memanage atau mengelola perpustakaan artinya mengatur agar seluruh
potensi perpustakaan berfungsi secara optimal dalam mendukung
tercapainya tujuan perpustakaan. Jadi kepala perpustakaan mengatur
agar konsumen dan staf lainnya mau bekerja secara optimal, dengan
mendayagunakan sarana/prasarana yang dimiliki serta potensi masyarakat
demi mendukung ketercapaian tujuan perpustakaan.
Agar manajemen suatu organisasi bisa berjalan dengan berhasil, paling
tidak ada 4 (empat) unsur pokok manajemen yang harus dilakukan, yaitu:
(1) perencanaan/ planning; (2) organisasian/ organizing; (3)
pelaksanaan/ actuating; dan (4) pengendalian/ controlling. Keempat
unsur tersebut sering disingkat POAC, yaitu singkatan dari Planning,
Organizing, Actuating, dan Controlling.
Peran dan Fungsi Perpustakaan
Perpustakaan bertujuan memberi bantuan bahan pustaka yang diperlukan
oleh para pemakai. Tujuan perpustakaan sekolah adalah sebagai berikut:
(1) agar timbul kecintaan terhadap membaca, memupuk kesadaran
membaca dan menanamkan kebiasaan membaca, (2) membimbing dan
mempercepat penguasaan teknik membaca, (3) memperluas dan memperdalam
pengalaman belajar, (4) membantu perkembangan percapakan bahasa dan
daya pikir murid, (5) dapat menggunakan dan memelihara bahan pustaka
secara baik, (6) memberikan dasar-dasar kemampuan penelusuran
informasi, dan (7) memberikan dasar-dasar kemampuan ke arah studi
sendiri.
Selain itu, tujuan perpustakaan sekolah juga untuk menunjang proses
kegiatan belajar mengajar di sekolah yang bersangkutan. perpustakaan
sekolah memiliki peran penting dalam memacu tercapainya tujuan
pendidikan di sekolah. Dengan demikian perpustakaan sekolah merupakan
suatu unit kerja dari sebuah lembaga persekolahan yang berupa tempat
menyimpan koleksi bahan pustaka penunjang proses pendidikan yang
diatur secara sistematis. tujuannya adalah untuk digunakan secara
berkesinambungan sebagai sumber informasi untuk mengembangkan dan
memperdalam pengetahuan baik oleh guru, siswa maupun warga sekolah.
Keberadaan perpustakaan sekolah juga memiliki manfaat. Secara rinci
manfaat perpustakaan sekolah, baik yang diselenggarakan di tingkat
sekolah dasar, menengah, maupun perguruan tinggi sebagaimana
dikemukakan oleh Bafadal, adalah sebagai berikut.
1. Perpustakaan sekolah dapat menimbulkan kecintaan murid-murid
terhadap membaca.
2. Perpustakaan sekolah dapat memperkaya pengalaman belajar murid-
murid.
3. Perpustakaan sekolah dapat menanamkan kebiasaan membaca.
4. Perpustakaan sekolah dapat mempercepat penguasaan teknik membaca.
5. Perpustakaan sekolah dapat melatih murid-murid ke arah tanggung
jawab.
6. Perpustakaan sekolah dapat memperlancar murid-murid dalam
menyelesaikan tugas-tugas sekolah.
7. Perpustakan sekolah dapat membantu guru-guru menemukan sumber-
sumber pengajaran.
8. Perpustakaan sekolah dapat membantu murid-murid, guru-guru, dan
anggota staf sekolah dalam mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi.
Jika dikaitkan dengan segi pelayanan, perpustakaan tidak hanya
terbatas di ruangan atau gedung saja, tetapi juga pelayanan sampai
pada tingkat kelas. Secara umum tujuan perpustakaan sebagai fungsi
pelayanan adalah sebagai berikut:
1. Memupuk kegemaran dan kebiasaan membaca.
2. Membantu mengembangkan ketrampilan berbahasa baik bahasa sendri
maupun bahasa lainnya.
3. Membantu anak didik mengembangkan minat, bakat, serta kegemaran
4. Membantu anak didik agar dapat menggunaan dan memanfaatkan bahan-
bahan pustaka secara baik.
5. Membimbing anak didik untuk belajar bagaimana menggunakan dan
memanfaatkan perpustakaan secara efektif dan efisien terutama dalam
menelusuri bahan pustaka yang diinginkan.
Sedangkan menurut Andoyo, tujuan perpustakaan sekolah adalah membantu
meningkatkan pengetahuan, ketrampilan serta nilai dan sikap hidup
siswa dan guru dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan. Sumpeno,
menyatakan bahwa fungsi perpustakaan adalah sebagai berikut: (1)
fungsi informasi, (2) fungsi pendidikan, (3) fungsi administrasi, (4)
fungsi rekreatif, (5) fungsi sosial, dan (6) fungsi riset.
