Jimmy Hannytyo Pinontoan
Bagian 2 dari 3 Artikel
Kesejajaran atau alignment hubungan antara bisnis dan teknologi informasi dalam sebuah perusahaan bisnis harus didefi nisikan secara gamblang dan mutlak perlu diformalkan. Di sisi teknologi informasi, IT Master Plan merupakan dokumen penting yang mendefi nisikan alignment tersebut. Melanjutkan tulisan sebelumnya terkait dengan struktur penulisan ITMP, maka tulisan ini akan sedikit mengupas bagian pertama dari ITMP yaitu Rencana Pengelolaan Informasi. Tujuan utama dari Rencanan Pengelolaan Informasi, yang merupakan bagian pertama dari struktur penulisan ITMP ini adalah pertama, menentukan bagaimana seharusnya data dan informasi dapat didayagunakan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Hal ini berarti, data dan informasi harus dapat digunakan sebagai sumber sekaligus focus dari kegiatan operasional bisnis sehari-hari, sekaligus sebagai bahan pendukung proses pengambilan keputusan di tingkat manajemen perusahaan. Oleh karena itu, teknologi informasi ada dan akan terus digunakan. Tujuan yang kedua adalah membandingkan pendayagunaan serta pengimplementasian teknologi informasi dengan perusahaan lain yang berada pada industri yang sama. Tentunya perusahaan yang dijadikan pembanding ini adalah perusahaan pemimpin pasar regional ataupun internasional. Jika hal ini tidak dimungkinkan, hal lain yang dapat dilakukan adalah dengan mengacu pada model-model industry best practice. Salah satu contoh adalah Telecom Application Map–TAM yang dikeluarkan oleh TMForum, kependekan dari TeleManagement Forum. Sebuah forum nirlaba yang memetakan best practice operasional bisnis industri telekomunikasi. Dengan adanya perbandingan ini, sebuah perusahaan akan mendapatkan tolok ukur bagi usaha-usaha pendayagunaan dan pengimplementasian teknologi informasi. Ketiga adalah mengidentifi kasi jenis-jenis teknologi informasi apa saja yang dibutuhkan oleh bisnis perusahaan Pengertian dibutuhkan disini adalah jelas semua teknologi yang memiliki nilai bisnis bagi perusahaan, di mana teknologi tersebut harus memiliki kontribusi langsung terhadap tujuan-tujuan bisnis perusahaan. Tidak semua perusahaan membutuhkan Global Positioning System–GPS misalnya, karena teknologi ini pada umumnya didayagunakan pada proses distribusi dan transportasi. Perusahaan yang tidak mengategorikan proses-proses tersebut sebagai operasi bisnis kritikal, pada umumnya tidak akan melihat nilai bisnis dari teknologi ini. Keempat adalah menyusun rencana-rencana strategis maupun taktis untuk pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Hal ini merupakan kewajaran di mana setelah sebuah organisasi menyadari pilihan-pilihan teknologi informasi apa saja yang dapat diimplementasikan untuk kebutuhan bisnisnya. Maka, langkah selanjutnya adalah menyusun rencana implementasi baik pada tingkatan strategis, yaitu pada bagaimana pengelolaan teknologi beserta proses dan sumber daya manusia yang terkait, maupun pada tingkatan taktis, yaitu pada bagaimana proses operasional pengimplementasian teknologi tersebut akan dilakukan.
Proses Penyusunan
Dokumen Rencana Pengelolaan Informasi ini disusun melalui beberapa proses penting, yang meliputi: _ Proses Dokumentasi. Di mana semua dokumen bisnis, seperti business plan, informasi fi nansial, serta industri terkait dan beberapa dokumen penting yang relevan lainnya dikumpulkan untuk diekstraksi informasi yang terkait. _ Proses Analisis. Proses ini merupakan proses penting di mana operasi bisnis perusahaan, seperti pada fungsi-fungsi fi nansial, operasi, sumber daya manusia, dan lainnya dianalisis dan dibandingkan kinerja serta kelengkapan operasi terhadap industry best practice. Proses ini juga dilakukan terhadap proses dan organisasi TI di perusahaan. Kedua aspek tersebut diukur pula kinerja dan kelengkapan operasinya terhadap best practice seperti ITIL maupun ISO17799.
