Menggagas Perpustakaan

pustakaan. Hmm, mungkin yang tergambar dalam pikiran kita sebuah ruangan
atau gedung yang penuh rak-rak dan buku-buku, disana-sini terlihat tulisan ‘harap
tenang’. Kemudian di salah satu sudut terlihat seorang atau beberapa petugas yang
berkacamata sedang membaca atau memeriksa data sambil sesekali mengawasi
pengunjung atau anggota disekitarnya. Di meja panjangnya terlihat buku tamu dan
buku-buku catalog yang telah usang bukan karena lama tetapi akibat sering di bolak-balik
pengunjung dan berbagai kertas prosedural dari perpustakaan tersebut. Gambaran sebuah
tempat yang jauh dari keramaian yang cocok untuk belajar, berinspirasi dan
menenangkan diri (bukan melamun apalagi bermaksiyat lho). Mungkin inilah yang
disebut dengan perpustakaan tradisional. Dan keberadaanya masih banyak di sekitar kita
terutama didaerah, walaupun mereka jauh dari kota tetapi patut diacungi jempol karena
mempunyai fasilitas ilmu untuk dibaca demi investasi kemajuan generasi di masa
mendatang.

Perpustakaan semi modern
Dalam dunia perpustakaan semi modern, buku atau dokumen sudah tersimpan dan tertata
rapi. Selain itu juga sudah mempunyai katalog/indek dimana pengunjung dapat mencari
dokumen atau data yang dicari sehingga dengan mudah mengetahui letak barang dan
statusya apakah masih ada yang tersisa atau sedang dipinjam.
Dalam perpustakaan semi modern, penggunaan ICT (Information Computer Technology)
masih terbatas bahkan ada yang hanya sebagai pengganti mesin ketik. Masih banyak hal
yang harus dilakukan pustakawan dan pengunjung secara manual sehingga memerlukan
energi lebih.

Perpustakaan modern
Perkembangan mutakhir saat ini adalah munculnya perpustakaan digital (digital library).
Lebih unggul karena memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena
berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Bukan berarti sudah
tidak ada buku atau media kertas tetapi koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan
ke bentuk data elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 1
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com








kembali.. Dalam format data digital tidak hanya memuat dokumen atau buku tetapi juga
termasuk multimedia seperti rekaman audio dan video.
Keunggulan yang lain adalah dari segi pengelolaan. Seperti yang telah kita ketahui dalam
business process perpustakaan terdapat beberapa pekerjaan besar yakni : pengelolaan
buku/dokumen, manajemen peminjaman, database anggota, pengadaan barang atau buku
baru, dan juga laporan-laporan (report) berkala yang dibutuhkan pihak manajemen
perpustakaan. Nah, saat ini muncul kebutuhan bahwa pekerjaan-pekerjaan seperti
tersebut diatas sudah harus digantikan oleh teknologi informasi atau dikenal sebagai
sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

Pengelolaan Dokumen Elektronik
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan
dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik
melewati beberapa tahapan, yang dapat kita simpulkan dalam proses digitalisasi,
penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik
yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan
digital (digital library). Proses-proses tersebut bisa dijabarkan sebagai berikut :
1. Proses Digitalisasi Dokumen
Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen
elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1,
dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat
(scanner) untuk menghasilkan dokumen elektronik. Ini tidak diperlukan lagi apabila
dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi,
maksudnya ketika dalam sebuah lembaga mengedarkan atau mengeluarkan dokumen
tercetak mereka juga telah mengarsipkannya kedalam format digital seperti .pdf atau
format data lainnya. Berita bagus bahwa saat ini telah banyak media umum atau buku
yang telah menyertakan cd atau dvd yang berisi versi digital dan file-file
referensi-referensinya.


Gbr. Proses Digitalisasi dokumen

2. Proses Penyimpanan
Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan, proses tersebut meliputi : pemasukan data
(data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen.
Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC
(Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaan-perpustakaan di
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 2
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com








Indonesia.
Ada dua metoda dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan berbasis file (file base
approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing mempunyai
kelebihan dan kelemahan. Kita dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhan seperti tabel
dibawah ini.
FileBase Approach Database Approach
Data duplication Data sharing and no duplication
Data dependence Data independence
Incompatible file format Compatible file format
Simple Complex

3. Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen
‘Pencarian’, adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam perpustakaan.
Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan apa yang diinginkan
maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti dari proses ini adalah
bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah
disimpan. Dalam skala besar metode pendekatan database akan lebih fleksibel dan efektif.
Dan menariknya, sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap data (data
independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke berbagai aplikasi
lain baik yang berbasis standalone (clientbase) maupun web-base.