Perpustakaan sekolah menyediakan berbagai informasi yang meliputi
bahan tercetak, terekam maupun koleksi lainnya agar siswa dapat:
1. Mengambil berbagai ide dari buku yang ditulis oleh para ahli dari
berbagai bidang ilmu.
2. Menumbuhkan rasa percaya diri dalam menyerap informasi dalam
berbagai bidang serta mempunyai kesempatan untuk dapat memilih
informasi yang layak yang sesuai dengan kebutuhannya.
3. Memperoleh kesempatan untuk mendapatkan berbagai informasi yang
tersedia di peprustakaan dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan.
4. Memperoleh informasi yang tersedia di perpustakaan untuk
memmecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari di
masyarakat.
Pendapat serupa juga dikemukan oleh Darmono, bahwa perpustakaan
sekolah sangat diperlukan keberadaannya dengan pertimbangan sebagai
berikut:
1. Perpustakaan merupakan sumber belajar.
2. Merupakan salah satu komponen sistem instruksional.
3. Sumber untuk penunjang peningkatan kualitas dan pembelajaran
4. Sebagai laboratorium belajar yang memungkinkan peserta didik dapat
mempertajam dan memperluas kemampuan untuk membaca, menulis, berpikir
dan berkomunikasi.
Dalam kaitannya dengan sumber belajar, maka perpustakaan merupakan
salah satu dari beberapa sumber belajar yang ada di lingkungan
sekolah. Secara organisatoris persekolahan, perpustakaan cenderung
berada di bawah koordinasi pusat suber belajar (PSB) yang
dikoordinatori oleh koordinator PSB. Namun demikian, ada juga
perpustakaan sekolah yang secara langsung berada di bawah kepala
sekolah sebagai badan otonom dan bertanggungjawab langsung kepada
kepala sekolah.
Model yang kedua di atas, umumnya dikembangkan oleh sekolah yang
mengerti dan sadar betul akan pentingnya peran dan fungsi
perpustakaan. Mengingat, dengan berada dibawah komando langsung
pemegang kebijakan di tingkat satuan pendidikan sehingga secara
operasional manajemen lebih baik, penambahan koleksi, dan pengembangan
perpustakaan jauh lebih terarah daripada berada di bawah koordinasi
Pusat Sumber Belajar (PSB). Namun demikian, kedua model di atas tidak
terjadi perbedaan yang menyolok, baik dari segi aktifitas maupun
pengembangannya, dengan catatan bahwa perpustakaan harus dikelola
secara proporsional dan sistem manajerial yang handal.
Perpustakaan Ideal
Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau lembaga
tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa buku-buku
maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur secara
sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan sebagai
sumber informasi oleh setiap pemakainya. Sedangkan Soetopo (2002),
mengatakan perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang
diselenggarakan di sekolah yang bermaksud menunjang program belajar
mengajar di lembaga pendidikan formal. Perpustakaan adalah suatu unit
kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan
berbagai jenis bahan pustaka, dikelola secara sistematis untuk
digunakan sebagai informasi bagi pemakai perpustakaan.
Sebagai salah satu unsur penunjang dalam penyelenggaraan kegiatan
pendidikan di sekolah adalah perpustakaan sekolah. Perpustakaan adalah
salah satu lembaga pendidikan non formal merupakan pusat informasi,
sumber ilmu pengetahuan dan teknologi, rekreasi serta pelestarian
khasanah budaya bangsa.
Banyak sekolah yang masih belum mempunyai perpustakaan dan ada
sebagaian yang kondisinya sangat menyedihkan. Perkembangan
perpustakaan belum optimal dikarenakan faktor dana, membaca belum
membudaya di kalangan masyarakat Indonesia serta tenaga perpustakaan
yang kurang kompeten di bidangnya. Namun demikian, harus diakui bahwa
profesi pustakawan belum sepenuhnya diakui oleh masyarakat karena
mereka secara langsung belum mendapatkan manfaat dan jasa dari
pustakawan secara optimal.
Kebijakan pemerintah tersebut tidak diiringi pengawasan terhadap
kinerja pustakawan, sehingga berdampak pada kinerja, mutu dan kualitas
pustakwan semakin berkurang dan cenderung menurun. Oleh karena itu,
perlu dilakukan suatu upaya peningkatan mutu dan kualitas pustakawan
dengan jalan mengadakan seminar, diskusi, pelatihan, dan pendidikan
bagi pustakawan.
Pembinaan dan pengembangan sumber daya Manusia (pustakawan) sebagai
upaya untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan perpustakaan untuk
saling tukar informasi serta pengembangan kemampuan dan kreatifitas
antara para peserta. Disamping itu pembinaan ini juga dimaksudkan
untuk menciptakan kesamaan pandang akan pentingnya fungsi
perpustakaan. Diantara fungsi perpustakaan adalah sebagai penyimpan,
pendidikan, penelitian, informasi, dan rekreasi kultural.
Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas sumberdaya manusia adalah
pengembangan minat baca dan kebiasaan membaca. Perpustakaan diharapkan
sebagai pusat kegiatan pengembangan minat baca dan kebiasaan membaca,
sehingga semakin disadari bahwa masyarakat gemar membaca (reading
society) merupakan persyaratan dalam mewujudkan masyarakat gemar
belajar (learning society) yang merupakan salah satu ciri masyarakat
maju dan beradab.
Menurut Soetopo, perpustakaan yang ideal harus memenuhi pedoman-
pedoman diantaranya adalah lokasi, tata ruang, administrasi, pelayanan
terhadap anggotanya dan koleksi buku-buku perpustakaan. Sedangkan
menurut Rachmananta, perpustakaan dikatakan ideal apabila memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:
a). Berani memantapkan keberadaan lembaga perpustakaan sesuai dengan
jenisnya
b). Selalu meningkatkan mutu melalui pelatihan-pelatihan bagi tenaga
pustakawan
c). Melakukan promosi dan menyelenggarakan jaringan kerja sama baik
dalam negeri maupun luar negeri
d). Melakukan upaya-upaya pengembangan dan pembinaan perpustakaan
terus menerus dari segi sistem menejemen dan teknis operasional.
Standar perpustakaan sekolah sangat berhubungan erat dengan keadaan
sekolah yang memiliki program pendidikan dan pengajaran. Setiap negara
menentukan syarat-sayarat ataupun patokan yang dijadikan dasar dalam
pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
Perpustakaan Sebagai Pusat Pengembangan Membaca
Salah satu upaya pengembangan minat dan kegemaran membaca adalah
dengan adanya distribusi buku. buku merupakan salah satu syarat mutlak
yang diperlukan untuk pengembangan program ini, khususnya bagi anak-
anak kecil yang tentunya belum begitu banyak mengenal teknologi
informasi. Artinya, bahwa fungsi buku memberikan tempat tersendiri
bagi perkembangan anak.hal inilah yang kemudian berimplikasi pada
semakin maraknya industri perbukuan/penerbit di Indonesia secara
khusus dan dunia perbukuan secara global.
Industri perbukuan yang dikemukakakan oleh Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Bapak Wardiman Djojonegoro yang dikutip oleh Paembonan,
bahwa ada 4 (empat) pilar utama yang ada dalam industri perbukuan. 4
pilar utama tersebut, yaitu: (1) pengarang, (2) penerbit (maupun
percetakan), (3) distributor, dan (4) konsumen.
Berangkat dari keempat pilar tersebut kemudian dielaborasi menjadi
beberapa varian yang mendukung perkembangan industri perbukuan.
Pertama, pengarang merupakan pilar utama yang harus ada dalam
penggalakkan industri perbukuan. Penggalakkan upaya pengembangan dan
perkembangan perbukuan nasional diharapkan adanya adanya pengarang/
penulis berbakat dan hasil karya yang berupa buku-buku yang
berkualitas, jurnal, dan semisalnya. Sehingga memberi peluang kepada
penulis-penulis ataupun pengarang-pengarang untuk mengembangkan
potensinya.
Kedua, selain adanya pengarang juga dibutuhkan adanya penerbit yang
bersinergi dengan pengarang. Pengarang menghasilkan karya, sedangkan
penerbit berfungs menerbitkan hasil karya pengarang. Namun tidak
dapat dinafikan, sulitnya pengarag menembus ketatnya persaingan dalam
menerbitkan karya, mengindikasikan bahwa hanya karya-karya bermutu dan
berkualitas sajalah yang layak terbit. Sehingga, dibutuhkan suatu
wahana untuk memuluskan hasil karya anak bangsa ini misalnya
ditelorkannya kebijakan pemerintah menerbitkan karya tersebut walaupun
hanya sekedar sebagai prototif buku-buku "drop-dropan" dari pemerintah
dengan catatan karya tersebut sesuai dengan budaya, corak, dan
kebutuhan sekolah penerima.
Ketiga, distributor ini merupakan kepanjangan tangan dari penerbit dan
pengarang untuk mendistribusikan hasil terbitan penerbit yang
bersangkutan. Dan keempat, adalah konsumen yang menjadi objek dalam
pengembangan dan perkembangan industri perbukuan. Konsumen membeli
buku-buku yang mereka perlukan. Jika anak sudah dbiasakan membaca di
usia dini, maka sudah barang tentu ide besar Wardiman Djojonegoro akan
menjadi sebuah kenyataan.
