Pengadaan Bahan Pustaka bagian ke dua

Ditulis pada Januari 20, 2008 oleh pakdesofa
Pengadaan Bahan Pustaka

Bag 2

Macam-macam Bahan Nonbuku dan Pemanfaatannya

Akibat adanya perkembangan teknologi, maka bahan pustaka tersedia dalam berbagai format, di antaranya bahan pandang dengar, bahan grafis, bahan kartografi, dan bahan elektronik yang terbacakan mesin. Dengan adanya berbagai macam bentuk format ini maka seyogianyalah perpustakaan juga bisa menganekaragamkan koleksinya untuk menunjang kebutuhan pemakainya. Untuk itu pustakawan hendaknya memiliki pengetahuan tentang bahan-bahan tersebut, serta dapat mengelolanya secara baik.

Di negara yang sudah maju penggunaan bahan nonbuku sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan sehari-hari. Hal ini disebabkan karena bahan ini memberi kemungkinan masyarakat untuk memperoleh informasi dengan cepat dan lengkap.

Di Indonesia bahan baku nonbuku belum dimanfaatkan secara maksimal, tetapi penggunaan bahan tersebut sudah mulai dicoba pemanfaatannya sebagai sarana pendidikan, misalnya melalui televisi maupun radio untuk program pendidikan bagi murid tingkat lanjutan, ataupun untuk tingkat pendidikan tinggi. Beberapa perpustakaan telah mulai menggunakan perangkat lunak seperti CD-ROM baik untuk penelusuran informasi ataupun pengelolaan manajemen perpustakaan. Di samping itu sudah dilakukan penelusuran secara on line dengan pangkalan data di luar negeri.

Selain bahan pustaka di atas penggunaan bentuk mikro sudah banyak dilakukan, karena sangat berguna dalam hal pelestarian atau untuk tujuan lain, misalnya menangani masalah ruangan, karena dengan ruangan yang kecil dapat menyimpan informasi yang banyak.

Dengan adanya berbagai bahan pustaka ini perlu dipikirkan pemeliharaan bahan pustaka tersebut, karena bahan pustaka tersebut sensitif dan pada umumnya mahal harganya.


Proses Pengadaan Bahan Non-Buku

Bahan nonbuku merupakan bahan pustaka yang perlu penanganan khusus dalam pengelolaannya mulai dari pemilihan, pengadaan, pengolahan, penyimpanan, maupun dalam pelayanannya.

Untuk melakukan pengadaan bahan nonbuku diperlukan seleksi terlebih dahulu. Dalam melakukan seleksi, bahan pustaka tersebut perlu dievaluasi mana yang baik isi maupun fisik bahan pustaka tersebut. Ada beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan seleksi bahan nonbuku yaitu :

kualitas isi,

kualitas teknis,

kualitas fisik, dan

distributor/produser.

Untuk melakukan seleksi diperlukan alat bantu seleksi baik yang berfungsi sebagai alat seleksi, di mana terdapat tinjauannya ataupun berfungsi sebagai alat verifikasi dan identifikasi.

Ada bermacam-macam alat bantu seleksi yang khusus digunakan untuk menyeleksi bahan tertentu misalnya kaset musik ataupun kaset nonmusik, film yang biasanya berguna, slide dan filmstrip, video, dan bahan pustaka lainnya.

Alat bantu seleksi yang dicontohkan pada umumnya berasal dari luar negeri yaitu Inggris dan Amerika. Hal ini disebabkan di Indonesia belum ada pengawasan bibliografi untuk bahan nonbuku.

Setelah kita melakukan seleksi berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dengan alat bantu, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pengadaan. Seperti halnya buku atau majalah pengadaan dapat dilakukan dengan cara pertukaran pembelian dan hadiah.

Pembelian bahan nonbuku pada umumnya melalui produsen ataupun distributor, karena belum banyak terdapat jobber atau penyalur seperti pada pembelian buku. Sistem pemesanan ada yang dilakukan dengan approval plan, blanket order, ataupun standing order.

Untuk pengadaan film impor harus ada izin terlebih dahulu dari Departemen Luar Negeri serta lulus sensor dari Badan Sensor Film.

Inventarisasi Koleksi Bahan Pustaka

Pemesanan dan penerimaan bahan pustaka merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dari serangkaian kegiatan di perpustakaan. Bahan pustaka terdiri dari bermacam-macam yaitu buku, reprint, laporan penelitian, majalah, slide, video, film skrip, mikrofish, mikrofilm.

Bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan dapat berasal dari pembelian, tukar-menukar maupun sebagai hadiah dari perpustakaan/lembaga atau organisasi lain.

Penerimaan merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap fisik bahan pustaka yang diterima agar benar-benar sesuai dengan pesanan perpustakaan, baik mengenai judul, pengarang, jumlah buku, kondisi fisik, ada tidaknya yang sobek dan lain-lain.

Sedangkan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.