_ Proses Pengembangan Rencana. Proses ini merupakan kegiatan pendefi nisian rencana- rencana strategis dan taktis, dalam hal ini adalah pendayagunaan teknologi informasi. Dalam proses ini disusun dan dikembangkanlah sebuah strategi menyeluruh implementasi teknologi informasi guna mendukung serta memberikan pe rusahaan competitive edge yang diperlukan dalam kompetisi bisnis. Kedua proses pertama, yakni proses dokumentasi dan proses analisis, mencoba meng analisis kondisi perusahaan serta implementasi teknologi informasinya seperti apa adanya saat ini, atau yang biasa disebut sebagai ‘As-Is Condition’. Di dalam pelaksanaan proses analisis, bentuk akhir dari bisnis perusahaan serta implementasi teknologi informasinya biasa dituangkan dan dicerminkan dalam bentuk industry best practice. Kondisi inilah yang bisa dan biasanya memang dijadikan acuan, menjadi tujuan akhir kesempurnaan pelaksanaan proses bisnis perusahaan dan implementasi teknologi informasinya. Dan kondisi ini biasanya dijadikan ‘To-Be Condition’. Setelah ‘As-Is’ dan ‘To-Be’ berhasil didefi nisikan, maka proses terakhir yaitu proses pengembangan rencana memiliki pe ran penting dalam menyusun inisiatif-inisiatif bisnis baik internal maupun eksternal apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai kondisi ‘To- Be’ tersebut. Gambaran secara grafi s konsep ini dapat dilihat pada Gambar 1. Ketiga proses ini sendiri pada prinsipnya akan menghasilkan bagian-bagian penting dari dokumen Rencana Pengelolaan Informasi yaitu:
_ Konteks Bisnis. Pada bagian ini, semua tujuan dan objektif bisnis diterjemahkan ke dalam bentuk kebutuhan akan teknologi informasi.
_ Tren dan Konteks Industri. Pada bagian ini semua tren dan perkembangan industri terkait diidentifi kasi untuk memberikan acuan bagi perusahaan dalam mengembangkan serta menyusun berbagai inisiatif bisnis maupun teknologi informasi.
_ Analisa Proses-proses Bisnis. Pada bagian ini, seluruh proses bisnis perusahaan dianalisis dengan dibandingkan dengan sebuah standar proses bisnis yang merupakan industry best practice. Hasilnya adalah berupa gap analysis yang mengidentifi kasi jenis-jenis peningkatan proses apa saja yang diperlukan dan bagaimana teknologi informasi dapat didayagunakan.
_ Analisis Informasi dan Teknologi. Bagian ini, seperti halnya bagian sebelumnya, menganalisis bagaimana informasi dan teknologi didayagunakan serta dibandingkan dengan standar best practice yang ada.
_ Rencana Pengembangan. Bagian ini mengidentifi kasi, seperti yang telah dijelaskan pada bagian tulisan ini sebelumnya, apa saja inisiatif-inisiatif bisnis maupun teknologi informasi yang perlu dilakukan untuk mencapai suatu kondisi yang menjadi tujuan pembangunan bisnis serta penyusunan ITMP ini.
Konteks Bisnis
Menyusun dokumen Konteks Bisnis bukanlah hal yang mungkin akan disukai oleh kebanyakan pekerja teknologi informasi. Meskipun terlihat sangat sederhana dalam proses penyusunannya, dokumen ini memiliki nilai bisnis yang sangat tinggi karena isinya yang sesungguhnya merupakan bentuk alignment antara strategi dan objektif bisnis dengan strategi dan objektif teknologi informasi. Model konseptual hubungan antara bisnis dan teknologi informasi sudah pernah penulis tuangkan dalam tulisan “Model-model Kesejajaran Hubungan Bisnis dan TI” pada PC Media edisi 08/2007. Dokumen ini dimulai dengan proses dokumentasi semua informasi bisnis, terutama dokumen business plan yang setidaknya mencakup visi dan misi perusahaan serta objektif strategis usaha yang biasanya disusun dalam beberapa perspektif bisnis. Untuk menjelaskan hal ini dalam bentuk yang lebih mudah dipahami, coba kita ambil contoh sebuah perusahaan taksi. Sebuah perusahaan taksi mungkin akan memiliki visi menjadi perusahaan taksi peringkat satu secara lokal maupun regional. Dengan misi biasanya akan mengedepankan kualitas layanan dan aset usaha berupa kendaraan. Keberhasilan dalam mencapai visi dan misi ini pada gilirannya harus di ukur dari beberapa perspektif. Biasanya ada empat perspektif, yaitu perspektif fi nansial, perspektif pelanggan, perspekti internal organisasi dan perspektif pertumbuhan, serta pembelajaran organisasi. Untuk contoh perusahaan taksi ini, dari perspektif pelanggan akan keberhasilan mencapai visi dan misi dapat diukur melalui usaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan pemakai jasa taksi. Peningkatan kualitas pelayanan ini kemudian harus diterjemahkan ke dalam bentuk-bentuk inisiatif, baik dari sisi operasi bisnis maupun teknologi informasi. Contoh paling mudah untuk inisiatif teknologi informasi adalah implementasi solusi GPS dan payment system misalnya. Proses penyusunan dokumen Konteks Bisnis ini menuntut pekerja teknologi informasi untuk memahami apa yang dilakukan serta diprioritaskan oleh bisnis, kemudian menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan bisnis tersebut ke dalam bentuk-bentuk solusi teknologi informasi. Kembali ke contoh perusahaan taksi di atas, peningkatan kualitas pela yanan taksi dimulai ketika seorang ibu rumah tangga menelepon perusahaan taksi tersebut untuk memesan taksi. Kualitas layanan dalam hal ini adalah kecepatan kedatangan taksi di rumah ibu tersebut, semakin cepat tentunya semakin baik. Kualitas layanan ini juga bias dibentuk dalam proses pembayaran yang menggunakan kartu debit atau kredit misal- nya, sehingga sang ibu tidak terganggu lagi jika sopir tidak memiliki uang kembalian. Dari proses seperti inilah solusi-solusi teknologi informasi dapat dikembangkan dalam bentuk inisiatif-inisiatif teknologi informasi yang memiliki kontribusi langsung terhadap visi dan misi perusahaan. Gambar 3 memperlihatkan contoh bagian dari dokumen Konteks Bisnis yang penulis coba adaptasikan untuk penulisan artikel ini.