Managemen Perpustakaan Digital
Perpustakaan sekolah mempunyai tanggungjawab yang besar terhadap
peningkatan dan pengembangan minat dan kegemaran membaca, baik itu
untuk peserta didik ataupun guru maupun karyawan yang menginginkan
informasi dari perpustakaan. Hal ini dilatari oleh peran dan fungsi
perpustakaan sebagai pusat pengembangan minat baca.
Perkembangan informasi global semakin tampak dirasakan oleh
masyarakat, baik dalam kebutuhan barang, layanan maupun jasa.
Kebutuhan akan layanan yang prima tentunya membutuhkan suatu manajemen
dan perangkat yang berkelas. Dan salah satu alternatif yang saat ini
lagi menjadi komoditi publik adalah berkembangnya penggunaan teknologi
informasi yang bersinergi dengan operasional manajemen perpustakaan.
Teknologi informasi mampu menyalurkan data dalam jumlah sangat besar
dan waktu sangat cepat berupa data berbentuk suara, gambar, dan teks,
atau data dalam multimedia. Erat kaitannya dengan hubungan kerja sama
yang saling dapat memanfaatkan sumber daya tadi, maka terhadap adanya
pendapat bahwa pusat studi harus didukung oleh perpustakaan yang
djadikan sebagai pusat pengembangan, hal tersebut dapat diartikaN
sebagai sekolah tidak harus mempunyai perpustakaan sendiri di mana
sekolah berada.
Hal tersebut yang dikemukakan di muka tidak lebih karena jamannya
sudah lain, mengingat jaman sekarang juga disebut dengan "The Age of
Networked Intelligence", yang dibackup oleh jaringan informasi modern
sehingga segala urusan dapat dilakukan tanpa harus berada ditempat
kegiatan dilaksanakan.
Selain menggagas tentang kemungkinan pengembangannya ke depan, maka
untuk menghindari kemungkinan terjadinya salah tafsir terhadap
kemungkinan-kemungkinan itu sejak sekarang telah diantisipasi beberapa
alternatif antara lain yang terkait dengan keberadaan perpustakaan.
Sudah selayaknya kalau ada pihak yang mendapat manfaat, pihak itu juga
harus membantu kelangsungan keberadaannya. Seperti untuk melakksanakan
fungsi pusat studi, perpustakaan ini tidak dapat bekerja sendiri, atau
mengandalkan kekuatan sendiri. Karena itu jalinan kerjasama antara
berbagai pihak secara sinergis merupakan keharusan, terlebih lagi
dalam rangka berbagi pemanfaatan sumber daya. Karena itu masyarakat
ilmu pengetahuan dunia juga diharapkan akan memberikan bantuan
terhadap keberadaannya. Dengan demikian, maka himbauan kepada semua
fihak untuk memberikan dukungan dan bantuan, bukan saja pada tahap
pembangunannya tetapi juga pada tahap operasi seterusnya, menjadi
sangat memenuhi syarat-syarat kepatutan perpustakaan secara
universal.
Beberapa hal yang mendasari pemikiran tentang perlunya dilakukannya
digitasi perpustakaan adalah sebagai berikut:
a). Perkembangan teknologi informasi di Komputer semakin membuka
peluang-peluang baru bagi pengembangan teknologi informasi
perpustakaan yang murah dan mudah diimplementasikan oleh perpustakaan
di Indonesia. Oleh karena itu, saat ini teknologi informasi sudah
menjadi keharusan bagi perpustakaan di Indonesia, terlebih untuk
mengahadapi tuntutan kebutuhan bangsa Indonesia sebuah masyarakat yang
berbasis pengetahuan - terhadap informasi di masa mendatang.
b). Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, preservatif dan
rekreatif yang diterjemahkan sebagai bagian aktifitas ilmiah, tempat
penelitian, tempat pencarian data/informasi yang otentik, tempat
menyimpan, tempat penyelenggaraan seminar dan diskusi ilmiah, tempat
rekreasi edukatif, dan kontemplatif bagi masyarakat luas. Maka perlu
didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini dan masa yang
akan datang yang sesuai kebutuhan untuk mengakomodir aktifitas
tersebut, sehingga informasi dari seluruh koleksi yang ada dapat
diakses oleh berbagai pihak yang membutuhkannya dari dalam maupun luar
negeri.
c). Dengan fasilitas digitasi perpustakaan, maka koleksi-koleksi yang
ada dapat dibaca/dimanfaatkan oleh masyarakat luas baik di Indonesia,
maupun dunia internasional.
d). Volume pekerjaan perpustakaan yang akan mengelola puluhan ribu
hingga ratusan ribu, bahkan bisa jutaan koleksi, dengan layanan
mencakup masyarakat sekolah (peserta didik, tenaga kependidikan, dan
masyarakat luas), sehingga perlu didukung dengan sistem otomasi yang
futuristik (punya jangkauan kedepan), sehingga selalu dapat
mempertahanan layanan yang prima.