Pada modul ini, akan dipelajari tahapan penerimaan dan pencatatan untuk buku, majalah dan bahan bukan buku, yang sedikit banyak mempunyai perbedaan.

Inventarisasi Buku, Majalah dan Bahan Non-buku

Dalam kegiatan belajar dua ini kita melihat proses penerimaan dan pencatatannya dalam buku induk mempunyai perbedaan.

Buku induk untuk buku di antaranya berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi buku pada tahun tertentu, membantu mengetahui buku-buku yang hilang. Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan, dan setiap buku induk mempunyai satu nomor induk. Pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku induk.

Pencatatan majalah dalam daftar pencatatan mempunyai beberapa sistem, yaitu sistem register, buku besar, dua kartu, tiga kartu, kardeks dan sistem Ing-griya. Seperti buku induk adalah untuk mengetahui riwayat suatu majalah, memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang, dan lain-lain.

Sedangkan tata cara pencatatan bahan nonbuku dalam buku induk pada prinsipnya sama dengan pencatatan buku, di sini hanya berbeda dalam pembentukan nomor induk. Dalam hal ini, nomor induk menjadi nomor tempat penempatan bagi bahan nonbuku. Nomor induk dibentuk dari huruf yang diambil dari huruf pertama bahannya, ditambah dengan nomor urut. Sebagai contoh untuk bahan slide diberi kode S dan seterusnya.

Jadi secara garis besar buku induk yang digunakan untuk mencatat buku, majalah dan bahan nonbuku, mempunyai informasi mengenai tanggal penerimaan, judul, pengarang, penerbit, bahasa, nomor induk, jumlah eksemplar, dan jilid.

Stock Opname

Stock opname secara harfiah merupakan suatu kegiatan penghitungan kembali koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Secara lebih rinci, dari kegiatan ini dapat diketahui jumlah bahan pustaka menurut golongan ilmunya, dapat diketahui buku-buku yang hilang, dapat diperolehnya susunan buku yang rapi (tepat susunan penempatannya), juga diketahuinya kondisi fisik buku, apakah ada yang rusak/tidak lengkap.

Kegiatan ini sifatnya menyeluruh, dalam arti selain menyangkut fisik buku juga jajaran kartu katalognya. Dengan demikian diperlukan waktu yang cukup lama, agar tujuan di atas dapat dipenuhi. Sebelum melakukan kegiatan stock opname, perlu dipertimbangkan dahulu apakah pelayanan yang akan dibutuhkan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname, agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunanya.

Dalam kegiatan belajar ini telah kita pelajari pula metode-metode yang digunakan untuk melakukan stock opname seperti daftar pengadaan (accession list), daftar/register uji, shelf list dan lain-lain.

PERAWATAN DAN PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA
Perawatan Bahan Pustaka

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka dilakukan dengan tujuan melestarikan kandungan informasi bahan pustaka. Pada dasarnya perawatan dan pelestarian itu bisa dilakukan dengan alih bentuk menggunakan media lain, atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin.

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka meliputi kegiatan: reproduksi bahan pustaka, penjilidan dan laminasi, dan pencegahan faktor-faktor perusak koleksi. Setiap kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka itu diberlakukan pada suatu kondisi tertentu, tergantung pada keadaan bahan pustaka itu sendiri dan keadaan perpustakaan.

Organisasi Perawatan Bahan Pustaka dan Penyiangan

Dalam rangka melaksanakan kegiatan perawatan dan pelestarian bahan pustaka, maka diperlukan tenaga untuk merealisasikan kegiatan itu. Dalam kedinasan tentunya tenaga-tenaga itu harus berada dalam suatu struktur organisasi. Berdasarkan jenis dan besar kecilnya (ukuran) perpustakaan, maka dikemukakan beberapa model organisasi perawatan dan pelestarian bahan pustaka.

Perawatan dan pelestarian bahan pustaka di Indonesia masih mengalami berbagai kendala, seperti kurangnya tenaga pelestarian, belum adanya lembaga pendidikan yang mengkhususkan daripada bidang keahlian ini, belum jelasnya tingkat pendidikan yang dibutuhkan untuk keahlian ini. Di samping itu banyak pimpinan serta pemegang kebijakan belum memahami pentingnya pelestarian bahan pustaka, sehingga mengakibatkan kurangnya dana, perhatian, dan fasilitas yang tersedia.

Kebutuhan pengguna perpustakaan akan berubah dari waktu ke waktu. Di samping itu dengan makin berkembangnya ilmu dan teknologi, maka beberapa bahan pustaka menjadi usang isinya. Untuk menjaga agar koleksi perpustakaan dapat bermanfaat bagi penggunanya, maka selain koleksi itu perlu ditambah, koleksi itu perlu pula disiangi. Peraturan tertulis mengenai penyiangan perlu dimiliki oleh sebuah perpustaperpustakaan, agar pelaksanaan penyiangan konsisten dari waktu ke waktu.

DIarsipkan di bawah: Pembinaan Perpustakaan
sumber :http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/pengadaan-bahan-pustaka-bag-2/