Gbr. Contoh Pencarian Dokumen dengan Web
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 3
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com









Pengembangan Sistem Sesuai Kebutuhan
Sebuah sistem apapun harus merujuk dari process business yang ada. Karena itulah yang
sebenarnya sedang dibutuhkan, maka kalau ada sebuah sistem yang dibuat bukan
berdasarkan kebutuhan maka prosentase keberhasilannya semakin kecil. Normalnya,
seorang petugas atau pemakai tidak ingin menjadi lebih ’sulit’ dan tidak ingin ’ditambahi’
tugasnya tetapi pengin lebih ’gampang’ dan cepat serta akurat dengan adanya sebuah
sistem baru.
Idealnya, sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari
sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali
bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan
pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan. Lebih sempurna lagi jika
dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan
internet. Setiap pengunjung disediakan layar berikut keyboard (lebih banyak komputer
lebih bagus) untuk melakukan login kemudian mencari buku yang dimaksud, jika
ditemukan versi elektroniknya maka bisa langsung dinikmati (dilihat atau didengarkan)
tetapi jika ingin membaca langsung tinggal menuju lokasi yang telah ditunjukkan (jika
status bukunya berada ditempat). Petugas-pun akan lebih mudah dalam menambah,
memantau koleksi pustaka dan menyediakan laporan (report) aktifitas perpustakaan
kepada manajemen.
Dibawah ini beberapa fitur-fitur yang ada dalam perpustakaan digital, antara lain adalah :

(1) Otentikasi Sistem, Melakukan pengecekan apakah username dan password sesuai
dengan database. Termasuk mengatur tampilan berdasarkan previlege pemilik account.

(2) Menu Utama, Menampilkan berbagai menu utama yang bisa diatur Administrator.

(3) Administrasi, Security dan Hak Akses, Mengangani pembatasan dan wewenang,
mengelompokkan user, dan memberi user id serta password..

(4) Pengadaan Bahan Pustaka, Mengakomodasi fungsi pencatatan permintaan,
pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, penerimaan dan laporan (reporting) proses
pengadaan.

(5) Pengolahan Bahan Pustaka, Mengakomodasi proses pemasukkan data
buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover
buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku
(call number).

(6) Penelusuran Bahan Pustaka, Penelusuran atau pencarian kembali koleksi. Fitur ini
harus mengakomodasi penelusuran melalui pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun
terbit, dsb.

(7) Manajemen Anggota dan Sirkulasi
Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah
banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer. Didalamnya terdapat berbagai
fitur diantaranya: input dan cari anggota, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku
Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com 4
Copyright © 2003-2007 IlmuKomputer.Com








(dengan teknologi barcoding), penghitungan denda, dan pemesanan peminjaman buku.

(8) Pelaporan (Reporting), Pengelola dapat bekerja lebih cepat. Laporan dan rekap
dapat dibuat secara otomatis sehingga sangat membantu dalam proses analisis keputusan.
Tanpa harus membuka transaksi manual atau mengecek aktifitas anggota dalam 1 tahun.

Keberadaan perpustakaan yang ideal dan lengkap tidak bisa diwujudkan dalam sekejap.
Perlu pentahapan dan perhatian yang khusus tidak hanya sekedar sambilan. Dalam
lingkup lembaga atau perusahaan, biasanya perlu bagian khusus untuk menangani hal
tersebut biasanya cukup dekat dengan tugas dan bagian litbang. Dalam lingkup keluarga
kita sendiri, perlu juga sebuah perpustakaan lho. Mungkin manfaatnya tidak dirasakan
sekarang tapi yakinlah bahwa akan sangat berguna sekali untuk esok. Semoga sobat
sudah punya atau sedang merintis perpustakaan tersebut.amin


Gbr. Contoh Aplikasi Web Digital Library

Referensi
1. Romi Satria Wahono, IKC, Teknologi Informasi untuk Perpustakaan:
Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan
2. Bambang Setiarso, IKC, Roadmap Perpustakaan Digital Iptek