e). Saat ini sudah banyak perpustakaan, khususnya di perguruan tinggi
dengan kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah merintis pengembangan
teknologi informasi dengan mendigitasi perpustakaan (digital library)
dan library automation yang saat ini sudah mampu membuat Jaringan
Perpustakaan Digital Nasional (Indonesian Digital Library Network).
f) Awal adanya perpustakaan digital di Indonesia adalah eksperimen
sekelompok orang di perpustakaan pusat Institut Teknologi Bandung
(ITB). Mereka memprakarsai Jaringan Perpustakaan Digital Indonesia
bekerja sama dengan Computer Network Research Group (CNRG) dan
Knowledge Management Research Group (KMRG). Proyek ini dimaksudkan
untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi, menumbuhkan semangat
berbagi pengetahuan antar pendidikan tinggi dan lembaga penelitian
melalui pengembangan jaringan nasional perpustakaan. Proyek kecil ini
kemudian mendapat sambutan positif dari berbagai pihak sehingga marak.
Perpustakaan yang beralamat di www.indonesiadln.org itu melibatkan
seratus lembaga lebih untuk menjadi mitra dalam penyebaran pengetahuan
berupa koleksi file digital melalui jaringan internet. Para anggota,
di antaranya Litbang Depkes, Universitas Muhammadiyah Malang (UMM),
Magister Manajemen (MM ITB), Institut Agama Islam Negeri (IAIN),
Universitas Cendrawasih (Uncen), Papua, Universitas Tadulako (Untan),
Sulawesi Tengah, dan Universitas Yarsi, Jakarta, aktif melakukan tukar-
menukar data.
Perpustakaan Digital
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai
layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi
tesebut melalui perangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat
mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi
seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan
cepat, tepat, dan akurat.
Menurut Widayawan, beberapa istilah yang digunakan untuk mengungkapkan
konsep perpustakaan digital seperti perpustakan elektronik,
perpustakaan maya, perpustakaan hyper, dan perpustakaan tanpa dinding.
Pada dasarnya, perpustakaan digital itu sama saja dengan perpustakaan
biasa, hanya saja memakai prosedur kerja berbasis komputer dan sumber
informasinya digital.
Jaringan informasi semacam internet memberikan kesempatan luas untuk
mengakses lembaga yang menyediakan informasi. Jaringan ini berfungsi
sebagai perpustakaan yang dinamakan perpustakaan tanpa dinding.
Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri, melainkan terkait
dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi
pengguna di seluruh dunia. Koleksi perpustakaan digital tidaklah
terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk cetak saja, ruang
lingkup koleksinya malah sampai pada artefak digital yang tidak bisa
digantikan dalam bentuk tercetak. Koleksi menekankan pada isi
informasi, jenisnya dari dokumen tradisional sampai hasil penelusuran.
Perpustakaan ini melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai
informasi. Semuanya ini demi mendukung manajemen koleksi, menyimpan,
pelayanan bantuan penelusuran informasi.
Gagasan perpustakaan digital ini diikuti Kantor Kementerian Riset dan
Teknologi dengan program Perpustakaan Digital yang diarahkan memberi
kemudahan akses dokumentasi data ilmiah dan teknologi dalam bentuk
digital secara terpadu dan lebih dinamis. Upaya ini dilaksanakan untuk
mendokumentasikan berbagai produk intelektual seperti tesis,
disertasi, laporan penelitian, dan juga publikasi kebijakan. Kelompok
sasaran program ini adalah unit dokumentasi dan informasi skala kecil
yang ada di kalangan institusi pemerintah, dan juga difokuskan pada
lembaga pemerintah dan swasta yang mempunyai informasi spesifik
seperti kebun raya, kebun binatang, dan museum.
Sayangnya, pertumbuhan perpustakaan digital masih dilakukan dengan
trial and error, sehingga timbul kesan pemborosan dan kesia-siaan.
Keadaan seperti ini sebenarnya bisa dikurangi sehingga menekan biaya
dan waktu yang tidak perlu, antara lain dengan survei dan studi
banding yang kuat. Kajian yang jeli pada ketersambungan dan
aksesibilitas yang erat kaitannya dengan infrastruktur informasi akan
menghindarkan kita dari kerugian karena investasi besar sia-sia.
Lahirnya perpustakaan digital di Indonesia ini disambut baik para
pengelola informasi atau pustakawan. Kebanyakan pustakawan terbuka
terhadap perubahan teknologi, tetapi juga masih mengingat fungsi
tradisional mereka, yaitu membantu orang untuk mencari informasi, baik
dalam bentuk digital atau tercetak.
