MASALAH DAN TANTANGAN DALAM PENGEMBANGAN PELATIHAN PERPUSTAKAAN DI INDONESIA

MASALAH DAN TANTANGAN DALAM PENGEMBANGAN PELATIHAN
PERPUSTAKAAN DI INDONESIA
Pengalaman Bidang Perpustakaan Pusdiklat Badan Pengkajian dan Penerapan
Teknologi (BPPT)

Oleh:
Lies Suliestyowati, MSi
Budi Setiadi Sadikin, MSi

Pendahuluan
Berdasarkan Surat Keputusan Ketua BPPT No. SK/021/Kp/Ka/BPPT/III/2001 tentang
Organisasi dan Tatakerja BPPT, pasal 207, secara struktural Bidang Perpustakaan berada
di bawah Pusdiklat. Adapun tugas-tugasnya adalah melaksanakan penyediaan, dan
pemasyarakatan hasil-hasil penelitian BPPT.
Bidang Perpustakaan Pusdiklat BPPT terdiri dari:
a. Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, bertugas melakukan
pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, pengelolaan data bibliografi dan
deposit bahan pustaka, serta menerbitkan buku-buku bidang iptek karya peneliti
BPPT.
b. Sub Bidang Pengembangan Sistem Informasi dan Otomasi Perpustakaan, bertugas
menyiapkan pengembangan system informasi dalam rangka mendukung otomasi
Perpustakaan.
c. Sub BIdang Pelayanan Jasa Perpustakaan, bertugas menyiapkan dan menyajikan
bahan pustaka serta pelayanan jasa perpustakaan.
Perpustakaan BPPT saat ini dikelola 12 orang karyawan dengan kualifikasi sebagai
berikut:
No. Pendidikan Jumlah
1 Doktor bidang teknik Kimia/IT 1
2 Magister Bidang Perpustakaan 5
3 Sarjana Bidang Perpustakaan 2
4 Sarjana Bidang lain 1
5 Sarjana muda dan SLTA + 3
Sebagai salah satu Perpustakaan Khusus yang bernaung di bawah Lembaga Riset,
Perpustakaan BPPT yang berdiri sejak tahun 1978, secara operaional juga
menyelenggarakan berbagai layanan jasa Perpustakaan, baik bagi karyawan BPPT,
mahasiswa serta masyarakat umum.
Koleksi unggulan Perpustakaan BPPT, terdiri atas:
1. bidang teknologi informasi dan komunikasi
2. bidang bioteknologi dan farmasi
2
3. bidang teknologi energi
4. bidang teknologi material
5. bidang teknologi sumber daya alam
6. bidang agroteknologi
7. bidang teknologi kelautan
8. bidang bisnis dan ekonomi
Sebagai pusat deposit terbitan BPPT, Perpustakaan juga menyediakan koleksi terbitan
BPPT baik berupa buku, disertasi, tesis, prosiding, laporan hasil-hasil penelitian, majalah,
dan artikel majalah ilmiah.
Hingga saat ini sebanyak 2621 karyawan di lingkungan BPPT dan Kementrian Riset dan
Teknologi telah menjadi anggota Perpustakaan dan aktif memanfaatkan berbagai layanan
jasa yang tersedia. Kegiatan lain yang aktif dilakukan Bidang Perpustakaan adalah
menyelenggarakan kegiatan pembinaan, sosialisasi dan pelatihan dalam rangka
pembinaan sumber daya manusia.
