KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI BPK PENABUR KPS JAKARTA

KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI BPK PENABUR KPS JAKARTA
Oleh : Drs. Maman Surahman
Makalah sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik, yang diselenggarakan oleh PUSTEKKOM Dikbud bekerjasama dengan IDLN (Indonesian Distance Learning Network) di Hotel Griya Astoeti, Cisarua, Bogor, 22- 26 Februari 1999.

Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat telah mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia. Kecepatan memperoleh informasi juga menjadi salah satu ciri dari situasi ini. Tidak hanya kemudahan dalam memperoleh informasi, tapi juga harga atau modal yang mahal yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut.

BPK Penabur KPS Jakarta sebagai suatu institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan pendidikan sangat diharuskan untuk membuat dan menyediakan sistem informasi yang baik. Kebutuhan akan informasi sangat dirasakan oleh setiap personalia yang ada di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta, baik pengurus, karyawan dan guru, serta tak terkecuali siswa sebagai peserta didik. Siswa sebagai salah satu aset institusi yang penting haruslah mendapatkan prioritas dalam mendapatkan informasi terutama yang berkaitan dengan kegiatan belajar mereka.

Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai komplek merupakan bagian dari suatu sistem informasi. Kegiatan belajar mengajar sebagai suatu proses komunikasi akan berjalan dengan baik jika ditunjang dengan unsur-unsur komunikasi yang baik pula, seperti sumber informasi, saluran informasi, dan penerima informasi. Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi akan sangat bermanfaat jika ternyata mampu menyediakan berbagai pesan yang dibutuhkan oleh user (pengguna), guru, siswa, karyawan sekolah, dan lain-lain. Penyediaan informasi yang lengkap melalui perpustakaan sekolah akan sangat membantu siswa dalam proses belajarnya. Selain itu gurupun dapat memanfaatkan perpustakaan terutama untuk memperoleh sumber-sumber pengetahuan baru yang sangat berguna bagi peningkatan kemampuannya,

Pepustakaan yang berada di setiap sekolah dan tersebar di berbagai komplek merupakan aset yang sangat penting pula. Hanya kondisi perpustakaan yang ada saat ini masih bersifat konvensional. Tanpa kehadiran (user) pengguna di perpustakaan, informasi dari bahan pustaka tidak dapat diperoleh pengguna. Artinya pengelolaan dan pelayanan perpustakaan masih bersifat manual. Dengan perkembangan teknologi informasi yang terjadi dewasa ini, perpustakaan dapat diubah dalam segi penyediaan informasi, pengelolaan serta pelayanannya melalui perangkat elektronis yaitu komputer. Ini yang biasa disebut dengan elektronic library atau perpustakaan elektronik. Kecepatan dan kemudahan memperoleh informasi akan menjadi ciri sebuah perpustakaan elektronik, sehingga akan menghilangkan hambatan waktu, jarak dan ruang atau tempat. Hal ini merupakan perkembangan yang lebih jauh setelah teknologi informasi terutama internet telah menjadi pilihan di lingkungan institusi BPK Penabur KPS Jakarta. Namun sejauh mana dan persyaratan-persyaratan apa saja yang harus ada untuk sebuah perpustakaan elektronik baru merupakan sebuah pemikiran yang mudah-mudahan suatu saat akan terwujud. Mengenai apa dan bagaimana perpustakaan elektronik serta persyaratan apa yang harus ada, pengelolaan serta pelayanan yang bagaimana dalam sebuah perpustakaan elektronik akan diuraikan pada bahasan berikutnya. Selanjutnya berbagai kemungkinan membuat dan menyelenggarakan perpustakaan elektronik di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta serta upaya-upaya apa saja yang akan dilakukan sehubungan dengan hal ini akan menjadi bahasan serta kajian bersama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam penyediaan informasi di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Semoga uraian dalam makalah ini akan bermanfaat bagi perkembangan BPK Penabur KPS Jakarta di masa yang akan datang, dan makalah ini juga sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik yang telah dilaksanakan dan kebetulan penulis adalah salah satu peserta dari kegiatan tersebut.