Sosialisasi program perpustakaan digital terhadap para anggota
jaringan dan para pengguna itu penting. Dalam hal ini, perlu
peningkatan kesadaran akan fungsi utama mereka, yaitu memberikan
kemudahan akses pengguna terhadap informasi. Untuk mempermudah akses,
pustakawan perlu mendorong pengguna perpustakaan digital untuk melek
informasi (information literate). Pengguna perpustakaan yang seperti
ini adalah mereka yang sadar kapan memerlukan informasi dan mampu
menemukan informasi, mengevaluasinya, dan menggunakan informasi yang
dibutuhkannya itu secara efektif dan beretika
Digitasi Perpustakaan
Pada tahap pembangunan dan pemberdayaan perpustakaan, perhatian
diarahkan pada penyelesaian bangunan fisik, penyediaan sarana lainnya
seperti utilities, jaringan informasi, pengisian dengan isi materi
koleksi. Pada tahap pengembangan perpustakaan secara umum, termasuk
pengembangan fungsi dan program kegiatan, serta pengembangan koleksi
terus menerus.
Untuk kategori operasi, fokusnya makin diberikan pada pengembangan
organisasi pengelola, pengembangan sistem operasi perpustakaan,
pelaksanaan pemberian pelayanan, pembuatan program-program baru, upaya
untuk makin mandiri dengan mengurangi ketergantungan pada sumbangan,
serta mobilisasi dana dan sumber daya baik secara berkala maupun
permanen. Semua penjelasan ini adalah untuk meyakinkan semua pihak
bahwa rangkaian pekerjaan yang harus dilakukan ke depan adalah masih
sangat panjang karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya
melaldigital sinergisitas peran dan fungsi semua pihak. Untuk inilah,
himbauan dukungan dan bantuan itu disampaikan.
Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melayani 1 orang pengguna jasa
perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi kurang lebih 3 sampai dengan 5
menit. Sedangkan, apabila menggunakan sistem komputer dibutuhkan waktu
kurang dari 30 detik. Hal ini mengindikasikan bahwa perpustakaan yang
masih menggunakan sistem konvensional kurang optimal dalam hal
pelayanan. Salah satu jawaban atas permasalahan tersebut adalah adanya
suatu aplikasi program perpustakaan yang serba komputer (perpustakaan
digital).
Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap pelayanan
sirkulasi dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan
masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Hal ini tentunya dapat
mengeliminir image negatif terhadap perpustakaan beralih fungsi
menjadi tempat nongkrong, gosip, dan sebagainya dan bukan tidak dapat
memainkan perannya yang signifikan sebagai bagian dalam dunia
informasi, baik yang bersifat ilmiah, edukatif, rekreatif, ataupun
fungsi-fungsi lainnya.
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai
berikut: (1) long distance service, (2) akses yang mudah, (3) murah
(cost efective), (4) pemeliharaan koleksi secara digital, (5) jawaban
yang tuntas, (6) jaringan global.
Keuntungan lain dari peran perpustakaan digital adalah: (1) Manfaat
perpustakaan digital diantaranya, (2) sebagai sumber pengetahuan, (3)
media penyebaran pengetahuan, (4) untuk penyimpanan (repository), (5)
untuk perawatan/preservasi, (6) media promosi/etalase hasil karya
civitas akademika, dan (7) mencegah duplikasi dan plagiat.
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan
dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (1996),
mengemukakan empat alasan yaitu: institusi dapat berbagi koleksi
digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan
cetak pada tingkat lokal, penggunaannya akan meningkatkan akses
elektronik, dan nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi
biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya. Di sisi lain,
Internet sebagai media dimana bahan digital tersedia, standar dan
teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan.
Perpustakaan yang mengembangkan perpustakaan digital apabila
infrastruktur dan peralatan yang diperlukan sudah tersedia. Lankah
selanjutnya, pustakawan harus mampu mengidentifikasi sumberdaya yang
tersedia di dalam sekolah terutama sumberdaya manusia yang dapat
dijadikan mitra dalam pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan formal
dalam proses pengembangan mulai dari formulasi ide, perancangan,
pengujian produk hingga implementasi adalah sangat penting.
.
Prinsip-Prinsip Pengembangan Perpustakaan digital
Dalam digitasi perpustakaan, ada 2 prinsip dasar pengembangan yang
menjadi isu sentral dalam pengembangan digital library. Prinsip-
prinsip tersebut yaitu: (1) koleksinya meliputi materi dari berbagai
sumber, (2) pemakai harus disajikan suatu pandangan homogen dan
beragam sumber. Dari pandangan di atas kemudian dielaborasi menjadi
empat isu strategis yang berkaitan dengan pengembangan dan
pendayagunaan perpustakaan di lingkungan sekolah seperti berikut ini.
1. Penyediaan sarana layanan merupakan suatu keharusan untuk mendorong
peningkatan pemanfaatan Komputer yang pada gilirannya bermuara pada
peningkatan kualitas dan produktivitas warga sekolah.