Kegiatan Pembinaan, Sosialisasi dan Pelatihan
Perpustakaan secara rutin telah menyelenggarakan fungsi pembinaan, sosialisasi dan
pelatihan sejak tahun 1991, dengan tujuan mempromosikan keberadaan perpustakaan,
memperkenalkan berbagai jenis layanan yang tersedia, meningkatkan profesionalisme
pustakawan, serta mendorong minat karyawan/peneliti BPPT untuk lebih aktif lagi
menggunakan informasi ilmiah yang tersedia di perpustakaan. Kegiatan ini dikelompokan
menjadi 2 kategori yaitu:
1. Pembinaan, Sosialisasi dan pelatihan internal
2. Pembinaan, Sosialisasi dan pelatihan eksternal
Pembinaan, Sosialisasi dan Pelatihan Internal
Dalam kegiatan ini berkoordinasi dengan Pusdiklat dan Biro Sumberdaya Manusia dan
Organisasi (SDM&O) serta kedeputian/ UPT dan Balai di lingkungan BPPT.
1. Diklat orientasi bagi karyawan baru (1991 – sekarang)
Diklat berlangsung selama 2 X 45 menit dengan materi penyampaian program
kerja, syarat keanggotaan dan jenis-jenis layanan jasa yang tersedia serta
kunjungan ke perpustakaan BPPT.
2. Pameran dan sosialisasi dalam rangka HUT BPPT
Sejak 1998 BPPT menyelenggarakan kegiatan pameran hasil Litbangyasa dalam
rangka Hari Kebangkitan Teknologi Nasional (10 Agustus) dan HUT BPPT (21
Agustus). Perpustakaan berpatisipasi dengan membuka stand pameran atau open
house dengan menampilkan VCD kegiatan perpustakaan, penyebarluasan
majalah/buku baru terbitan BPPT, menawarkan layanan jasa dan kegiatan
pelatihan yang tersedia. Untuk meningkatkan profesionalisme dalam penulisan
buku-buku ilmiah bidang iptek, mulai tahun 2004 Perpustakaan menawarkan
3
kerjasama untuk menerbitkan karya ilmiah para penulis buku di lingkungan
BPPT.
3. Diklat Dasar-dasar pengelolaan Perpustakaan Unit kerja/UPT/Balai
Dalam rangka mendukung kegiatan utama di bidang penelitian dan penulisan
karya ilmiah, berbagai unit kerja di lingkungan Kedeputian Teknis, Unit
Pelaksana Teknis (UPT) dan Balai, mempunyai kewenangan untuk mengadakan
sendiri literature dan buku-buku ilmiah yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Karyawan perpustakaan yang di lingkungan kerja tersebut kurang memadai
pengetahuan dan kemampuannya dalam mengelola perpustakaan. Sejak tahun
2002 Perpustakaan Pusdiklat melakukan pembinaan serta menyelenggarakan
Pelatihan Dasar pengelolaan Perpustakaan dan Pelatihan Pengelolaan Sistem
Informasi Perpustakaan yang berlangsung selama 30 jam dengan 4-5 hari kerja.
4. Pembinaan Perpustakaan di lingkungan Unit kerja/UPT/Balai
Kegiatan yang dilaksanakan sejak tahun 2002, bertujuan untuk melihat
perkembangan perpustakaan yang ada di Unit kerja, UPT dan Balai, mendata
hasil-hasil penelitian yang dilakukan, memberikan bimbingan teknis dalam
pengelolaan perpustakaan, instalasi database terpadu bagi pengelolaan
perpustakaan, menyebarluaskan majalah ilmiah serta prosiding yang diterbitkan
oleh unit kerja di lingkungan SETAMA.
Pembinaan, Sosialisasi dan Pelatihan eksternal
Partisipasi Perpustakaan di bidang diklat eksternal antara lain adalah:
a. Sebagai instruktur dalam diklat bidang perpustakaan yang diselenggarakan oleh
lembaga lain, dan
b. Penyelenggaraan Diklat Eksternal
Dalam kegiatan ini Perpustakaan BPPT bekerjasama dengan:
1. Perpustakaan Nasional RI
2. Ikatan Pustakawan Indonesia
3. Yayasan IPI
4. Lembaga Informasi Nasional
5. Departemen Agama
6. Perpustakaan Umum DKI
7. PDII-LIPI
8. Badan Perpustakaan Propinsi
9. Universitas
10. Perpustakaan perguruan Tinggi
Diklat Eksternal/Komersial yang diselenggarakan bagi Pustakawan dan masyarakat
umum dilakukan dalam rangka meningkatkan profesionalisme pustakawan, sejak tahun
2003, Bidang Perpustakaan menyelenggarakan diklat antara lain:
4
1. Diklat “I love Customer for library services”
Perpustakaan harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi penggunanya
secara professional. Berdasarkan hal tersebut diperlukan suatu pemahaman cara
membangun suatu customer community agar mereka dapat menjadi pelanggan
produk dan layanan yang kita tawarkan. Pelatihan ini bertujuan untuk
menumbuhkan sikap unggul pada diri peserta, membangun paradigma yang
berorientasi pada kepuasan pengguna serta membangun Customer-Focused-
Team. Kegiatan Diklat ini diselenggarakan bekerjasama dengan PT Prilesta,
konsultan di bidang pengembangan sumber daya manusia, pelatihan berlangsung
selama 3 hari dengan biaya Rp. 2.000.000/peserta.
2. Diklat Pengelolaan Perpustakaan
Diklat ini bertujuan memberikan pengetahuan dan ketrampilan dalam mengelola
informasi dan kegiatan di perpustakaan secara professional. Materi dasar
pelatihan terdiri atas: Pengantar Ilmu Perpustakaan, Pengelolaan Bahan Pustaka,
Pelayanan Perpustakaan, Preservasi dan Konservasi bahan pustaka. Materi inti
terdiri atas: Klasifikasi dan katalogisasi, Penentuan tajuk subjek, pelestarian
bahan pustaka, pelayanan bahan pustaka dan rujukan, serta pengantar otomasi
perpustakaan. Metode pelatihan yang berlangsung selama 4 hari kerja ini adalah
diskusi, ekskursi/kunjungan dan evaluasi. Biaya pelatihan Rp. 900.000/peserta.
3. Diklat Sistem Informasi Perpustakaan
Diklat ini bertujuan memberikan pengetahuan dan ketrampilan dalam
menganalisa dan mengimplementasikan sistem informasi terpadu di perpustakaan.
Materi pelatihan dasar terdiri atas: Dasar-dasar sistem informasi, Analisa
kebutuhan sistem informasi, Pengenalan jaringan sistem informasi. Materi inti
terdiri atas: Pengelolaan database, Implementasi pengelolaan database, serta
Administrasi jaringan sistem informasi perpustakaan secara terpadu. Metode
pelatihan yang berlangsung selama 4 hari ini adalah seminar, praktek di Lab.
Komputer, diskusi dan evaluasi.
4. Diklat Membangun Website perpustakaan
Diklat ini bertujuan memberikan pengetahuan dan ketrampilan dalam
menerbitkan informasi koleksi maupun jasa yang ada di Unit Pusdokinfo melalui
internet. Materi dasar yaitu: Dasar-dasar pembuatan Website dan Dasar-dasar
scripting side server. Materi inti yaitu: Instalasi dan konfigurasi webserver, Akses
database secara online serta Administrasi Webserver. Metode pelatihan yang
berlangsung selama 4 hari ini adalah seminar, praktek di Lab. Komputer, diskusi
dan evaluasi.
5
Masalah dan Tantangan
1. Anggaran
Diklat yang sifatnya in-house-training bagi karyawan BPPT, pada umumnya telah
tersedia alokasi dananya, sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik.
Sedangkan untuk diklat komersial, banyak perpustakaan khusus di lingkungan
instansi pemerintah yang harus mengusahakan dana pelatihan secara mandiri.
Diklat komersial baru bisa terselenggara jika minimal peserta 15 orang.