Tren dan Konteks Industri
Apa yang sebenarnya dilakukan oleh pesaing? Bagaimana perusahaan tersebut bias memimpin pasar? Apa tren industri ini di masa depan? Bagaimana teknologi informasi dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja industri? Pertanyaan-pertanyaan seperti itulah yang memulai dokumen Tren dan Konteks Industri ini. Sebagai sebuah entitas bisnis, perusahaan tempat kita bekerja beroperasi dalam sebuah lingkungan eksternal yang lebih besar. Kepekaan akan apa yang terjadi di dalam lingkung an tersebut, akan memiliki pengaruh yang sangat signifi
_ Beberapa industri di dunia membentuk apa yang disebut sebagai sebuah forum industri. Penulis sendiri pernah menjadi anggota sebuah forum seperti ini, yaitu TMForum. Anggota dari TMForum adalah semula pelaku bisnis telekomunikasi di dunia beserta para pemasok solusi telekomunikasi. TMForum menyusun apa yang dikenal sebagai eTOM–enhanced Telecommunication Operation Map, yaitu suatu dokumen yang dijadikan industry best practice pada bagaimana seharusnya bisnis telekomunikasi itu dijalankan. Jadi, bagi perusahaan telekomunikasi, menjadi anggota TMForum kurang lebih telah menjadi sebuah keuntungan sendiri dalam hal benchmarking kinerja operasi bisnisnya.
_ Studi banding juga bisa dilakukan terutama jika dilakukan ke perusahaan yang tidak secara langsung berkompetisi, misalnya dilakukan ke luar negeri. Tentunya studi banding ini dilakukan dengan mengacu pada perusahaan lain yang sudah lebih mapan dalam hal operasi bisnisnya maupun kuantitas pasar yang dimiliki.
_ Langkah yang tidak kalah populer adalah menyewa jasa konsultan yang tentunya telah memiliki pengalaman yang memadai serta pengetahuan yang lengkap terkait dengan industri tertentu.
Analisis Proses Bisnis
Analisis terhadap proses bisnis dilakukan dengan lebih mendalam untuk mengetahui bagaimana kinerja proses-proses bisnis yang ada sekarang di dalam perusahaan jika dibandingkan dengan industry best practice. Perbandingan dilakukan pada hal-hal berikut:
_ Sudut pandang proses, di mana prosesproses bisnis tersebut dianalisis kelengkapan fungsionalnya serta apakah sudah ada prosedur standar yang digunakan sebagai acuan.
_ Sudut pandang aplikasi, ditinjau dari tingkat kritikalitas suatu proses bisnis, maka akan sangat penting jika proses bisnis tersebut sudah didukung oleh satu atau lebih aplikasi untuk kepentingan akurasi informasi serta otomatisasi prosesnya. Menggunakan tinjauan semacam ini, dari pihak TI suatu perusahaan akan memperoleh gambaran mengenai apa saja yang masih bisa ditingkatkan pada kinerja proses bisnis dengan adanya dukungan dari teknologi informasi. Lebih jauh lagi, inisiatif-inisiatif pembangunan/pembelian aplikasi bisnis dapat dijustifi kasi melalui proses ini. Gambar 4 memperlihatkan contoh bagian dari dokumen Analisis Proses Bisnis yang penulis coba adaptasikan untuk penulisan artikel ini.