2. Publikasi dengan perpustakaan digital mampu mendorong peningkatan
kualitas karya yang dihasilkan oleh warga sekolah.
3. Penyediaan infrastruktur Komputer di dalam sekolah mampu
meningkatkan efisiensi penyediaan layanan.
4. Kolaborasi antara bahan pustaka dan perpustakaan sesuai dengan
fungsinya masing-masing mampu dikembangkan dengan pelayanan informasi
berbasis Web yang sesuai dengan harapan warga sekolah.
Berdasarkan isu strategis seperti yang dikemukakan di atas dapat
dirumuskan strategi pengembangan perpustakaan digital. Setiap
perpustakaan memiliki strategi pengembangan yang berbeda satu sama
lain, tergantung pada kondisi awal masing-masing perpustakaan. Belajar
dari pengalaman perpustakaan lain akan dapat membantu dalam perumusan
strategi yang sesuai dengan kondisi masing-masing perpustakaan.
Beberapa faktor yang berpengaruh dalam perumusan strategi tersebut
antara lain adalah: (a) berapa besar perpustakaan digital yang akan
dibangun; (b) pustaka apa saja yang menjadi kebutuhan akses di dalam
sekolah; (c) komponen apa saja yang akan dibutuhkan; (d) siapa saja
praktisi yang mempunyai keahlian, (e) pengguna, (f) pengembang, (g)
tenaga teknis yang akan disertakan dalam pengembangan; dan (h) fungsi-
fungsi apa saja yang dapat didukung secara lokal atau apa saja yang
harus dipasok oleh pemasok.
Dalam sistem digitasi perpustakaan (digital library system)
dipersyaratkan berbagai unsur yang mendukung dan saling berkaitan satu
dengan yang lainnya sebagaimana ditulis oleh Arif (2003) dalam
makalahnya yang berjudul konsep dan perencanaan dalam automasi
perpustakaan. Unsur-unsur yang dimaksud adah sebagai berikut: (1)
Pengguna (user), (2) Perangkat keras (hardware), (3) Perangkat lunak
(software), (4) Data, (5) Network/LAN, dan (6) Manual/prosedur
penjelasan.
1. Pengguna (user)
2. Perangkat keras (hardware)
3. Perangkat lunak software)
4. Data
5. Network/LAN
6. Manual/prosedur penjelasan
Rencana Pendigitasian
Rencana pengembangan Perpustakaan digital harus dinyatakan secara
jelas dan detail. Rencana tersebut menjadi dasar pijakan untuk
melakukan seluruh kegiatan rutin perpustakaan. Salah satu ciri rencana
yang baik adalah bila rencana itu dirumuskan di dalam visi dan misi
Perpustakaan. Visi dan misi perpustakaan harus relevan dengan visi dan
misi sekolah. Tujuan, sasaran, dan strategi pun harus dinyatakan
secara jelas dan detail di dalam rencana strategis perpustakaan (telah
dibahas pada bagian perencanaan perpustakaan).
Selanjutnya, rencana perpustakaan yang baik harus mampu mencerminkan
kebutuhan dari seluruh stakeholder perpustakaan. Secara sederharna,
stakeholder perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam tiga kelompok:
a. Personal atau kelompok yang mempengaruhi arah pengembangan
perpustakaan (kepala sekolah atau yayasan bila sekolah tersebut
swasta)
b. Pengelola perpustakaan, yakni yang melakukan pekerjaan atau tugas-
tugas perpustakaan
c. Personal atau kelompok yang menggunakan perpustakaan dan layanannya
(siswa, guru, karyawan, dan masyarakat)
Kebutuhan seluruh stakeholder harus mampu diterjemahkan dalam rencana
kerja perpustakaan yang sebelumnya diakomodir erlebih dahulu dalam
need assesment kebutuhan (meliputi analisis situasi dan perangkat yang
diperlukan), sehingga rencana kerja yang ada dilaksanakan sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kebutuhan dan kepuasan
(stakeholder satisfication). Untuk mendukung terlaksananya rencana
perpustakaan digital tersebut, beberapa usaha yang diperlukan dapat
berupa:
1. Mengembangkan rencana strategis perpustakaan. Rencana strategis
adalah proses yang berulang yang meliputi evaluasi, pembaharuan, dan
verifikasi terhadap rencana strategis yang dibuat biasanya dilakukan 5
tahun sekali. Rencana strategis itu harus dikomunikasikan dengan
seluruh staf perpustakaan dan menjamin akan adanya dukungan penuh
dalam implementasinya.
2. Menyiapkan dan menyusun draf rencana tahunan, yang biasanya dikenal
dengan perencanaan operasional. Pengelola perpustakaan kemudian
mengkomunikasikannya, memnta persetujuan kepala sekolah dan meminta
restu dari komite sekolah. Penyusunan rencana operasional tahunan
harus melibatkan seluruh staf perpustakaan.