2. Infrastruktur
Penyelenggaraan diklat yang terkait dengan aplikasi teknologi informasi untuk
perpustakaan perlu menggunakan laboratorium komputer. Fasilitas yang tersedia
di BPPT hanya ada di Pusdiklat (untuk 20 peserta).
3. Materi/modul
Membuat modul bagi peserta diklat Pengelolaan Dasar Perpustakaan merupakan
hal yang sulit, karena banyaknya materi yang harus disampaikan dengan waktu
diklat yang relatif singkat. Sehingga peserta yang telah selesai diklat, walaupun
telah menguasai teori tetapi dalam penerapannya masih harus dibimbing oleh
pustakawan senior.
4. Peserta
Agar penyelenggaraan diklat bisa terselenggara dengan baik, pada umumnya
disertai dengan syarat pendidikan minimal peserta. Pengalaman di lapangan untuk
diklat aplikasi teknologi menunjukan, sulit untuk mencari peserta potensial
dengan syarat minimal berpendidikan SMA+ dan telah berpengalaman bekerja di
perpustakaan selama 1 tahun.
5. Instruktur
Instruktur yang handal dan professional sangat diperlukan jika kita
menyelenggarakan Diklat Komersial, terkait dengan pemasaran/ pengembangan
sumberdaya manusia di perpustakaan. Pada umumnya jika diklat diselenggarakan
antara BPPT dengan mitra kerja di luar, honor bagi instruktur luar sangat
mahalkarena tariff mereka sudah ditentukan dengan standar yang berlaku di
perusahaan mereka.
6. Waktu pelaksanaan
Waktu pelaksanaan diklat yang efektif untuk menyelenggarakan kegiatan
pelatihan di lingkungan instansi pemerintah, khususnya jika ada peserta dari
berbagai daerah di Indonesia adalah sekitar Agustus hingga Desember.
6
Kesimpulan
Sebagai penunjang pendidikan formal, diklat-diklat yang diadakan dengan tujuan tertentu
dimaksudkan agar peserta bisa mengikuti perkembangan perpustakaan atau disesuaikan
dengan kebutuhan organisasi mereka.
Kualifikasi peserta diklat yang kurang memadai bisa menghambat kelancaran diklat.
Agar pelaksanaan diklat bisa berhasil dengan baik, peserta diklat sebaiknya memenuhi
pada minimal kriteria yang ditetapkan penyelenggara diklat. Sehingga dengan
kemampuan peserta yang merata dan sama akan lebih memudahkan dalam alih
pengetahuan materi diklat.
Anggaran yang merupakan masalah klasik, harus bisa disiasati agar persiapan dan
pelaksanaan diklat bisa berjalan sesuai dengan rencananya.
Pelatihan otomasi perpustakaan memerlukan lab. komputer yang memadai, sehingga
peserta merasa nyaman. Selain itu seharusnya kondisi lab. tersebut bisa merupakan
gambaran sesungguhnya dalam kondisi perpustakaan, seperti adanya bagian pelayanan,
pengadaan, pengolahan, dll.
Waktu pelatihan yang singkat, kurang memadai untuk menerangkan setiap materi diklat
dengan rinci. Tetapi bila waktu pelatihan diperpanjang akan berdampak pada biaya
pelatihan yang naik. Sayangnya biaya tinggi untuk pelatihan bukanlah merupakan iklan
yang baik untuk menarik banyak peserta potensial.
7
Daftar Pustaka
Brosur bidang Perpustakaan Pusdiklat BPPT, 2004.
Diklat Eksternal Pusdiklat BPPT, 2004.
Keputusan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi No. 021/Kp/Ka/III/2001
Tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengkajian dan penerapan teknologi, Jakarta:
BPPT, 2001.
Surat Keputusan MENPAN No. KEP/193/M.PAN/11/2004, tanggal 9 Nopember 2004
Tentang Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perekayasaan dan Teknisi Litkayasa.
http://www.britishcouncil.org/id/indonesia-information-lisbenchmark-speaker-lies.pdf