Lebih Jauh Tentang Electronic Library (Perpustakaan Elektronik)
Electronic Library atau perpustakaan elektronik atau juga dikenal dengan perpustakaan maya adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer. Jika dalam perpustakaan konvensional, bahan-bahan pustaka tersimpan dalam rak-rak penyimpanan dengan kodifikasi (DDC = Dewey Decimal Classification), tersedia meja/laci katalog untuk penelusuran bahan pustaka, ada bagian sirkulasi, ada ruang baca, dan lain-lain. Dalam perpustakaan elektronik, komponen-komponen tersebut tetap ada dalam pengertian tersedia tetapi tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional. Perpustakaan elektronik merupakan provider atau penyedia informasi, transaksi atau layanan informasinya bersifat elektronik, serta menyediakan bahan-bahan pustaka (item) selain dalam bentuk data elektronik juga dalam bentuk yang lain seperti yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.

Perpustakaan elektronik merupakan salah satu alternatif dalam menyediakan sumber informasi untuk kegiatan pembelajaran jarak jauh (distance learning), mengingat user atau pengguna perpustakaan berada di tempat yang tidak diketahui keberadaannya. Ini dimungkinkan dengan adanya teknologi internet yang sudah berkembang dengan sangat pesat dewasa ini.

User dalam memperoleh informasi, selain menggunakan saluran elektronis seperti melalui komputer dan telepon juga dapat memperolehnya melalui layanan lain seperti melalui jaringan layanan pos atau user juga bisa datang langsung ke tempat di mana sumber informasi tersebut berada.

Dalam perpustakaan konvensional, organisasi perpustakaan biasanya terdiri dari kepala perpustakaan, bagian/divisi pengadaan, bagian pengolahan, bagian sirkulasi, bagian referensi, dan lain-lain. Pada perpustakaan elektronik bagian atau divisi umumnya masih seperti perpustakaan konvensional. Tetapi untuk sebuah perpustakaan elektronik, divisi atau bagian yang minimal harus ada adalah bagian yang mengurus tentang hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), divisi pengadaan, dan divisi/bagian pelayanan. Yang membedakan kedua perpustakaan itu adalah sifat pekerjaan dari masing-masing bagian/divisi yang ditanganinya. Untuk perpustakaan elektronik sesuai dengan ciri dari perpustakaan elektronik itu sendiri yang menyediakan data dan pelayanan elektronik, maka fungsi dari masing-masing bagianpun tidak akan terlepas dari perangkat elektronik.

Untuk lebih memberikan gambaran lebih jelas lagi, perpustakaan elektronik sebagai suatu sistem informasi, bagaimana keterkaitan dan hubungan yang terjadi antar komponen dalam sebuah perpustakaan elektronik dapat digambarkan seperti berikut ini :

Identifikasi data dan informasi yang dibutuhkan
Umumnya dalam pengembangan sebuah perpustakaan elektronik selalu bertitik tolak dari kondisi atau keadaan suatu perpustakaan konvensional. Ini disebabkan terutama dalam hal penyediaan data yang dibutuhkan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Data yang umumnya tersedia dalam perpustakaan konvensional, mengalami perubahan format yaitu didisain kedalam format elektronik yang harus memiliki standar internasional sehingga dapat diakses oleh semua mesin pengakses (komputer).

Data yang berhubungan dengan item pustaka (bahan pustaka) dapat dibuat identifikasinya seperti berikut ini :

Buku
Majalah/buletin/jurnal
Juklak/juknis/form/SK.
Modul
Kertas kerja/laporan penelitian
Kliping
Brosur
Referensi
Audio visual
Sedangkan informasi yang dibutuhkan dari data-data di atas dapat dibuat kodifikasi atau penggolongan sesuai dengan kebutuhan atau yang berlaku di dalam perpustakaan pada umumnya, seperti :

Karya umum (bibliografi, ensiklopedi umum, jurnal, penerbitan dan surat kabar, dll.)
Filsafat dan psikologi
Agama
Ilmu-ilmu sosial (pendidikan, statistik, politik, ekonomi & manajemen, dll.)
Bahasa
Ilmu-ilmu murni (Pasti/Alam)
Ilmu-ilmu terapan (Teknologi)
Kesenian, hiburaan, olahraga
Kesusasteraan
Sejarah umum dan geografi
Dalam mengembangkan perpustakaan elektronik, selain data item pustaka seperti yang telah diuraikan di atas, masih perlu dibuat informasi data mengenai keanggotan, transaksi, jenis-jenis layanan (public service) yang akan diberikan, juga data mengenai statistik layanan perpustakaan elektronik.