3. Menetapkan kebijakan perpustakaan (library policy decition) dan
standar pelaksanaan tugas-tugas perpustakaan dalam bentuk Standard
Operating Procedure (SOP).
4. Memonitor dan mengevaluasi kinerja perpustakaan (monitoring and
evaluating library performance) selama triwulan (tiga bulan sekali).
5. Membuka kotak saran yang memungkinkan seluruh pengguna perpustakaan
dapat memberikan masukan, komentar, saran, usulan, dan kritikan
terhadap penyempurnaan program kerja perpustakaan.
Sistem Berbasis Komputer di Perpustakaan
Langkah yang diperlukan dalam pembuatan dan pengembangan software yang
akan digunakan dalam perpustakaan digital, diperlukan studi banding
pada perpustakaan yang telah menggunakan software yang serupa yang
kemudian akan di setup dalam perpustakaan kita. Studi ini sangat
membantu operasional perencanaan program digitasi, disamping
memperoleh informasi pengembangan software yang digunakan oleh
perpustakaan itu, juga memperluas jaringan dengan perpustakaan yang
lain. Adapun informasi yang diperlukan dalam pengembangan sistem
berbasis komputer adalah sebagai berikut:
1. Gambaran umum tentang sistem yang akan digunakan
Sebelum mengaplikasikan program yang akan digunakan dalam
mendigitasi perpustakaan, terlebih dahulu melihat gambaran dari sistem
yang akan diigunakan. Dalam hal ini apakah sistem tersebut khusus
interal perpustakaan atau dipublikasikan melalui internet/berbasis WEB
(dari software-sofware open source) seperti yang kembangkan di
beberapa perguruan tinggi maupun instansi pemerintah.
2. Kelebihan dan kelemahan sistem yang digunakan
Dengan menggunakan analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opertunity, dan
Threat) keunggulan dan kelemahan sistem dapat teridentifikasi dengan
baik. Adapun analisis SWOT telah diuraikan pada bagian ketiga dalam
buku ini, yakni tentang manajemen perpustakaan.
3. Alternatif solusi yang dapat diterapkan.
Setiap kebijakan yang diambil akan berdampak pada nilai (value).
Nilai yang dimaksud bisa positif atau yang lebih tragis lagi bahwa
nilai tersebut berdampak negatif pada lembaga yang mengambil keputusan
tersebut. Misalnya saja terjaadi perubahan lingkungan kerja yang
dilihat dari perspektif pelayanan pengguna, perpustakaan sekolah harus
memperkenalkan suatu pelayanan baru yang berkaitan dengan akses
sumberdaya informasi dan publikasi melalui Web (sistem yang
digunakan). Layanan digital berfungsi menyediakan fasilitas dan
bimbingan penggunaan perpustakaan sekolah, mengidentifikasi berbagai
sumberdaya yang tersedia melalui sistem dan menyebarluaskannya kepada
kelompok pengguna, melakukan penelusuran atas pesanan pengguna, dan
mendigitalisasi semua koleksi perpustakaan untuk dipublikasikan
melalui sistem komputerisasi yang digunakan di perpustakaan.
4. Alokasi biaya
Alokasi biaya yang digunakan dalam penyediaan layanan digital
seperti layaknya pengenalan suatu pelayanan baru memerlukan pendanaan
baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Berapa besar biaya
yang diperlukan adalah tergantung pada berbagai faktor diantaranya
infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal layanan
akses yang akan disediakan, jenis server yang akan digunakan, dan
tenaga pengembang yang tersedia di lingkungan sekolah.
Sumber pendanaan untuk layanan digital berasal dari anggaran
perpustakaan atau anggaran sekolah yang dialokasikan untuk
perpustakaan. Perpustakaan harus mengalokasikan biaya pengadaan
peralatan komputer dan peralatan pendukung lainnya dalam Rencana
Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBS).
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para pengelola selayaknya menyadari
pengaruh dari lingkungan perpustakaan. Perpustakaan berusaha
memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumber daya
termasuk informasi. Sumber daya informasi perpustakaan mencakup lebih
dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat
keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan
para pemakai informasi.
Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan
perpustakaan di masa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan
mengelolanya disebut perencaaan sumber daya informasi secara strategis
(strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah
tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi
(information service) memainkan peranan penting. Jabatan CIO, yaitu
chief information officer, menjadi semakin populer untuk menggambarkan
manajer jasa informasi.
Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer, tidak ada yang
dampaknya sebesar end-user computing. IRM adalah konsep yang
mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM,
SPIR dan end-user computing. Dengan demikian, IRM memberikan kerangka
kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
Sumber :
http://groups.google.co.id/group/kebijakan-pendidikan/browse_thread/thread/b6be3621d5328530/60d2afb07a784f36%2360d2afb07a784f36
Tidak ada komentar:
Posting Komentar