Analisis Informasi dan Teknologi
Analisis tidak hanya dilakukan pada prosesproses bisnis perusahaan, namun juga harus dilakukan pada bagaimana perusahaan mengelola sistem dan infrastruktur teknologi informasinya. Beberapa acuan bisa digunakan, namun untuk beberapa standar internasional yang luas diterima saat ini, COBIT, ITIL, dan ISO17799 dapat digunakan. Selain itu jika jasa konsultasi yang digunakan, be- berapa me todologi independen perusahaan konsultasi juga dapat dijadikan acuan. Kegiatan analisis ini memiliki tujuan utama adalah untuk mengetahui kondisi pengelolaan teknologi informasi saat ini. Dengan analisis yang akurat dan benar, informasi yang didapat seharusnya juga akurat sehingga dapat digunakan sebagai baseline pengembangan teknologi informasi di dalam perusahaan di masa depan. Keberadaan standar-standar internasional tersebut pun juga dapat dijadikan acuan terkait dengan apa yang seharusnya dilakukan perusahaan dengan implementasi teknologi informasinya. Terlepas dari penggunaan COBIT, ITIL, dan ISO17799 sebagai acuan analisis, hal-hal berikut ini adalah aspek-aspek dasar yang biasanya dijadikan objek analisis pengelolaan teknologi informasi sebuah perusahaan:
_ Strategy. Aspek ini menjawab berbagai pertanyaan terkait dengan apa yang seharusnya dilakukan oleh fungsi-fungsi TI sebuah perusahaan agar dapat berfungsi untuk mendukung keberhasilan bisnis dan kegiatan operasional sehari-hari. Begitu pula dengan usaha-usaha untuk mewujudkan alignment antara bisnis dan TI.
_ Delivery. Aspek ini mencakup kualitas layanan TI secara menyeluruh, bagaimana memastikan tingkat kualitas yang telah disepakati dengan pihak bisnis; bagaimana sumber daya TI yang ada dapat dioptimalkan untuk mendukung suatu standar kualitas tertentu; serta bagaimana cara yang tepat untuk mengukur kualitas suatu layanan TI.
_ Technology. Aspek ini mencakup kegiatan yang menilai sampai sejauh mana system dan infrastruktur teknologi informasi didesain, dikembangkan, diimplementasikan dan dioperasikan secara optimal untuk mendukung kegiatan bisnis seharihari. Implementasi teknologi informasi secara efektif dan efi sien menjadi focus utama dari aspek ini.
_ People. Aspek ini meninjau TI dari sudut pandang kesiapan model organisasi serta keahlian individu-individu di dalamnya.
_ Systems. Jika Technology terfokus pada sistem dan infrastruktur teknologi informasi, maka Systems terfokus pada aplikasi bisnis. Aspek ini menjawab semua pertanyaan yang terkait dengan efektivitas serta efi siensi aplikasi bisnis dalam mendukung kegiatan operasional bisnis sehari-hari. Gambar 5 memperlihatkan contoh bagian dari dokumen Analisis Informasi dan Teknologi yang penulis coba adaptasikan untuk penulisan artikel ini.
Rencana Pengembangan
Setelah semua analisis proses-proses bisnis serta teknologi informasi dilakukan, maka setidaknya gambaran kondisi keseluruhan perusahaan pada kedua aspek tersebut sudah dapat dipetakan. Bagian ini mengidentifi kasi apa saja inisiatif-inisiatif bisnis maupun teknologi informasi yang perlu dilakukan untuk mencapai suatu kondisi yang menjadi tujuan pembangunan bisnis serta penyusunan ITMP ini. Setiap inisiatif harus dapat menjamin bahwa dengan berhasilnya implementasi inisiatif tersebut, maka kondisi perusahaan akan menjadi lebih baik dan semakin dekat dengan kondisi umum yang dicita-citakan oleh ITMP. Penyusunan inisiatif biasanya dilakukan dalam format penyusunan business case yang singkat. Beberapa aspek yang harus ada dalam format ini adalah sebagai berikut:
_ Tujuan inisiatif/proyek.
_ Bentuk-bentuk kebutuhan akan teknologi informasi.
_ Keuntungan implementasi dan dampak implementasi.
_ Biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk implementasi.
_ Fungsi-fungsi organisasi yang terlibat. Di samping itu, Rencana Pengembangan ini juga harus disusun berdasarkan dimensi waktu sesuai dengan masa berlaku ITMP yang sedang disusun ini. Akan lebih baik pula jika setiap inisiatif dapat dikelompokkan berdasarkan karakteristiknya serta prioritasnya dan kemudian disusun sebuah tema pengembangan. Bentuk akhir dari bentuk Rencana Pengembangan ini secara garis besar dalam dilihat pada Gambar 6._
_ Ward, John; Peppard, Joe; Strategic Planning for Information Systems 3rd Edition, Wiley,
_ Cassidy, Anita; A Practical Guide to Information Systems Strategic Planning,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar