Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Teknologi Informasi untuk
Perpustakaan:
Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan
Romi Satria Wahono
romi@romisatriawahono.net
http://romisatriawahono.net
Abstrak:
Perkembangan dunia perpustakaan, dari segi data dan dokumen yang disimpan,
dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku
tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan
katalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital
(digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena
berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Di sisi lain, dari
segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi
perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk
otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian
terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).
Makalah ini menguraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam
pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan dari berbagai sudut
pandang.
1. Perkembangan Perpustakaan dan Teknologi Informasi
Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan.
Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi
informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat
ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan
menggunakan teknologi informasi.
Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan
tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian
muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog
Lisensi Dokumen:
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan
disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan
syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan
copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan
melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari
IlmuKomputer.Com.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
2
mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam
pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga
mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan
mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu
dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) [7] yang memiliki keunggulan
dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan
komputer (internet) [2].
Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya
koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat
ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business
process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar
bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di
perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library
automation system).
2. Pengelolaan Dokumen Elektronik
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan
dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik
melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi,
penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen
elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem
perpustakaan digital (digital library) [7].
2.1 Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen
elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1,
dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat
(scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu
tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses
dokumentasi sebuah organisasi.
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
3
Gambar 1: Digitalisasi Dokumen
2.2 Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah
pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan
subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal
Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di
perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.
Gambar 2: Proses Penyimpanan (Database Approach)
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
4
Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base
approach) dan pendekatan basis data (database approach) [3]. Masing-masing
pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan (Table 1), dan kita dapat memilih
pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.
Table 1: Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach
FileBase Approach Database Approach
Data duplication Data sharing and no duplication
Data dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex
2.3 Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap
dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen
akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database
membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan
data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan
proses yang harus kita lakukan.
Dan menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap
data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke
berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone maupun web. Gambar 3
menunjukkan bagaimana data yg sama bisa diakses dari aplikasi berbasis web
Gambar 3: Pencarian Kembali dengan Menggunakan Aplikasi Berbasis Web
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
5
3. Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business
Process di Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses
bisnis (business process) [4] sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase
kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan
berdasarkan kebutuhan [5] [6] dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan
menggunakan sistem tersebut.
Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan
pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian,
dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih
sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan
mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Berikut adalah salah satu contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang
mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan,
penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang
ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi
perpustakaan lebih lanjut.
3.1 Otentikasi Sistem
Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan
adalah sesuai dengan yang ada di database. Kemudian juga mengatur tampilan
berdasarkan previlege pemilik account, apakah dia sebagai pengguna atau admin dari
sistem.
Gambar 4: Tampilan Login
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
6
3.2 Menu Utama
Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan
sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di setting untuk
menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (previlege), misal kita bisa hanya
mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum, dsb.
Gambar 5: Menu Utama
3.3 Administrasi, Security dan Pembatasan Akses
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user,
mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan
mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.
Gambar 6: Administrasi Penguna dan Hak Aksesnya
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
7
3.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan
pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
3.5 Pengolahan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database,
penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode,
pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).
3.6 Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang
penting dalam dunia perpustakaan. Fitur ini harus mengakomidasi penelusuran melalui
pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.
3.7 Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah
banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengotomasinya.
Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: pemasukkan dan pencarian data
anggota perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan
teknologi barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan
pemesanan peminjaman buku.
Gambar 7: Manajemen Anggota Perpustakaan
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
8
Gambar 8: Manajemen Pengaturan Denda Keterlambatan Pengembalian
3.8 Pelaporan (Reporting)
Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat.,
dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameterparameter
yang dapat kita atur. Sangat membantu dalam proses analisa aktifitas
perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual
untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek
aktifitas seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.
Gambar 9: Pelaporan (Reporting) Aktifitas dalam Perpustakaan
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003-2006 IlmuKomputer.Com
9
Penutup dan Diskusi
Pada makalah ini telah diuraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya
dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan. Perbedaan
mendasar antara digital library dan sistem otomasi perpustakaan adalah berhubungan
dengan tujuannya. Digital library lebih berorientasi ke bagaimana kita dapat menshare
koleksi-koleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan sistem
otomasi perpustakaan lebih cenderung ke bagaimana proses bisnis yang ada di
perpustakaan dapat diotomasi, sehingga meringankan beban pustakawan atau pengurus
perpustakaan. Perpaduan antara dua hal tersebut sangat mungkin dilakukan, dalam
pengertian bahwa sistem otomasi perpustakaan disamping berorientasi ke bagaimana
manajemen perpustakaan, juga menyimpan koleksi dokumen elektronik yang bisa
dishare dengan menggunakan teknologi web dan internet.
Referensi:
[1] Sulistiyo-Basuki, Pengantar Dokumentasi, Rekayasa Sains, 2004.
[2] Bambang Hariyanto, Sistem Pengarsipan dan Metode Akses, Informatika Bandung, 2003.
[3] Connolly, T.M., and Begg C.E., Database Systems: A practical Approach to Design,
Implementation, and Management (3rd edition), Addison Wesley, 2002.
[4] G. Edward Evans, Developing Library and Information Center Collections (Fourth Edition),
Libraries Unlimited, 2000.
[5] Dean Leffingwell and Don Widrig, Managing Software Requirements – A Unified Approach,
Addison Wesley, 2000.
[6] Romi S. Wahono, Analyzing Requirements Engineering Problems, IECI Japan Workshop, Japan,
2003.
[7] Romi Satria Wahono, Digital Library: Chalenges and Roles Toward 21 st Century, Proceedings
of Tekno’98 Sysmposium, Nagaoka, Japan, 1998
Biografi Penulis
Romi Satria Wahono. Lahir di Madiun, 2 Oktober 1974. Menamatkan
SMU di SMU Taruna Nusantara, Magelang pada tahun 1993.
Menyelesaikan program S1 dan S2 di Department of Information and
Computer Sciences, Saitama University, Jepang pada tahun 1999 dan
2001, dan saat ini sedang menyelesaikan program S3 pada jurusan yang
sama. Di Indonesia berstatus sebagai peneliti pada Lembaga Ilmu
Pengetahuan Indonesia (LIPI), tepatnya di Pusat Dokumentasi Informasi
Ilmiah (PDII). Kompetensi inti adalah pada bidang Software
Engineering, eLearning System, dan Knowledge Management. Aktif
sebagai penulis, dimana ratusan tulisan berupa scientific paper, artikel,
dan tutorial telah diterbitkan dalam berbagai proceedings conference,
jurnal ilmiah, majalah, koran dan portal, bertaraf nasional maupun internasional. Juga merupakan
guest reviewer dari International Journal of Computers and Applications, dan beberapa journal
internasional lain.
Romi Satria Wahono mendapatkan penghargaan dari PBB pada pertemuan puncak WSIS (World
Summit on Information Society) tahun 2003 di jenewa, sebagai pendiri dari IlmuKomputer.Com.
Penghargaan yang diterima adalah Continental Best Practice Examples (special mentions) in the
Category e-Learning.
Informasi lebih lanjut tentang penulis bisa didapat melalui:
Email: romi@romisatriawahono.net
URL: http://romisatriawahono.net