Data yang berhubungan dengan keanggotaan, ini meliputi tipe / jenis keanggotaan serta biodata keanggotaannya. Tipe keanggotaan adalah bersifat terdaftar atau tidak terdaftar, individu atau atas nama instansi. Karakteristik dari anggota atau user, misalnya : siswa, mahasiswa, guru/dosen, karyawan departemen, peserta diklat, atau masyarakat umum. Sedangkan biodata yang dibutuhkan adalah seperti; nama, nomor ID, instansi/kantor, alamat rumah/kantor, kota, kode pos, telepon serta fax rumah/kantor, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
Data yang berhubungan dengan transaksi perpustakaan dimaksudkan adalah data yang berhubungan dengan sirkulasi misalnya tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, denda, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
Data yang berhubungan dengan public service, yang dimaksud adalah data mengenai promosi serta pengembangan sumber daya manusia baik bagi user (anggota) maupun bagi pengelola perpustakaan elektronik itu sendiri, konsultasi, seminar, pelatihan, kemudahan memperoleh materi dari item pustaka misalnya bisa dibeli, dicopy, diantar, atau melalui fasilitas download melalui internet, e-mail, dan lain-lain. Sedangkan data yang berhubungan dengan pengembangan sumberdaya manusia untuk kebutuhan seminar/pelatihan seperti : nama kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, jadwal acara, sponsor, biaya, dan lain-lain.
Data yang berhubungan dengan statistik adalah data yang bersifat output seperti data jumlah pengunjung, jumlah item yang dipinjam, jumlah item yang paling banyak dicari, jumlah item yang dicari tetapi tidak ada, dan lain-lain. Data ini dapat digunakan untuk membuat suatu laporan secara periodik atau berkala, misalnya grafik pengunjung (visitor), grafik peminjaman item pustaka, dan lain-lain.
Struktur data dan standar kepustakaan
Dari uraian dan identifikasi data di atas tadi, maka selanjutnya dibuatlah struktur dari masing-masing data ke dalam format pembuat database. Pada bagian ini prosesnya akan memakan waktu yang cukup banyak, karena akan melalui langkah-langkah yang berurutan yang harus dilakukan. Pekerjaan dimulai dengan pembuatan lembar kerja (worksheet), pengisian lembar kerja yaitu pemindahan semua data yang akan dibuat databasenya ke lembar ini, selanjutnya yang terakhir adalah pemasukan (input) ke dalam mesin (komputer) pembuat database. Ini semua bisa dilakukan setelah perangkat lunak (software) dipilih sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini disajikan struktur database yang dirancang untuk kebutuhan katalog elektronik untuk item pustaka (klas) untuk jenis buku, maka field-field untuk database yang harus tersedia adalah sebagai berikut :

Nomor panggil/ Nomor klas
Nomor ISBN
Nama pengarang
Judul
Impresum (tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit)
Kolasi (jumlah halaman, ilustrasi, dimensi)
Keterangan seri
Catatan (umum, biblioggrafi, isi)
Tajuk subyek
Tajuk tambahan
Sumber/lokasi
Keyword (kata kunci)
Abstark
Untuk item klas selain bahan cetakan dapat dibuat field-field database sesuai dengan karakteristik masing-masing bahan pustaka, seperti untuk audio visual field database yang dibutuhkan adalah :

Nomor panggil/ Nomor klas
Sutradara/penanggungjawab program
Produser
Judul
Durasi (waktu putar)
Copyright/hak cipta
Sumber/lokasi
Deskripsi fisik
Seri
Catatan
Tajuk subyek
Tajuk tambahan
Keyword (kata kunci)
Abstrak
Pelayanan
Dalam perpustakaan konvensional bagian sirkulasi adalah bagian yang paling bertanggung jawab terhadap proses penggunaan bahan pustaka. Pemakai (user) akan selalu melewati bagian ini untuk kebutuhan peminjaman dan permintaan salinan materi pustaka. Di bagian ini akan ditemui data mengenai jumlah pengunjung, jumlah koleksi yang dipinjam, jumlah koleksi yang paling banyak/sering dipinjam, jumlah koleksi yang belum kembali, data mengenai anggota yang mendapat denda, dan sebagainya. Pada perpustakaan elektronik hal-hal seperti ini tetap ada, hanya tidak akan tampak hiruk-pikuk seperti pada perpustakaan konvensional. Fungsi ini akan ditemukan di dalam perpustakaan elektronik pada bagian atau divisi statistik.

Pada proses pelayanan yang digambarkan di atas ada sesuatu yang selalu dilalui oleh pemakai (user) yaitu yang disebut user interface. User interface merupakan jembatan antara user dengan sistem yang dijalankan sebuah perpustakaan elektronik. Proses dimulai dengan pertanyaan user, apa yang akan dilakukan user dan darimana user akan memulainya. Pada tingkat ini pengalaman dan pengetahuan user akan membantu proses interaksi antara user dengan sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Kondisi user dapat dibedakan antara yang sudah melek komputer atau mengerti tentang katalog dan user yang buta komputer serta belum memahami katalog.

Dalam proses pencarian dan penelusuran informasi memang ada user yang sungguh-sungguh mencari sesuatu informasi, tetapi terkadang ada user yang hanya sekedar browsing untuk mengetahui berbagai fasilitas layanan yang diberikan. Untuk itu sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik harus dapat memberikan petunjuk dan informasi yang lengkap sebagai alat bantu (help). Berbagai program bantu saat ini banyak ditemui dalam bentuk quick tour. Yang harus disadari adalah bahwa suatu sistem yang dijalankan tidak mungkin akan menjawab semua kebutuhan user, untuk itu sebuah search engine yang baik harus meyediakan berbagai alternatif penelusuran misalnya hanya dengan memasukkan sebuah kata kunci (keyword).

Pada pembahasan data dan informasi yang dibutuhkan di atas telah disinggung mengenai data-data untuk public service, maka pada pembahasan mengenai pelayanan akan dibahas mengenai berbagai fasilitas yang mungkin perlu disediakan seperti terlihat pada bagan di bawah ini :

Jaringan dan sistem pengamanan
Sebuah jaringan yang baik akan menentukan sebuah sistem informasi berjalan dengan baik pula. Di sini belum dibicarakan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang akan mendukung jaringan dalam suatu sistem informasi. Jaringan akan dibentuk sesuai dengan kebutuhan dan tentunya menyangkut anggaran biaya yang tersedia disamping kemauan institusi yang bersangkutan. Pada bagian ini akan diinformasikan sebatas pada hal-hal yang berhubungan dengan aspek pengamanan jika mau mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Pengamanan mencakup lingkup pengamanan data yang berupa pengamanan data elektronik, fasilitas fisik, dan prosedur kerja.

Pengamanan data elektronik mencakup disemua aspek seperti pada bagan di atas. Pada sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik hanya yang berwenang yang memiliki akses ke dalam data dengan fasilitas fastword yang dimilikinya. Campur tangan bagian lain yang bukan wewenangnya akan menjadikan keamanan data kurang dapat dijamin dengan baik.

Pengamanan yang berhubungan dengan fasilitas fisik akan menjadikan sistem dan jaringan akan terpelihara dengan baik, dimana di dalamnya tersimpan data. Ini merupakan pengamanan terhadap seluruh investasi biaya yang telah dikeluarkan untuk menjalankan sebuah perpustakaan elektronik.

Sedangkan pengamanan yang berhubungan dengan prosedur kerja seperti terlihat pada bagan di atas berlaku untuk pengelola sebuah perpustakaan elektronik. Ini terkait dengan manajemen yang akan dijalankan oleh perpustakaan elektronik tersebut. Dalam menjalankan perpustakaan elektronik akan banyak menemukan permasalahan hukum terutama dengan masalah hak cipta (copyright) yang hingga saat ini menjadi masalah yang terkadang kurang mendapat perhatian yang serius. Untuk ini perlu ditetapkan kode etik dan hukum untuk mengantisipasi langkah ke depan.

Pengembangan sumber daya manusia
Pengembangan sebuah perpustakaan elektronik sangan membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan teruji. Ini akan mencakup berbagai disiplin ilmu, seperti terlihat pada daftar berikut ini :

Analis sistem (tim multidisiplin)
Software engineer
Programer
Database administrator
Network administrator
Teknisi
Operator
Seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan belum cukup handal untuk mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Untuk menjadi seorang analis sistem, seorang pustakawan harus melengkapi dirinya dengan kemampuan di bidang komputer. Inipun harus ditunjang oleh beberapa ahli dari disiplin ilmu yang lain, seperti ahli komunikasi, ahli teknologi pendidikan, dan lain-lain.

Kondisi Umum Perpustakaan Sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai kompleks memiliki perpustakaan sendiri-sendiri. Dari data yang dikeluarkan bagian pendidikan, mulai jenjang SD hingga SLTA tidak semua sekolah memiliki perpustakaan dengan kategori baik. Masih ada beberapa sekolah yang memiliki perpustakaan dengan kategori kurang. Ini sesuai dengan perkembangan tiap-tiap sekolah yang ditinjau dari segi sarana dan perkembangan sumber daya manusianya. Untuk sekolah yang memiliki perpustakaan yang baik terutama jenjang SLTP dan SLTA, perlu ditinjau kembali sarana dan fasilitas yang tersedia di masing-masing perpustakaannya. Ini diperlukan terutama untuk mengetahui mengenai jumlah koleksi, sistem penyimpanan data, statistik, dan lain-lain.

Berangkat dari kondisi umum perpustakaan sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang masih bersifat konvensional, dipilih beberapa sekolah unggulan yang memiliki kemungkinan untuk pengembangan perpustakaannya. Yang cukup menggembirakan adalah bahwa hingga saat ini perpustakaan untuk jenjang SLTP dan SLTA sudah dilakukan komputerisasi administrasi perpustakaan. Setiap perpustakaan sudah memiliki database yang tersimpan di komputer masing-masing perpustakaan, seperti data koleksi, data anggota, dan data sirkulasi. Sekolah-sekolah yang sudah memiliki akses ke internet SLTPK 2, SMUK 1, dan SMUK 3. Kompleks sekolah yang sudah ada jaringan lokal (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Kelapa Gading, dan Sunrise Garden. Ini sudah merupakan modal awal untuk tahap pengembangan sebuah perpustakaan elektronik.

Upaya-upaya Kearah Pengembangan Perpustakaan Elektronik
Mendisain data elektronik :

Langkah yang pertama adalah menata kembali disain Home Page BPK Penabur yang sudah online, kemungkinan dimasukkannya komponen perpustakaan yang bisa diakses melalui internet.
Pengembangan majalah elekronik yang saat ini sudah berada di Home Page BPK Penabur dan sudah dapat diakses melalui internet seperti Berita Penabur, Karya Wiyata, Widya Warta, dan Jelajah.
Pengembangan program CAI untuk jenjang SMU yang saat ini sudah ada seperti CAI Fisika dan Matematika untuk dilanjutkan dengan bidang studi yang lain. Ini cukup memungkinkan karena di semua sekolah jenjang SMU sudah memiliki fasilitas untuk presentasi multimedia.
Pembuatan database katalog dari koleksi (item pustaka) sebagai katalog elektronik di seluruh perpustakaan sekolah BPK Penabur KPS Jakarta sebagai upaya pengembangan koleksi perpustakaan.
Pembuatan resensi bahan pustaka (item pustaka) menjadi data elektronik sebagai informasi awal untuk penelusuran bagi pengguna perpustakaan sebelum memperoleh sumber yang asli di tempat penyimpanan perpustakaan.
Pembuatan jaringan perpustakaan di tingkat kompleks sekolah (intranet):
Untuk kompleks sekolah yang sudah memiliki jaringan (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Sunrise Garden, dan kompleks Kelapa Gading fasilitas jaringan ditambah hingga ke ruang-ruang perpustakaan sekolah yang berada di areal komplek tersebut. Seperti untuk kompleks Tanjung Duren dapat dibuatkan koneksi jaringan dari perpustakaan SMUK 1, perpustakaan SMK 1 dan SMK 2, dan pepustakaan SMFK.
Untuk sekolah-sekolah yang berada dalam satu kompleks dapat dibuat kumpulan database dari setiap perpustakaan dan ditempatkan pada sebuah server sehinga dapat diakses oleh pemakai di kompleks tersebut.
Upaya akhir dari pengembangan perpustakaan elektronik adalah terbentuknya jaringan perpustakaan di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Jika ini terealisasi maka berbagai manfaat akan diperoleh dari upaya-upaya ini, seperti :

Bagi Siswa :
Penyediaan sumber-sumber pengetahuan untuk pengerjaan tugas-tugas bidang studi.
Kemudahan informasi melaui internet
Kemudahan informasi dari koleksi buku (item pustaka) yang ada di perpustakaan antar sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Dapat langsung mencetak materi yang dibutuhkan dari sumber tersebut.
Bagi Guru :
Dapat meningkatkan wawasan pengetahuan guru bidang studi, akses ke internet, akses ke resensi buku (koleksi perpustakaan), dan lain-lain.
Mempermudah guru dalam mendisain media pembelajaran dengan tersedianya sumber-sumber materi yang mudah diperoleh melalui komputer.
Sumber :
http://www1.bpkpenabur.or.id/kps-jkt/p4/ava/elib/homepage.htm